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Modo Agente de Excel para la Web
Estos días puede que hayas oído hablar del
Modo Agente, que es una nueva característica de
Excel para la Web
a través del complemento
Excel Labs, que te permite trabajar junto a
Microsoft Copilot
mientras edita tu libro de Excel.
La llegada del Modo Agente a Excel para la Web, siempre que cuentes con una
licencia de Microsoft 365 Copilot, dibuja un salto cualitativo en la ofimática asistida por
IA: menos tiempo en mecanización, más en decisiones, y una adopción
escalonada que combina control, validación y aprendizaje continuo por parte
de los usuarios de Excel. También está disponible en Word para la Web.
Este artículo no trata sobre el nuevo Modo Agente de Excel para la Web,
primero porque no lo utilicé al crear la nueva Agenda Calendario, segundo
porque dicho modo no existía cuando la desarrollé, y tercero porque todavía
falta mucho para que la IA pueda reemplazar por completo a los humanos,
aunque no niego que ya podría sustituir a más de uno...
Eso sí, no niego que el nuevo Modo Agente podría serme de gran ayuda para
asumir nuevos retos y diseñar más proyectos innovadores en Excel...
Nueva Agenda Calendario Vintage
Me ha encantado diseñar
una nueva
Agenda Calendario Vintage, totalmente compatible con Excel para la Web, y confío en que te guste.
De lo que estoy seguro, sin falsa modestia, es que
¡ningún agente de IA podría haberla generado mejor!
Es vintage porque tiene un estilo retro y un formato similar al calendario de Windows 7, siendo totalmente operativa y con las fechas ampliadas hasta el
año 9999, ya que Windows 7 las limita al
año 2099.
Se compone de tres hojas, como se observa en la siguiente imagen animada.
Está basada en un artículo que publiqué hace 11 años, y que deberías leer
para saber de donde partió la idea de una:
Eso sí, incluye numerosas mejoras, primero para hacerla compatible con Excel
para la Web, y segundo para añadir muchos más hipervínculos que permiten
navegar fácilmente del calendario a la agenda y viceversa. Además, he
añadido un par de relojes para saber la hora de cualquier zona horaria.
Prueba la Agenda Calendario ahora
Pruébala aquí, aunque no tengas Excel instalado:
Para ajustar el zoom en la nube:
En el móvil o celular usa dos dedos en la pantalla, como haces para
ampliar o reducir una foto.
En el PC sitúa el cursor dentro del buscador y presiona la tecla
<Control> girando la ruleta del ratón.
AVISO:
Los datos no se guardan en la nube. Para guardar tus datos, descarga el
archivo haciendo clic en el botón: Descargar
Agenda de 24 horas
con 73.049 fechas, desde el 1 de enero de 1900 hasta el 31 de diciembre de
2099.
Solventado el error de Excel que considera el
año 1900 como bisiesto, por lo que no existe la fecha errónea del 29 de febrero de 1900 en esta
Agenda Calendario.
Reloj principal con la hora del sistema y dos relojes configurables
para seleccionar distintas
zonas horarias.
100 fórmulas con la
función HIPERVINCULO
para cambiar de hoja. Por ejemplo para ir a cualquier día de la agenda
desde el calendario.
ATENCIÓN:
En este artículo no explicaré las fórmulas que utilicé ni los trucos ocultos
que hacen que esta Agenda Calendario funcione tan bien.
Si quieres saber cómo está hecha, pídeme las explicaciones que desees y con
gusto te responderé. O consúltale a un Agente de IA y analiza si es la
respuesta que yo mismo daría.
¡Felices Fiestas del Pilar! Si visitas Zaragoza estos días, no
olvides incluir esta celebración en tu Agenda Calendario.
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Esta es la tercera versión que publico de un
tablero Kanban. Es la versión más completa, configurable y personalizable, y está
programada en 6 idiomas fácilmente escalables. Es una versión didáctica, con
fines educativos, por lo que no contiene toda la funcionalidad de las
versiones comerciales.
Puedes ver todas las versiones de los
tableros Kanban
que he publicado aquí:
El nuevo Tablero Kanban personalizable incorpora estas novedades:
1) Seleccionar de 1 a 8 líneas por tarjeta.
2) Configurar el orden de las líneas en las tarjetas.
3) Personalizar los Estados y la Criticidad.
4) Ver la duración y el retraso de cada tarjeta.
5) Filtrar tarjetas por duración y retraso en días.
6) Seleccionar uno de los 6 idiomas del tablero, pudiendo añadir
fácilmente más idiomas: Español; Inglés; Francés; Italiano; Alemán;
Portugués.
El objetivo fundamental sigue siendo poder
compartir el Tablero Kanban con el equipo de trabajo en la nube
de
Microsoft OneDrive, por lo que únicamente contiene fórmulas de Excel.
ATENCIÓN:
Regístrate gratuitamente en este enlace
para conseguir 5 GB de almacenamiento en la nube OneDrive y versiones
gratuitas de Word, PowerPoint y
Excel para la Web, donde podrás probar y compartir este Tablero Kanban personalizable.
Estas nuevas mejoras me las han sugerido mis lectores, a los que agradezco
que compartan conmigo sus ideas, para ayudarme a diseñar un Tablero Kanban
que se adapte a sus necesidades.
En la siguiente imagen animada muestro el Tablero Kanban con 8, 4 y 2 líneas
por tarjeta:
Descarga el tablero Kanban personalizable
Este tablero Kanban es compatible con versiones desde Excel 2010 hasta Excel
para Microsoft 365 y Excel para la Web.
Estos son los pasos a seguir para usar por primera vez este tablero Kanban:
1) Borrar el rango Datos!A2:G101 y Datos!J2:J101 para borrar
los datos de todas mis tareas. Para ello seleccionar esos rangos y
presionar la tecla: Supr
2) Editar los nombres de los estados en el rango Configura!B9:B18
3) Elegir el estado final en la celda Configura!B20. Si se deja en
blanco el último estado será el estado final.
4) Editar los nombres de las criticidades en el rango
Configura!D9:D11
5) Editar los miembros del equipo a quienes se asignarán las tareas en el
rango Configura!F9:F23
6) Escribir el nombre del archivo en la celda Configura!B23,
solamente si cambia debido, por ejemplo, a crear una copia del archivo.
7) Modificar a tu gusto el orden de las líneas de cada tarjeta en el rango
Configura!I10:I16
8) Crear la primera tarea en la hoja 'Datos'
9) Usar el tablero Kanban...
Tablero Kanban en la nube
La última versión del tablero Kanban la he compartido en la nube de
Microsoft OneDrive, para que sea fácil de probar aunque no tengas Excel instalado en el
equipo.
Cada vez que se accede a este Kanban se ven los estados de mis propias
tareas.
Para ajustar el zoom en la nube:
En el móvil o celular usa dos dedos en la pantalla, como haces para
ampliar o reducir una foto.
En el PC sitúa el cursor dentro del buscador y presiona la tecla
<Control> girando la ruleta del ratón.
AVISO: No se guardan los cambios que hagas en mi nube. Para guardar tus cambios
tienes que hacer una copia en tu nube de OneDrive.
Vídeo: Tablero Kanban personalizable
En el vídeo explico las mejoras añadidas a la versión 3 del tablero Kanban
en Excel, para que sea personalizable.
Hojas del Tablero Kanban personalizable
El Tablero Kanban consta de 6 hojas, que es mejor verlas en una versión de
escritorio de Excel.
Hay 3 hojas visibles: KANBAN; Datos;
Configura, y 3 hojas ocultas: Tareas;
Formulas; Idiomas. Sigue estos pasos para mostrar las hojas
ocultas:
1) Seleccionar en la cinta de opciones la
protección del libro
con:
Revisar > Proteger libro
2) Haz clic con el botón derecho en cualquier pestaña visible en la parte
inferior del libro de Excel.
3) En el menú desplegable, selecciona: Mostrar... Aparecerá un
cuadro de diálogo con las 3 hojas ocultas.
4) Presiona la tecla Control y haz clic en cada hoja, con lo
que se mostrarán en color azul las 3 hojas ocultas: Tareas; Formulas;
Idiomas.
5) Haz clic en el botón: Aceptar, y se verán toda las hojas.
Hoja 'Idiomas'
En la hoja 'Idiomas' están las traducciones a los 6 idiomas que
incorpora por defecto este tablero Kanban.
La tabla con los 6 idiomas se extiende desde la columna B hasta la columna
G, y es fácilmente ampliable, con una columna por cada idioma.
La lista con los nombres de los idiomas se obtiene con el nombre definido:
misIdiomas, con esta fórmula:
La celda Configura!C5, denominada: miIdioma, es una validación de
datos con una lista desplegable con los nombres de los idiomas obtenidos con
Origen: =misIdiomas
En la celda A1 se obtiene el número del idioma, con la fórmula:
=SI.ERROR(COINCIDIR(miIdioma;misIdiomas;0);1)
La celda A2 se arrastra hacia abajo, hasta el número de filas de la tabla de
idiomas, con la fórmula:
=INDICE(TablaIdiomas[@];1;$A$1)&""
Con lo que todas las traducciones están en la columna A de la hoja
'Idiomas'.
Por ejemplo, para traducir "Tablero Kanban" a cualquier idioma, se elige ese
idioma y la traducción está en la celda Idiomas!A2
Hoja 'Configura'
En la hoja 'Configura' están las configuraciones de este tablero
Kanban.
ATENCIÓN:
Se debe escribir el nombre del archivo en la celda B23, que por
defecto es:
Tablero Kanban - PW3.xlsx
Así será detectado por Excel para la Web y abrirá los hipervínculos del
Tablero Kanban. Hay que tenerlo en cuenta si se copia el archivo, pues
automáticamente cambia su nombre.
Antes de introducir datos en la hoja 'Datos', se debe elegir el
Idioma en el desplegable con los idiomas de la celda B5.
Los nombres de los Estados se escriben en el rango B9:B18 y el estado
final se selecciona en la celda B20.
Los nombres de las 3 Criticidades se escriben en el rango D9:D11 por
orden de urgencia.
Los Miembros del equipo se escriben en el rango F9:F23
Los datos de las tareas son las líneas de las tarjetas y, en el rango
I10:I16, se define el Orden en tarjetas: del 2 al 8, sin duplicar los
números de orden. El 1 con el nombre de la tarea es fijo y es la primera
línea de la tarjeta que siempre se ve en cada una de las tarjetas.
Hoja 'Datos'
Los datos del tablero Kanban están en la hoja 'Datos'.
En esta hoja se introduce toda la información que aparecerá en el tablero
Kanban:
1) Estados: Con un desplegable tal y como se han escrito en la hoja
'Config'.
2) Criticidad: Con un desplegable de las 3 criticidades: URGENTE;
IMPORTANTE; NORMAL.
3) Tarea: Escribir los nombres de cada tarea.
4) Descripción: Escribir una breve descripción de cada tarea.
5) Inicio: Introducir la fecha de inicio de cada tarea.
6) Previsto: Introducir la fecha prevista de finalización de cada
tarea.
7) Final: Introducir la fecha final de cada tarea.
8) Duración: Con una fórmula para calcular la duración en días de
cada tarea.
9) Retraso: Con una fórmula para calcular el retraso en día de cada
tarea.
10) Asignado: Con un desplegable se asigna a un miembro del equipo
a cada tarea.
11) Kanban: Con un vínculo para ir a la tarjeta asociada a una
tarea del tablero Kanban.
AVISO:
No conviene cambiar de idioma después de introducir estos datos en cada
tarea, pues algunos campos no se traducen.
Hoja 'Tareas'
La hoja 'Tareas' contiene las fórmulas que permiten filtrar las
tareas, averiguar el número de estado y de criticidad, y poder saltar con un
vínculo desde las tareas de la hoja 'Datos' a las tarjetas de la hoja
'Kanban'.
Esta hoja contiene los siguientes campos:
1) Tarea: Con el número automático de la tarea.
2) #Estados: Con el número del estado de cada tarea, para situarla en
la columna correspondiente.
3) #Criticidad: Con el número de criticidad de cada tarea, para
cambiar el color de su tarjeta con un formato condicional.
4) Filtro: Con la fórmula que marca un 1 si la tarea se muestra en el
tablero y un 0 si la tarea es filtrada:
5) C - H - M - R - W - AB - AG - AL - AQ - AV: Son 10 columnas de la
hoja 'Kanban' donde está el lado izquierdo de cada tarjeta.
6) Celda: Concatena los valores de las columnas anteriores, donde
cada tarea está en una celda distinta.
7) Kanban: Rango de celdas del lado izquierdo de cada tarjeta.
Quedará en blanco para las tarjetas que no aparezcan en el tablero.
Hoja 'Formulas'
En la hoja 'Formulas' están las fórmulas, valga la redundancia, que
permiten "dibujar" las tarjetas en el tablero Kanban.
Con cada uno de los 10 estados o columnas del tablero se calculan las
fórmulas para obtener los datos de cada tarjeta y su posición en el tablero
Kanban.
Por ejemplo, en el estado "POR HACER", en la celda B2 está la fórmula
matricial:
Con la que se obtiene los números de tarea en ese estado, una vez filtrados.
En la columna C se obtienen los números de tarjetas consecutivas en ese
estado.
En la columna D se obtienen los números de tareas repetidos tantas veces
como líneas se muestren en cada tarjeta.
En la columna E se obtienen los números de líneas de cada tarjeta.
En la columna F se obtiene la criticidad de cada tarea o tarjeta, un signo
separador y el número de linea.
Estas fórmulas se repiten en las demás columnas para cada uno de los 10
estados posibles.
Hoja 'KANBAN'
El Tablero Kanban está en la hoja 'KANBAN'.
En el tablero se visualizan las tarjetas en cada estado y con un número de
líneas elegido en la celda F2, de 1 a 8 líneas por tarjeta.
Los siguientes filtros son excluyentes:
1) Tareas asignadas a: En la celda J2 se selecciona con un
desplegable a que miembro del equipo están asignadas las tareas, filtrando
las tarjetas asignadas a ese miembro del equipo. Si con la tecla Supr se
deja en blanco, no se aplica el filtro.
2) Con criticidad: Desplegable en la celda O2 para filtrar por una
criticidad: URGENTE; IMPORTANTE; NORMAL, o todas si se deja en blanco con
la tecla Supr.
3) Con inicio desde: Filtra las tarjetas a partir de una fecha de
inicio.
4) Con el texto: Filtra cualquier dato dentro de las tareas,
excepto si se deja en blanco con la tecla Supr.
5) Con un retraso >: Filtra las tareas con un retraso mayor que
un número de días.
6) Con una duración >: Filtra las tareas con una duración mayor
que un número de días.
NOTA:
No hay que olvidar que si solamente se quiere filtrar por una condición, es
necesario dejar en blanco el resto de condiciones...
Las fórmulas que hacen posible el tablero Kanban son las siguientes para el
primer estado, y están repetidas para los demás estados:
La fórmula en la celda C6, arrastrada hacia abajo en el rango C6:C201, es:
Estas fórmulas contienen los hipervínculos con los que ir a cualquier campo
de la hoja 'Datos' para poder editarlo...
¡Es el truco principal de este Tablero Kanban!
Conclusiones
La gracia de este Tablero Kanban es poder compartirlo en la nube de
Microsoft OneDrive, para lo que está hecho únicamente con fórmulas y no
contiene macros VBA, pues no funcionan en Excel para la Web.
El truco principal es usar masivamente los hipervínculos, pues es imposible
editar las tarjetas en el Tablero Kanban, por lo que se vincula cada línea
de una tarjeta con la tarea asociada en la hoja 'Datos', en la que se
edita cualquier campo de las tareas.
Excel para la Web ha cambiado drásticamente la forma de abrir un vínculo
desde hace unas semanas, lo que ha generado muchas quejas entre los usuarios
de Excel Online pues, si se selecciona una celda, ahora obliga a usar la
tecla Control (Ctrl) y hacer clic en el enlace. Ver las quejas en estos
enlaces:
En Excel de escritorio no hace falta presionar la tecla Control para abrir
un vínculo, solamente con hacer clic en él, como ocurre en cualquier página
Web.
En esta imagen animada muestro un workaround con el que no hace falta
presionar la tecla Control para abrir un vínculo en Excel para la Web:
1) Pasar el ratón por encima del enlace.
2) En la ventana que se abre, hacer clic en el enlace.
Habrá que acostumbrarse a abrir los vínculos en Excel para la Web de esta
manera, para no tener que usar la tecla Control, mientras Microsoft hace
caso a los usuarios y actualiza Excel para la Web, para que los enlaces se
abran con un solo clic, como siempre ha sido, o hasta que exista una opción
para no usar la tecla Control, como ocurre en las
opciones de las versiones de escritorio de Word y Outlook.
Escribe un comentario si tienes dudas o si se te ocurren ideas de mejora de
este Tablero Kanban.
Si no conoces mi primera versión de un KANBAN, será mejor que leas el
artículo del enlace anterior para familiarizarte con este tablero, pues no
me gusta repetir las mismas explicaciones una y otra vez.
KANBAN mejorado
Esta imagen animada es del nuevo tablero KANBAN mejorado, en el que se
aprecian los nuevos filtros de tareas:
Tareas asignadas a un miembro del equipo, o a todos si se deja en blanco
la celda J2.
Tareas con una criticidad seleccionada, o todas si se deja en blanco la
celda O2.
Tareas con inicio de la tarea desde una fecha selecciona, o todas si se
deja en blanco la celda T2.
PLUS:
Tareas con un texto hallado en el nombre o en la descripción de la tarea,
o todas si se deja en blanco la celda Y2. Este filtro lo he añadido a
última hora, por lo que no aparece en las imágenes ni en las explicaciones
del videotutorial.
Tablero KANBAN en la nube
La última versión del tablero KANBAN la he compartido en la nube de
Microsoft OneDrive, para que sea fácil de probar aunque no se tenga Excel instalado en
el equipo.
Cada vez que se accede a este KANBAN se ven los estados actualizados de mis
propias tareas.
Para ajustar el zoom en la nube:
En el móvil o celular usa dos dedos en la pantalla, como haces para
ampliar o reducir una foto.
En el PC sitúa el cursor dentro del buscador y presiona la tecla
<Control> girando la ruleta del ratón.
AVISO: No se guardan los cambios que hagas en mi nube, tienes que hacer una
copia en tu nube de OneDrive.
Vídeo: Tablero KANBAN mejorado
En el vídeo explico las mejoras añadidas a esta segunda versión del tablero
KANBAN en Excel.
Descarga el tablero KANBAN mejorado
Este tablero KANBAN es compatible con versiones desde Excel 2010 hasta Excel
para Microsoft 365 y Excel para la Web.
Estos son los pasos a seguir para usar por primera vez el tablero KANBAN:
1) Borrar el rango Datos!A2:H101 para borrar los datos de todas mis
tareas. Para ello seleccionar ese rango y presionar la tecla: Supr
2) Editar los nombres de los estados en el rango Configura!B7:B17
3) Elegir el estado final en la celda Configura!B19. Si se deja en
blanco el último estado será el estado final.
4) Editar los nombres de las criticidades en el rango
Configura!D8:D10
5) Editar los miembros del equipo a quienes se asignarán las tareas en el
rango Configura!F8:F22
6) Si cambias el nombre del archivo tendrás que escribirlo en la celda
Configura!B22
7) Crear la primera tarea en la hoja 'Datos'
8) Usar el tablero KANBAN...
Mejoras del tablero KANBAN
Con este tablero KANBAN hago el seguimiento de mis tareas desde hace más de
un año, y ahora le he dado un repaso en esta nueva versión con los
comentarios de quienes llevan probando y usando la primera versión desde
hace un año, y lo conocen mejor que yo.
La nueva versión del tablero KANBAN contiene varias mejoras:
1️⃣ Hasta 100 tarjetas, una por cada tarea.
2️⃣ Hasta 10 estados o pasos de las tarjetas con posibilidad de renombrarlos.
3️⃣ Hasta 28 tarjetas en cada estado.
4️⃣ Hasta 3 criticidades con posibilidad de renombrarlas.
5️⃣ Hasta 15 miembros del equipo para asignarles tareas.
6️⃣ Filtrar tareas por miembros asignados del equipo.
7️⃣ Filtrar tareas por criticidad.
8️⃣ Filtrar tareas por fecha de inicio.
9️⃣ Filtrar tareas por texto en el nombre o la descripción de la tarea.
También contiene algunas mejoras de aspecto y con un poco de conocimiento de
Excel se pueden ampliar los límites indicados.
Ya es hora de que dejes de usar notas adhesivas y de pasarte a este tablero
virtual KANBAN, hecho totalmente con fórmulas de Excel, por lo que se puede
compartir con el equipo de trabajo en la nube de Microsoft OneDrive.
El detalle de las mejoras es, sin orden de importancia:
Crear una nueva hoja 'Formulas' con las fórmulas con las que se
obtiene la lista de tareas aparecen en el tablero. En la primera versión
estas fórmulas estaban en filas y columnas ocultas del propio tablero. En
la segunda versión es mucho mas fácil añadir mas filas para nuevas tareas
y mas columnas para añadir mas estados. Por defecto caben hasta 10 estados
y 28 tareas en cada estado.
Modificar la hoja 'Datos' para mostrar los errores de validación al
introducir: Estado; Criticidad y fechas.
Incluir formatos condicionales para resaltar con colores la criticidad de
cada tarea en la hoja 'Datos'.
Crear condiciones de filtrado ocultas en la hoja 'Datos'. Las
tareas que en la columna I estén en rojo no se mostrarán en el tablero
KANBAN pues están filtradas. El hipervínculo de las tareas ocultas por las
condiciones del filtro lleva a la celda KANBAN!B2 por defecto.
Poder ampliar en la hoja 'Datos' las 100 filas, una por cada tarea.
Configurar hasta 10 estados en la hoja 'Configura', pudiendo
modificar sus nombres antes de crear alguna tarea.
Elegir el estado final en la celda B19 para que avise si no se ha
introducido una fecha final en el estado final.
Cambiar los nombres de las 3 criticidades en la hoja 'Configura',
antes de crear alguna tarea.
Añadir miembros al equipo asignado a las tareas en la hoja
'Configura'.
Poder cambiar el nombre del archivo en Excel para la Web, para que sigan
funcionando los hipervínculos en la nube.
Filtrar las tareas de un miembro del equipo en la hoja con el tablero
KANBAN.
Filtrar las tareas por criticidad en la hoja 'KANBAN'.
Filtrar las tareas por la fecha de inicio en la hoja 'KANBAN'.
Filtrar las tareas con un texto hallado en el nombre o la descripción de
la tarea.
ATENCIÓN:
Este último filtro de texto lo he añadido a última hora, por lo que no está
explicado en el vídeo.
En la siguiente imagen están algunos filtros aplicados como ejemplo:
En esta imagen filtro por las tareas con el texto: kanban
Ahora te toca a ti decirme qué le falta a este tablero KANBAN o si te
gusta como ha quedado...
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Mi ciclo de diseño en forma de imagen animada:
Si tienes interés en saber cómo diseño mis artículos en este blog
#ExcelPedroWave, y mis vídeos en el canal de YouTube
@PedroWave, esta es la ocasión de averiguarlo.
Mi ciclo de diseño pasa por las siguientes etapas y herramientas:
💡 Idea: Busco datos que me permitan escribir nuevos artículos
sobre Excel.
📊 Excel: Diseño prototipos con datos originales o extraídos de la
Web.
⛅ OneDrive: Guardo plantillas Excel subiéndolas a la nube de
Microsoft y de Google.
🪄 PowerPoint: Creo diapositivas, capturando la pantalla y mi voz,
y las guardo en vídeo.
🎬 Clipchamp: Creo videotutoriales, editando y montando el vídeo
anterior.
🎞️ YouTube: Subo a mi canal los videotutoriales montados y edito
los subtítulos.
✍️ Blogger: Creo entradas en el blog, con vídeos y con la descarga
de las plantillas Excel.
🕸️ LinkedIn: Promociono mi blog y mi canal de YouTube en las redes
sociales.
A continuación daré más detalles de cada uno de los pasos de mi ciclo de
diseño.
💡 Idea
Busco datos que me permitan escribir nuevos artículos sobre Excel.
Cualquier medio es bueno para tener nuevas ideas de diseño.
Puede ser un comentario en mi blog o en mi canal de
YouTube
o en las redes sociales en las que promociono mis artículos, como
LinkedIn
la red profesional por excelencia,
Facebook
con excelentes grupos de Excel,
Instagram
con seguidores fieles,
Twitter con
píldoras de Excel.
Las ideas pueden provenir también de los
foros de Excel, con consultas y comentarios de usuarios del foro.
Leyendo otros blogs, páginas webs y canales de Excel pueden surgir nuevas
ideas de mejora para escribir artículos.
Las noticias de actualidad en la prensa escrita son otro medio para
generar ideas de desarrollo en Excel.
Ya ves que los orígenes de datos son de lo más diverso, lo que me ha
permitido escribir 262 artículos en 13 años.
Muchas ideas se convierten en un diseño en Excel en uno o en pocos días,
pero otras ideas necesitan varios meses de desarrollo, como varias de las
plantillas dedicadas al ajedrez.
En septiembre actualizaré este tablero Kanban con las ideas POR HACER en
los próximos meses:
Si quieres que tus ideas sean una realidad en Excel, ya estás tardando en
contármelas en un comentario y, si me parecen interesantes, las añadiré a
mis tareas POR HACER.
📊 Excel
Diseño prototipos con datos originales o extraídos de la Web.
Este es el momento más gratificante de mi actividad cerebral, en la que
estimulo mi perfil calculador mientras diseño hojas de cálculo en Excel.
Puedo crear un libro de Excel con fórmulas matriciales, con matrices
dinámicas, con tablas dinámicas, con segmentación de datos, con gráficos
curiosos, con mapas dinámicos, con cálculos iterativos. Todo vale para
crear excelentes hojas de cálculo.
Con
Microsoft PowerPoint
creo diapositivas, capturando la pantalla y mi voz, y las guardo en vídeo.
Como transición entre diapositivas elijo Ondulación, como cuando
una piedra cae en el agua.
En la pestaña Grabar selecciono: Grabación de pantalla...
Con lo que se graba el puntero del ratón, el audio de mi propia voz y el
sonido de Windows, el área de la pantalla completa con una resolución de
1920 x 1080 pixeles en Full HD.
Estas son las diapositivas de mi ciclo de diseño Excel:
Una vez editada las diapositivas, las exporto a un vídeo que guardo en mi
equipo.
También puedo crear GIF animados con fondo transparente, como el que
aparece al principio de este artículo.
🎬 Clipchamp
Creo videotutoriales, editando y montando el vídeo anterior.
Microsoft Clipchamp
es un editor de vídeos, incluido en las suscripciones de Microsoft 365,
que permite exportaciones ilimitadas sin marca de agua, con resoluciones
de hasta 1080p en formato HD, acción y filtros Premium.
En mi blog publico mis propios retos en Excel, para sacarle todo el poder
a esta excelente herramienta multiusos, tan usada y a la vez tan
incomprendida, para así poder mejorar nuestros conocimientos de Excel.
Enlace a mi blog con 262 entradas y 1.122.000 visitas:
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Diagrama de Gantt con escenarios de riesgo
En esta imagen animada se visualiza mi nuevo
Diagrama de Gantt con escenarios de riesgo: Optimista, Realista y
Pesimista.
Hace unos días mi amigo Rubén Dario Stricker publicó un
Diagrama de Gantt en su grupo de Facebook que, si te haces miembro
del grupo, puedes descargar desde el siguiente enlace:
Como no conseguía que el Date and Time Picker (DTPicker) funcionara en Excel
de 64 bits, modifiqué su archivo para añadir un DTPicker a partir del código
VBA de un complemento de Excel, y lo publiqué aquí:
Y se me ocurrió revisar el Diagrama de Gantt que hice hace 12 años, pues
está entre las páginas más visitadas de mi blog ya que, sumando las dos
referidas a la Planificación de Proyectos y al Diagrama de Gantt, entre las
dos acumulan más de 25.000 visitas, ocupando el quinto puesto en el TOP 5 de
entradas más vistas de este blog desde siempre, como puedes comprobar en
esta imagen:
Puedes leer los dos artículos en los siguientes enlaces:
Por lo que me he propuesto publicar un nuevo
Diagrama de Gantt con escenarios de riesgo, revisado y actualizado,
para eliminar algunos errores y para ampliar a 30 el máximo número de tareas
de un proyecto.
Eso sí, mantendrá la misma estructura del Diagrama de Gantt publicado hace
12 años, por lo que es conveniente leer los dos artículos sobre este tema,
enlazados más arriba .
AVISO:
Se pueden modificar las celdas con fondo de color amarillo claro.
Este Diagrama de Gantt está traducido al español y al inglés. Para
seleccionar el idioma hay un desplegable en la celda B1.
Con el desplegable de la celda O2 se cambia a:
GANTT: Para ver el gráfico del Diagrama de Gantt.
ESCENARIOS: Para ver el gráfico de los ESCENARIOS de RIESGO, con
los tiempos desglosados según el RIESGO.
Con el desplegable de la celda O7 se cambia el tipo de RIESGO del proyecto:
OPTIMISTA (mejor caso): con el tiempo óptimo de menor duración
histórica de las tareas.
REALISTA (caso planificado): con el tiempo modal de duración de
mayor frecuencia histórica de las tareas.
PESIMISTA (peor caso): con el peor tiempo, o sea la mayor duración
histórica de las tareas.
En el rango C4:C6 se cambia el porcentaje de la duración de las tareas,
según el RIESGO del proyecto.
La fecha actual está en la celda W2.
Cómo usar el Diagrama de Gantt
Este Diagrama de Gantt admite un único proyecto con un máximo de 30 tareas.
Si necesitas gestionar más proyectos, hará falta crearlos en distintos
archivos, con una plantilla por cada proyecto.
Una vez elegido el idioma (Español o English), el tipo de gráfico (GANTT o
ESCENARIOS) y el riesgo (OPTIMISTA o REALISTA o PESIMISTA) se deben
introducir los datos del proyecto:
Nombre del proyecto: se escribe en la celda B8.
Tareas: las 30 tareas posibles del proyecto se introducen en el
rango B9:B38, comenzando por la primera tarea y sin dejar tareas en
blanco.
Predecesores: las tareas predecesoras se editan en el rango
D10:D38, pudiendo escribir más de una tarea predecesora, separadas por
comas. Por ejemplo: 7,8 indica que las tareas 7 y 8 deben finalizar antes
de comenzar la nueva tarea, por lo que la fecha inicial dependerá de la
fecha final de esas dos tareas.
Responsables: del proyecto en la celda E8 y de cada una de las
tareas en el rango E9:E38.
Duración en días laborables: de cada tarea en el rango F9:F38. Este
es el dato previsto más importante del Diagrama de Gantt, pues condiciona
todas las fechas del proyecto, dependiendo del riesgo asumido.
Fecha Inicial Prevista: en la celda O8. Esta fecha inicial se puede
modificar si hay retrasos en el inicio del proyecto.
Fecha Final: la fecha final de cada tarea se escribe en el rango
W9:W38.
Días de espera tarea: son días adicionales de espera cuando
finalizan las tareas predecesoras, antes de iniciar la tarea dependiente.
Normalmente se escribe un uno (1) para indicar que las tareas comienzan al
día siguiente de finalizar sus tareas predecesoras.
En la hoja 'Holidays' se deben añadir los días festivos, en los que
no se trabajará en el proyecto.
NOTA:
Para rellenar las fechas iniciales y finales y los festivos, en versiones de
Excel de 64 bits, escribiré próximamente otro artículo explicando cómo
insertar un Date and Time Picker (DTPicker) en Excel para Microsoft 365.
ATENCIÓN:
En este Diagrama de Gantt los fines de semana tampoco se dedican a ninguna
tarea, ni se hacen horas extra de ninguna clase. La jornada laboral es de 8
horas de lunes a viernes, excepto los días festivos en los que no se
trabaja.
Videotutorial del Diagrama de Gantt
En este videotutorial explico cómo usar y analizar el
Diagrama de Gantt:
Descarga del Diagrama de Gantt
El archivo tiene todas las hojas protegidas sin contraseña, para que los
usuarios no destrocen las fórmulas ni el gráfico.
Esta plantilla no contiene macros, pues todos los cálculos se realizan
¡únicamente con fórmulas!
Para usar este Diagrama con tus propios datos, tendrás que borrar el
contenido de las celdas con fondo de color amarillo claro desde la fila 8 a
la fila 20, y escribir tu propio proyecto y tus tareas.
ATENCIÓN:
Si el gráfico no se actualiza, presionar la tecla F9
AVISO:
Cada archivo guarda el Diagrama de Gantt de un proyecto.
TRUCO:
Cada vez que se cambia la Fecha Inicial del proyecto, en la celda O8,
se debe cambiar la fecha de comienzo en el gráfico del Diagrama de Gantt.
Para ello hay que seguir estos pasos:
Desproteger la hoja 'GANTT'.
Hacer clic con el botón derecho del ratón en las fechas del
eje horizontal del gráfico, para mostrar el menú contextual.
Seleccionar: Dar formato al eje...
En Opciones del eje, cambiar el Límite Mínimo con el número
que representa a la fecha de comienzo del gráfico. Mejor que sea lunes si
la semana comienza por lunes. Por ejemplo, al día 2 de enero de 2023 le
corresponde el valor 44928.
Proteger la hoja 'GANTT'.
Prueba el Diagrama de Gantt en la nube
Si no quieres descargarlo siempre puedes probarlo en mi nube de Microsoft
OneDrive:
Para ajustar el zoom:
En el móvil o celular usa dos dedos en la pantalla, como haces para
ampliar o reducir una foto.
En el PC sitúa el cursor dentro del visor y presiona la tecla
<Control> girando la ruleta del ratón.
AVISO:
En mi nube de OneDrive no se guardan los cambios que hagas. Para guardar los
cambios tendrás que usar tu propia nube o descargar el Diagrama de Gantt.
Diagramas de Gantt profesionales
Mi Diagrama de Gantt en Excel se puede usar para pequeños proyectos
personales y educativos.
Para proyectos empresariales tendrás que comprar licencias de aplicaciones
comerciales como Microsoft Project, con soluciones de escritorio o en
la nube:
Este no es el primer
tablero Kanban
que diseño pues, durante mi carrera como ingeniero de datos, diseñé uno con
macros del que no he guardado copia.
Hacerlo con macros es más versátil y se puede controlar mucho más, pero
tiene sus desventajas, siendo la principal no poder compartirlo en la nube
con el equipo de trabajo.
Por eso me he propuesto hacer un tablero Kanban sin macros, con fórmulas y
funciones compatibles con
Excel para la Web, con lo que el equipo de trabajo puede visualizarlo y actualizarlo en la
nube, accediendo al archivo compartido en
Microsoft OneDrive, quedando constancia de quien ha hecho los cambios.
Si quieres analizar otros tableros Kanban, puedes hacerlo en estos enlaces:
Esta es la imagen del tablero Kanban con los estados de las tareas, con una
tarea en cada tarjeta de 6 filas de altura:
Cada tarjeta incluye datos de:
Número de la tarea.
Nombre y descripción de la tarea.
Fecha de inicio, previsto y final de la tarea.
Asignado a un miembro del equipo de trabajo.
La hoja con el tablero Kanban solamente es de visualización, con 5 estados o
columnas de tareas:
POR HACER
EN PROGRESO
EN ESPERA
COMPLETADO
ARCHIVADO
La criticidad de cada tarea hace que las tarjetas sean de diferente color:
URGENTE: en color rojo.
IMPORTANTE: en color azul.
NORMAL: en color verde.
En cada celda de una tarjeta hay un hipervínculo a la hoja de Datos,
para poder cambiar los datos Kanban y actualizar el tablero Kanban.
La fecha prevista se marca en color de fondo amarillo cuando está prevista
para hoy o mañana. Se marca en color de fondo naranja si se ha sobrepasado
la fecha prevista de finalización de una tarea. Si una tarea está "POR
HACER", se marca en color de fondo amarillo si su fecha de inicio es hoy o
mañana, y se marca en color de fondo naranja si ya se ha sobrepasado la
fecha de inicio. Si una tarea pasa a estado "COMPLETADO" pero no se escribe
la fecha final, ésta se marca en color de fondo naranja.
Datos del tablero Kanban
Los datos del tablero Kanban se actualizan siempre editando la tabla de la
hoja 'Datos':
El cambio de columna de la tarjeta en el tablero Kanban se hace en la
columna A, modificando su estado con un desplegable.
El cambio de criticidad se hace seleccionando un valor con el desplegable de
la columna B.
El nombre de la tarea se edita en la columna C y su descripción en la
columna D.
Las fechas se modifican en las columnas E, F y G, con las fechas de inicio,
previsto y final.
El nombre del miembro asignado del equipo de trabajo se asigna con la lista
desplegable de la columna H, siempre que esté creada la tabla con los
miembros del Equipo en la hoja 'Configura'.
La columna I es un hipervínculo directo para ir a una de las tarjetas de la
hoja con el tablero Kanban.
Configuración del tablero Kanban
En la hoja 'Configura' hay 3 tablas auxiliares:
Una tabla de estados, no modificable.
Una tabla de criticidad, no modificable.
Una tabla de equipo, que hay que editar con la lista de miembros del
equipo de trabajo.
En la celda B17 se debe escribir el nombre del archivo, para que lo conozca
Excel para la Web y funcionen los hipervínculos entre el tablero Kanban y la
tabla de datos Kanban.
Tablero Kanban compartido
La última versión del tablero Kanban la he compartido en la nube de
Microsoft OneDrive. Cada vez que accedas a este Kanban verás el estado de mis propias tareas
actualizadas.
ACTUALIZACIÓN del 2023-10-13:
Posibilidad de ordenar cada tarea del tablero por separado, con un
desplegable distinto a la derecha de cada nombre de tarea: en orden
descendente (v) o ascendente (^), y así poder encontrar tareas fácilmente.
Para ajustar el zoom del tablero:
En el móvil o celular usa dos dedos en la pantalla, como haces para
ampliar o reducir una foto.
En el PC sitúa el cursor dentro del tablero y presiona la tecla
<Control> girando la ruleta del ratón.
ATENCIÓN: No se guardan los cambios que hagas en mi nube, tienes que hacer una
copia en tu nube de OneDrive.
Abre la plantilla y presiona el botón: Habilitar edición
Para usarlo en tu oficina con tus propios datos descárgalo o mejor cópialo a
tu propia nube de
Microsoft OneDrive. Así tu equipo podrá actualizar sus tareas y cualquiera del equipo podrá
ver las tareas sin asignar y asignárselas, así como ver el estado real de
cada una de las tareas y las que son más críticas o generan cuellos de
botella...
AVISO:
Lo primero que tendrás que hacer es borrar mis datos de la tabla de la hoja
'Datos' en el rango A2:H101, o hasta la última fila ocupada, con lo
que tendrás un Kanban vacío, sin ninguna tarjeta, y tendrás que crear la
primera fila de la tabla de la hoja 'Datos' con tu primera tarea a
asignar a tu equipo de trabajo,
o a ti mismo si eres el único que curra en tus proyectos, ¡como me pasa a
mí!
Videotutorial del Tablero Kanban
En este vídeo explico cómo usar el tablero Kanban.
Si este artículo tiene muchas visitas y comentarios, igual añado más
adelante algunas Métricas Kanban o explico detenidamente las fórmulas y
funciones de Excel que he usado para diseñar este tablero Kanban.
Trucos para estudiar el Tablero Kanban
Para analizar las fórmulas del tablero Kanban sigue estos pasos:
Descarga el archivo.
Abre el archivo en Excel para escritorio,
en alguna versión de Excel 2010 a Excel para Microsoft 365.
Habilitar edición.
Desprotege la hoja 'KANBAN' sin contraseña.
Presiona simultáneamente las teclas: Control + 8 para mostrar
el esquema de las columnas, que está en la cinta de opciones: Datos > Esquema.
Hacer clic en el número 2 para mostrar todas las columnas ocultas. Por
ejemplo, en el estado POR HACER aparecen las columnas ocultas en el rango
C:F y en los demás estados se muestran todas las columnas ocultas.
Mostrar las filas ocultas a partir de la fila 100, haciendo clic en esa
fila y arrastrando el ratón hacia abajo.
Hacer clic con el botón derecho del ratón para mostrar el menú contextual.
Seleccionar: Mostrar
Analizar las fórmulas de las celdas: C102, K102, S102, AA102, AI102.
Analizar el resto de fórmulas de la hoja 'KANBAN'.
Desprotege la hoja 'Datos' sin contraseña.
Analizar las fórmulas de la columna I con hipervínculos al tablero Kanban.
Mostrar las columnas ocultas en el rango J:Q con fórmulas auxiliares que
sirven para construir los hipervínculos de la columna I.
Así ya puedes analizar todas las fórmulas de la hoja 'Datos'.
Si escribes algún comentario con preguntas sobre alguna fórmula concreta,
dime la celda donde está la fórmula para poder contestar tus dudas.
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