Este no es el primer
tablero Kanban
que diseño pues, durante mi carrera como ingeniero de datos, diseñé uno con
macros del que no he guardado copia.
Hacerlo con macros es más versátil y se puede controlar mucho más, pero
tiene sus desventajas, siendo la principal no poder compartirlo en la nube
con el equipo de trabajo.
Por eso me he propuesto hacer un tablero Kanban sin macros, con fórmulas y
funciones compatibles con
Excel para la Web, con lo que el equipo de trabajo puede visualizarlo y actualizarlo en la
nube, accediendo al archivo compartido en
Microsoft OneDrive, quedando constancia de quien ha hecho los cambios.
Si quieres analizar otros tableros Kanban, puedes hacerlo en estos enlaces:
Esta es la imagen del tablero Kanban con los estados de las tareas, con una
tarea en cada tarjeta de 6 filas de altura:
Cada tarjeta incluye datos de:
Número de la tarea.
Nombre y descripción de la tarea.
Fecha de inicio, previsto y final de la tarea.
Asignado a un miembro del equipo de trabajo.
La hoja con el tablero Kanban solamente es de visualización, con 5 estados o
columnas de tareas:
POR HACER
EN PROGRESO
EN ESPERA
COMPLETADO
ARCHIVADO
La criticidad de cada tarea hace que las tarjetas sean de diferente color:
URGENTE: en color rojo.
IMPORTANTE: en color azul.
NORMAL: en color verde.
En cada celda de una tarjeta hay un hipervínculo a la hoja de Datos,
para poder cambiar los datos Kanban y actualizar el tablero Kanban.
La fecha prevista se marca en color de fondo amarillo cuando está prevista
para hoy o mañana. Se marca en color de fondo naranja si se ha sobrepasado
la fecha prevista de finalización de una tarea. Si una tarea está "POR
HACER", se marca en color de fondo amarillo si su fecha de inicio es hoy o
mañana, y se marca en color de fondo naranja si ya se ha sobrepasado la
fecha de inicio. Si una tarea pasa a estado "COMPLETADO" pero no se escribe
la fecha final, ésta se marca en color de fondo naranja.
Datos del tablero Kanban
Los datos del tablero Kanban se actualizan siempre editando la tabla de la
hoja 'Datos':
El cambio de columna de la tarjeta en el tablero Kanban se hace en la
columna A, modificando su estado con un desplegable.
El cambio de criticidad se hace seleccionando un valor con el desplegable de
la columna B.
El nombre de la tarea se edita en la columna C y su descripción en la
columna D.
Las fechas se modifican en las columnas E, F y G, con las fechas de inicio,
previsto y final.
El nombre del miembro asignado del equipo de trabajo se asigna con la lista
desplegable de la columna H, siempre que esté creada la tabla con los
miembros del Equipo en la hoja 'Configura'.
La columna I es un hipervínculo directo para ir a una de las tarjetas de la
hoja con el tablero Kanban.
Configuración del tablero Kanban
En la hoja 'Configura' hay 3 tablas auxiliares:
Una tabla de estados, no modificable.
Una tabla de criticidad, no modificable.
Una tabla de equipo, que hay que editar con la lista de miembros del
equipo de trabajo.
En la celda B17 se debe escribir el nombre del archivo, para que lo conozca
Excel para la Web y funcionen los hipervínculos entre el tablero Kanban y la
tabla de datos Kanban.
Tablero Kanban compartido
La última versión del tablero Kanban la he compartido en la nube de
Microsoft OneDrive. Cada vez que accedas a este Kanban verás el estado de mis propias tareas
actualizadas.
ACTUALIZACIÓN del 2023-10-13:
Posibilidad de ordenar cada tarea del tablero por separado, con un
desplegable distinto a la derecha de cada nombre de tarea: en orden
descendente (v) o ascendente (^), y así poder encontrar tareas fácilmente.
Para ajustar el zoom del tablero:
En el móvil o celular usa dos dedos en la pantalla, como haces para
ampliar o reducir una foto.
En el PC sitúa el cursor dentro del tablero y presiona la tecla
<Control> girando la ruleta del ratón.
ATENCIÓN: No se guardan los cambios que hagas en mi nube, tienes que hacer una
copia en tu nube de OneDrive.
Abre la plantilla y presiona el botón: Habilitar edición
Para usarlo en tu oficina con tus propios datos descárgalo o mejor cópialo a
tu propia nube de
Microsoft OneDrive. Así tu equipo podrá actualizar sus tareas y cualquiera del equipo podrá
ver las tareas sin asignar y asignárselas, así como ver el estado real de
cada una de las tareas y las que son más críticas o generan cuellos de
botella...
AVISO:
Lo primero que tendrás que hacer es borrar mis datos de la tabla de la hoja
'Datos' en el rango A2:H101, o hasta la última fila ocupada, con lo
que tendrás un Kanban vacío, sin ninguna tarjeta, y tendrás que crear la
primera fila de la tabla de la hoja 'Datos' con tu primera tarea a
asignar a tu equipo de trabajo,
o a ti mismo si eres el único que curra en tus proyectos, ¡como me pasa a
mí!
Videotutorial del Tablero Kanban
En este vídeo explico cómo usar el tablero Kanban.
Si este artículo tiene muchas visitas y comentarios, igual añado más
adelante algunas Métricas Kanban o explico detenidamente las fórmulas y
funciones de Excel que he usado para diseñar este tablero Kanban.
Trucos para estudiar el Tablero Kanban
Para analizar las fórmulas del tablero Kanban sigue estos pasos:
Descarga el archivo.
Abre el archivo en Excel para escritorio,
en alguna versión de Excel 2010 a Excel para Microsoft 365.
Habilitar edición.
Desprotege la hoja 'KANBAN' sin contraseña.
Presiona simultáneamente las teclas: Control + 8 para mostrar
el esquema de las columnas, que está en la cinta de opciones: Datos > Esquema.
Hacer clic en el número 2 para mostrar todas las columnas ocultas. Por
ejemplo, en el estado POR HACER aparecen las columnas ocultas en el rango
C:F y en los demás estados se muestran todas las columnas ocultas.
Mostrar las filas ocultas a partir de la fila 100, haciendo clic en esa
fila y arrastrando el ratón hacia abajo.
Hacer clic con el botón derecho del ratón para mostrar el menú contextual.
Seleccionar: Mostrar
Analizar las fórmulas de las celdas: C102, K102, S102, AA102, AI102.
Analizar el resto de fórmulas de la hoja 'KANBAN'.
Desprotege la hoja 'Datos' sin contraseña.
Analizar las fórmulas de la columna I con hipervínculos al tablero Kanban.
Mostrar las columnas ocultas en el rango J:Q con fórmulas auxiliares que
sirven para construir los hipervínculos de la columna I.
Así ya puedes analizar todas las fórmulas de la hoja 'Datos'.
Si escribes algún comentario con preguntas sobre alguna fórmula concreta,
dime la celda donde está la fórmula para poder contestar tus dudas.
Si no conoces mi primera versión de un KANBAN, será mejor que leas el
artículo del enlace anterior para familiarizarte con este tablero, pues no
me gusta repetir las mismas explicaciones una y otra vez.
KANBAN mejorado
Esta imagen animada es del nuevo tablero KANBAN mejorado, en el que se
aprecian los nuevos filtros de tareas:
Tareas asignadas a un miembro del equipo, o a todos si se deja en blanco
la celda J2.
Tareas con una criticidad seleccionada, o todas si se deja en blanco la
celda O2.
Tareas con inicio de la tarea desde una fecha selecciona, o todas si se
deja en blanco la celda T2.
PLUS:
Tareas con un texto hallado en el nombre o en la descripción de la tarea,
o todas si se deja en blanco la celda Y2. Este filtro lo he añadido a
última hora, por lo que no aparece en las imágenes ni en las explicaciones
del videotutorial.
Tablero KANBAN en la nube
La última versión del tablero KANBAN la he compartido en la nube de
Microsoft OneDrive, para que sea fácil de probar aunque no se tenga Excel instalado en
el equipo.
Cada vez que se accede a este KANBAN se ven los estados actualizados de mis
propias tareas.
Para ajustar el zoom en la nube:
En el móvil o celular usa dos dedos en la pantalla, como haces para
ampliar o reducir una foto.
En el PC sitúa el cursor dentro del buscador y presiona la tecla
<Control> girando la ruleta del ratón.
AVISO: No se guardan los cambios que hagas en mi nube, tienes que hacer una
copia en tu nube de OneDrive.
Vídeo: Tablero KANBAN mejorado
En el vídeo explico las mejoras añadidas a esta segunda versión del tablero
KANBAN en Excel.
Descarga el tablero KANBAN mejorado
Este tablero KANBAN es compatible con versiones desde Excel 2010 hasta Excel
para Microsoft 365 y Excel para la Web.
Estos son los pasos a seguir para usar por primera vez el tablero KANBAN:
1) Borrar el rango Datos!A2:H101 para borrar los datos de todas mis
tareas. Para ello seleccionar ese rango y presionar la tecla: Supr
2) Editar los nombres de los estados en el rango Configura!B7:B17
3) Elegir el estado final en la celda Configura!B19. Si se deja en
blanco el último estado será el estado final.
4) Editar los nombres de las criticidades en el rango
Configura!D8:D10
5) Editar los miembros del equipo a quienes se asignarán las tareas en el
rango Configura!F8:F22
6) Si cambias el nombre del archivo tendrás que escribirlo en la celda
Configura!B22
7) Crear la primera tarea en la hoja 'Datos'
8) Usar el tablero KANBAN...
Mejoras del tablero KANBAN
Con este tablero KANBAN hago el seguimiento de mis tareas desde hace más de
un año, y ahora le he dado un repaso en esta nueva versión con los
comentarios de quienes llevan probando y usando la primera versión desde
hace un año, y lo conocen mejor que yo.
La nueva versión del tablero KANBAN contiene varias mejoras:
1️⃣ Hasta 100 tarjetas, una por cada tarea.
2️⃣ Hasta 10 estados o pasos de las tarjetas con posibilidad de renombrarlos.
3️⃣ Hasta 28 tarjetas en cada estado.
4️⃣ Hasta 3 criticidades con posibilidad de renombrarlas.
5️⃣ Hasta 15 miembros del equipo para asignarles tareas.
6️⃣ Filtrar tareas por miembros asignados del equipo.
7️⃣ Filtrar tareas por criticidad.
8️⃣ Filtrar tareas por fecha de inicio.
9️⃣ Filtrar tareas por texto en el nombre o la descripción de la tarea.
También contiene algunas mejoras de aspecto y con un poco de conocimiento de
Excel se pueden ampliar los límites indicados.
Ya es hora de que dejes de usar notas adhesivas y de pasarte a este tablero
virtual KANBAN, hecho totalmente con fórmulas de Excel, por lo que se puede
compartir con el equipo de trabajo en la nube de Microsoft OneDrive.
El detalle de las mejoras es, sin orden de importancia:
Crear una nueva hoja 'Formulas' con las fórmulas con las que se
obtiene la lista de tareas aparecen en el tablero. En la primera versión
estas fórmulas estaban en filas y columnas ocultas del propio tablero. En
la segunda versión es mucho mas fácil añadir mas filas para nuevas tareas
y mas columnas para añadir mas estados. Por defecto caben hasta 10 estados
y 28 tareas en cada estado.
Modificar la hoja 'Datos' para mostrar los errores de validación al
introducir: Estado; Criticidad y fechas.
Incluir formatos condicionales para resaltar con colores la criticidad de
cada tarea en la hoja 'Datos'.
Crear condiciones de filtrado ocultas en la hoja 'Datos'. Las
tareas que en la columna I estén en rojo no se mostrarán en el tablero
KANBAN pues están filtradas. El hipervínculo de las tareas ocultas por las
condiciones del filtro lleva a la celda KANBAN!B2 por defecto.
Poder ampliar en la hoja 'Datos' las 100 filas, una por cada tarea.
Configurar hasta 10 estados en la hoja 'Configura', pudiendo
modificar sus nombres antes de crear alguna tarea.
Elegir el estado final en la celda B19 para que avise si no se ha
introducido una fecha final en el estado final.
Cambiar los nombres de las 3 criticidades en la hoja 'Configura',
antes de crear alguna tarea.
Añadir miembros al equipo asignado a las tareas en la hoja
'Configura'.
Poder cambiar el nombre del archivo en Excel para la Web, para que sigan
funcionando los hipervínculos en la nube.
Filtrar las tareas de un miembro del equipo en la hoja con el tablero
KANBAN.
Filtrar las tareas por criticidad en la hoja 'KANBAN'.
Filtrar las tareas por la fecha de inicio en la hoja 'KANBAN'.
Filtrar las tareas con un texto hallado en el nombre o la descripción de
la tarea.
ATENCIÓN:
Este último filtro de texto lo he añadido a última hora, por lo que no está
explicado en el vídeo.
En la siguiente imagen están algunos filtros aplicados como ejemplo:
En esta imagen filtro por las tareas con el texto: kanban
Ahora te toca a ti decirme qué le falta a este tablero KANBAN o si te
gusta como ha quedado...
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Google box.
Esta es la tercera versión que publico de un
tablero Kanban. Es la versión más completa, configurable y personalizable, y está
programada en 6 idiomas fácilmente escalables. Es una versión didáctica, con
fines educativos, por lo que no contiene toda la funcionalidad de las
versiones comerciales.
Puedes ver todas las versiones de los
tableros Kanban
que he publicado aquí:
El nuevo Tablero Kanban personalizable incorpora estas novedades:
1) Seleccionar de 1 a 8 líneas por tarjeta.
2) Configurar el orden de las líneas en las tarjetas.
3) Personalizar los Estados y la Criticidad.
4) Ver la duración y el retraso de cada tarjeta.
5) Filtrar tarjetas por duración y retraso en días.
6) Seleccionar uno de los 6 idiomas del tablero, pudiendo añadir
fácilmente más idiomas: Español; Inglés; Francés; Italiano; Alemán;
Portugués.
El objetivo fundamental sigue siendo poder
compartir el Tablero Kanban con el equipo de trabajo en la nube
de
Microsoft OneDrive, por lo que únicamente contiene fórmulas de Excel.
ATENCIÓN:
Regístrate gratuitamente en este enlace
para conseguir 5 GB de almacenamiento en la nube OneDrive y versiones
gratuitas de Word, PowerPoint y
Excel para la Web, donde podrás probar y compartir este Tablero Kanban personalizable.
Estas nuevas mejoras me las han sugerido mis lectores, a los que agradezco
que compartan conmigo sus ideas, para ayudarme a diseñar un Tablero Kanban
que se adapte a sus necesidades.
En la siguiente imagen animada muestro el Tablero Kanban con 8, 4 y 2 líneas
por tarjeta:
Descarga el tablero Kanban personalizable
Este tablero Kanban es compatible con versiones desde Excel 2010 hasta Excel
para Microsoft 365 y Excel para la Web.
Estos son los pasos a seguir para usar por primera vez este tablero Kanban:
1) Borrar el rango Datos!A2:G101 y Datos!J2:J101 para borrar
los datos de todas mis tareas. Para ello seleccionar esos rangos y
presionar la tecla: Supr
2) Editar los nombres de los estados en el rango Configura!B9:B18
3) Elegir el estado final en la celda Configura!B20. Si se deja en
blanco el último estado será el estado final.
4) Editar los nombres de las criticidades en el rango
Configura!D9:D11
5) Editar los miembros del equipo a quienes se asignarán las tareas en el
rango Configura!F9:F23
6) Escribir el nombre del archivo en la celda Configura!B23,
solamente si cambia debido, por ejemplo, a crear una copia del archivo.
7) Modificar a tu gusto el orden de las líneas de cada tarjeta en el rango
Configura!I10:I16
8) Crear la primera tarea en la hoja 'Datos'
9) Usar el tablero Kanban...
Tablero Kanban en la nube
La última versión del tablero Kanban la he compartido en la nube de
Microsoft OneDrive, para que sea fácil de probar aunque no tengas Excel instalado en el
equipo.
Cada vez que se accede a este Kanban se ven los estados de mis propias
tareas.
Para ajustar el zoom en la nube:
En el móvil o celular usa dos dedos en la pantalla, como haces para
ampliar o reducir una foto.
En el PC sitúa el cursor dentro del buscador y presiona la tecla
<Control> girando la ruleta del ratón.
AVISO: No se guardan los cambios que hagas en mi nube. Para guardar tus cambios
tienes que hacer una copia en tu nube de OneDrive.
Vídeo: Tablero Kanban personalizable
En el vídeo explico las mejoras añadidas a la versión 3 del tablero Kanban
en Excel, para que sea personalizable.
Hojas del Tablero Kanban personalizable
El Tablero Kanban consta de 6 hojas, que es mejor verlas en una versión de
escritorio de Excel.
Hay 3 hojas visibles: KANBAN; Datos;
Configura, y 3 hojas ocultas: Tareas;
Formulas; Idiomas. Sigue estos pasos para mostrar las hojas
ocultas:
1) Seleccionar en la cinta de opciones la
protección del libro
con:
Revisar > Proteger libro
2) Haz clic con el botón derecho en cualquier pestaña visible en la parte
inferior del libro de Excel.
3) En el menú desplegable, selecciona: Mostrar... Aparecerá un
cuadro de diálogo con las 3 hojas ocultas.
4) Presiona la tecla Control y haz clic en cada hoja, con lo
que se mostrarán en color azul las 3 hojas ocultas: Tareas; Formulas;
Idiomas.
5) Haz clic en el botón: Aceptar, y se verán toda las hojas.
Hoja 'Idiomas'
En la hoja 'Idiomas' están las traducciones a los 6 idiomas que
incorpora por defecto este tablero Kanban.
La tabla con los 6 idiomas se extiende desde la columna B hasta la columna
G, y es fácilmente ampliable, con una columna por cada idioma.
La lista con los nombres de los idiomas se obtiene con el nombre definido:
misIdiomas, con esta fórmula:
La celda Configura!C5, denominada: miIdioma, es una validación de
datos con una lista desplegable con los nombres de los idiomas obtenidos con
Origen: =misIdiomas
En la celda A1 se obtiene el número del idioma, con la fórmula:
=SI.ERROR(COINCIDIR(miIdioma;misIdiomas;0);1)
La celda A2 se arrastra hacia abajo, hasta el número de filas de la tabla de
idiomas, con la fórmula:
=INDICE(TablaIdiomas[@];1;$A$1)&""
Con lo que todas las traducciones están en la columna A de la hoja
'Idiomas'.
Por ejemplo, para traducir "Tablero Kanban" a cualquier idioma, se elige ese
idioma y la traducción está en la celda Idiomas!A2
Hoja 'Configura'
En la hoja 'Configura' están las configuraciones de este tablero
Kanban.
ATENCIÓN:
Se debe escribir el nombre del archivo en la celda B23, que por
defecto es:
Tablero Kanban - PW3.xlsx
Así será detectado por Excel para la Web y abrirá los hipervínculos del
Tablero Kanban. Hay que tenerlo en cuenta si se copia el archivo, pues
automáticamente cambia su nombre.
Antes de introducir datos en la hoja 'Datos', se debe elegir el
Idioma en el desplegable con los idiomas de la celda B5.
Los nombres de los Estados se escriben en el rango B9:B18 y el estado
final se selecciona en la celda B20.
Los nombres de las 3 Criticidades se escriben en el rango D9:D11 por
orden de urgencia.
Los Miembros del equipo se escriben en el rango F9:F23
Los datos de las tareas son las líneas de las tarjetas y, en el rango
I10:I16, se define el Orden en tarjetas: del 2 al 8, sin duplicar los
números de orden. El 1 con el nombre de la tarea es fijo y es la primera
línea de la tarjeta que siempre se ve en cada una de las tarjetas.
Hoja 'Datos'
Los datos del tablero Kanban están en la hoja 'Datos'.
En esta hoja se introduce toda la información que aparecerá en el tablero
Kanban:
1) Estados: Con un desplegable tal y como se han escrito en la hoja
'Config'.
2) Criticidad: Con un desplegable de las 3 criticidades: URGENTE;
IMPORTANTE; NORMAL.
3) Tarea: Escribir los nombres de cada tarea.
4) Descripción: Escribir una breve descripción de cada tarea.
5) Inicio: Introducir la fecha de inicio de cada tarea.
6) Previsto: Introducir la fecha prevista de finalización de cada
tarea.
7) Final: Introducir la fecha final de cada tarea.
8) Duración: Con una fórmula para calcular la duración en días de
cada tarea.
9) Retraso: Con una fórmula para calcular el retraso en día de cada
tarea.
10) Asignado: Con un desplegable se asigna a un miembro del equipo
a cada tarea.
11) Kanban: Con un vínculo para ir a la tarjeta asociada a una
tarea del tablero Kanban.
AVISO:
No conviene cambiar de idioma después de introducir estos datos en cada
tarea, pues algunos campos no se traducen.
Hoja 'Tareas'
La hoja 'Tareas' contiene las fórmulas que permiten filtrar las
tareas, averiguar el número de estado y de criticidad, y poder saltar con un
vínculo desde las tareas de la hoja 'Datos' a las tarjetas de la hoja
'Kanban'.
Esta hoja contiene los siguientes campos:
1) Tarea: Con el número automático de la tarea.
2) #Estados: Con el número del estado de cada tarea, para situarla en
la columna correspondiente.
3) #Criticidad: Con el número de criticidad de cada tarea, para
cambiar el color de su tarjeta con un formato condicional.
4) Filtro: Con la fórmula que marca un 1 si la tarea se muestra en el
tablero y un 0 si la tarea es filtrada:
5) C - H - M - R - W - AB - AG - AL - AQ - AV: Son 10 columnas de la
hoja 'Kanban' donde está el lado izquierdo de cada tarjeta.
6) Celda: Concatena los valores de las columnas anteriores, donde
cada tarea está en una celda distinta.
7) Kanban: Rango de celdas del lado izquierdo de cada tarjeta.
Quedará en blanco para las tarjetas que no aparezcan en el tablero.
Hoja 'Formulas'
En la hoja 'Formulas' están las fórmulas, valga la redundancia, que
permiten "dibujar" las tarjetas en el tablero Kanban.
Con cada uno de los 10 estados o columnas del tablero se calculan las
fórmulas para obtener los datos de cada tarjeta y su posición en el tablero
Kanban.
Por ejemplo, en el estado "POR HACER", en la celda B2 está la fórmula
matricial:
Con la que se obtiene los números de tarea en ese estado, una vez filtrados.
En la columna C se obtienen los números de tarjetas consecutivas en ese
estado.
En la columna D se obtienen los números de tareas repetidos tantas veces
como líneas se muestren en cada tarjeta.
En la columna E se obtienen los números de líneas de cada tarjeta.
En la columna F se obtiene la criticidad de cada tarea o tarjeta, un signo
separador y el número de linea.
Estas fórmulas se repiten en las demás columnas para cada uno de los 10
estados posibles.
Hoja 'KANBAN'
El Tablero Kanban está en la hoja 'KANBAN'.
En el tablero se visualizan las tarjetas en cada estado y con un número de
líneas elegido en la celda F2, de 1 a 8 líneas por tarjeta.
Los siguientes filtros son excluyentes:
1) Tareas asignadas a: En la celda J2 se selecciona con un
desplegable a que miembro del equipo están asignadas las tareas, filtrando
las tarjetas asignadas a ese miembro del equipo. Si con la tecla Supr se
deja en blanco, no se aplica el filtro.
2) Con criticidad: Desplegable en la celda O2 para filtrar por una
criticidad: URGENTE; IMPORTANTE; NORMAL, o todas si se deja en blanco con
la tecla Supr.
3) Con inicio desde: Filtra las tarjetas a partir de una fecha de
inicio.
4) Con el texto: Filtra cualquier dato dentro de las tareas,
excepto si se deja en blanco con la tecla Supr.
5) Con un retraso >: Filtra las tareas con un retraso mayor que
un número de días.
6) Con una duración >: Filtra las tareas con una duración mayor
que un número de días.
NOTA:
No hay que olvidar que si solamente se quiere filtrar por una condición, es
necesario dejar en blanco el resto de condiciones...
Las fórmulas que hacen posible el tablero Kanban son las siguientes para el
primer estado, y están repetidas para los demás estados:
La fórmula en la celda C6, arrastrada hacia abajo en el rango C6:C201, es:
Estas fórmulas contienen los hipervínculos con los que ir a cualquier campo
de la hoja 'Datos' para poder editarlo...
¡Es el truco principal de este Tablero Kanban!
Conclusiones
La gracia de este Tablero Kanban es poder compartirlo en la nube de
Microsoft OneDrive, para lo que está hecho únicamente con fórmulas y no
contiene macros VBA, pues no funcionan en Excel para la Web.
El truco principal es usar masivamente los hipervínculos, pues es imposible
editar las tarjetas en el Tablero Kanban, por lo que se vincula cada línea
de una tarjeta con la tarea asociada en la hoja 'Datos', en la que se
edita cualquier campo de las tareas.
Excel para la Web ha cambiado drásticamente la forma de abrir un vínculo
desde hace unas semanas, lo que ha generado muchas quejas entre los usuarios
de Excel Online pues, si se selecciona una celda, ahora obliga a usar la
tecla Control (Ctrl) y hacer clic en el enlace. Ver las quejas en estos
enlaces:
En Excel de escritorio no hace falta presionar la tecla Control para abrir
un vínculo, solamente con hacer clic en él, como ocurre en cualquier página
Web.
En esta imagen animada muestro un workaround con el que no hace falta
presionar la tecla Control para abrir un vínculo en Excel para la Web:
1) Pasar el ratón por encima del enlace.
2) En la ventana que se abre, hacer clic en el enlace.
Habrá que acostumbrarse a abrir los vínculos en Excel para la Web de esta
manera, para no tener que usar la tecla Control, mientras Microsoft hace
caso a los usuarios y actualiza Excel para la Web, para que los enlaces se
abran con un solo clic, como siempre ha sido, o hasta que exista una opción
para no usar la tecla Control, como ocurre en las
opciones de las versiones de escritorio de Word y Outlook.
Escribe un comentario si tienes dudas o si se te ocurren ideas de mejora de
este Tablero Kanban.
En este artículo hablaré del primer problema. Reservo un nuevo artículo para
el segundo problema.
Las evidencias de estos dos problemas están en cualquier artículo de este
blog en los que aparezca uno de estos avisos, como muestra esta imagen
animada:
Estos problemas son muy frustrantes para mí, pues me obligan a reeditar casi
todos los artículos de mi blog, que son más de 300, para cambiar los enlaces
de descarga desde OneDrive, y para cambiar la forma de insertar archivos
desde OneDrive.
¡¡¡ Lo que es un verdadero latazo para cualquier bloguero !!!
Como no tengo ninguna esperanza de que Microsoft los solucione pronto,
explicaré estos dos problemas, los pasos que he seguido para denunciar el
problema a Microsoft, la solución alternativa (workaround) que me he
propuesto para la resolución de cada problema y el plan para resolverlo tan
pronto como me sea posible.
Sirva esta publicación como denuncia pública a Microsoft, por si a alguien
más le ha pasado lo mismo, ya que aún no he recibido ninguna respuesta de la
denuncia privada que puse hace un mes a Microsoft...
Vídeo con los problemas de OneDrive
En este vídeo explico los problemas detectados en Microsoft OneDrive:
Problema 1: Enlaces rotos en OneDrive
Para descargar los archivos Excel, que uso de ejemplo en los artículos de mi
blog, hay dos enlaces diferentes según la fecha de publicación del artículo.
En las publicaciones de hace años, la descarga se hace desde Google Drive,
con el botón: Excel Download, o desde el enlace a Microsoft OneDrive, por ejemplo desde este artículo:
Los enlaces a Google Drive permiten descargar los archivos sin problemas.
¡Bien hecho Google Drive!
El problema está en los enlaces de descarga desde el enlace a Microsoft OneDrive pues, desde hace un par de meses, no permite la descarga apareciendo
este mensaje:
Es posible que este elemento no exista o que ya no esté disponible
Es posible que alguien haya eliminado el elemento, que éste haya
caducado o que no dispongas de permiso para verlo. Ponte en contacto con
el propietario del elemento si deseas obtener más información.
No se por qué avisa OneDrive que el archivo es posible que no exista o
no esté disponible, ¡cuando sigue estando en mi carpeta pública de
OneDrive y disponible para su descarga!
¿Cómo descargaba hasta ahora los archivos desde OneDrive?
Vamos a verlo con el artículo del blog más leído últimamente:
Pero, como puedes comprobar si pinchas en este enlace, ahora genera el
mensaje de aviso comentado más arriba y no se descarga desde OneDrive...
¿Qué problema tiene el enlace de descarga a OneDrive?
El problema es que esos enlaces han funcionado durante casi 15 años hasta
que, hace unos dos meses, Microsoft cambió el identificador comentado para
que no se pudiera usar para descargar archivos...
Lo que tengo claro es que no puedo denunciar a OneDrive por la rotura de los
enlaces, ya que la forma de descargar archivos con dicho identificador no es
la tradicional con la que se comparten los enlaces de descarga en OneDrive,
que es con un enlace como éste:
Este enlace obliga a descargar manualmente el archivo, además de ser único
para cada archivo que se comparte, con lo que hay que generar uno distinto
por cada enlace de descarga de cada uno de los más de 300 artículo del
blog...
¿Cómo resolver el problema con los enlaces a OneDrive?
La solución pasa por modificar ese enlace, modificando uno a uno todos los
artículos del blog, cosa que no voy a hacer, ¡de momento!
No sólo eso, en los nuevos artículos que publique a partir de ahora,
solamente se podrá descargar de Google Drive, por si Microsoft OneDrive algún día vuelve a permitir enlaces con el
identificador comentado antes...
Buscador de artículos del blog afectado por este mismo problema
¡Vaya casualidad! Hoy hace justo dos años, publiqué un
Buscador de mis artículos de Excel que está desactualizado, pero que
permitía la descarga directa de cualquier archivo del blog desde este
archivo Excel:
Se hacía desde la columna J, que contenía el identificador del
Enlace a la descarga del archivo.
Como la técnica empleada es la misma que el problema que denuncio ahora,
pues uso el identificador de cada archivo, también se han roto las descargas
de mi buscador.
Lo que me obligaría a editar el buscador, copiando uno a uno todos los
enlaces de descarga rotos, ¡lo que no es uno de mis propósitos para este
año!
Problema 2: Errores en la nube de OneDrive
El segundo problema, derivado del actual comportamiento del identificador de
los archivos públicos en OneDrive, da para escribir otro artículo:
🔝To translate this blog post to your language, select it in the top left
Google box.
🆘 Workaround: He publicado una
solución alternativa al problema de Microsoft OneDrive, que impide
interactuar y cambiar la apariencia de los archivos insertados en un blog o
en una página web, en el siguiente artículo:
En este artículo hablaré del segundo problema, que me impide crear código
personalizado para insertar archivos Excel en mi blog, sin la posibilidad de
interactuar con ellos.
Lo que es un grave problema, pues suelo insertar Excel en mi blog como
herramienta didáctica de lo que se puede hacer con Excel, sobre todo
dirigido a los lectores de mi blog que aún no han instalado Excel en sus
equipos, para que se animen a instalar esta potente herramienta multiusos y
para que la usen en su día a día.
En esta imagen animada se muestras los dos problemas con OneDrive:
Vídeo con los problemas de OneDrive
En este vídeo explico los problemas detectados en Microsoft OneDrive:
Problema 2: Errores en la nube de OneDrive
El problema 2 impide compartir archivos Excel desde la nube de OneDrive, si
se han insertado de forma personalizada, que es lo habitual en mi blog.
Dentro de cualquier artículo, en el que hay un Excel insertado, avisa que:
No se puede cargar este elemento ahora.
Si con mi usuario de Microsoft 365 abro el enlace: No se puede cargar este elemento ahora. No abre ningún archivo, sino que abre la carpeta de Inicio de OneDrive.
Esto solamente me ocurre desde hace dos meses con mi usuario de la
suscripción a Microsoft 365. No me ocurre cuando no tengo abierta la sesión
con mi usuario, tampoco cuando uso otro usuario, o cuando abro el blog en un
navegador dentro de una ventana de incógnito o en privado.
Este caso no es un problema para los visitantes de mi blog, pues ven el
elemento insertado dentro de los artículos del blog, por ejemplo el Excel
incrustado con el que pueden interactuar.
Pero este problema afecta sobre todo a la manera de insertar los archivos
Excel en mi blog, lo que si es un problema para mis lectores, ya que no me
resulta tan fácil seguir escribiendo artículos con archivos Excel
incrustados en mi blog...
Pero al intentar personalizar la inserción de un archivo Excel en un blog o
una página web crea una etiqueta <iframe> errónea.
Si selecciono un archivo Excel para crear el código con el que insertarlo en
mi blog, por ejemplo genera este código:
que es válido, pero únicamente sirve para insertar el archivo
¡sin ninguna personalización!
En la imagen hay un enlace para:
Personalizar la forma en que este libro insertado se mostrará a otros
usuarios
Haciendo clic en ese enlace, se abre una ventana para personalizar la
inserción de un archivo en un blog o en una Web, y ahí se refleja el
problema 2 en toda su extensión.
En la imagen de la derecha hay un ejemplo de la ventana para personalizar la
inserción del archivo, con la posibilidad de modificar lo siguiente:
Qué se mostrará
Apariencia
Interacción
Dimensiones
Lo interesante es poder personalizar la Interacción para:
Permitir que los usuarios ordenen y filtren los datos
Permitir que los usuarios escriban en las celdas (sus cambios no se
guardarán)
Comenzar siempre con esta celda seleccionada
Con la personalización seleccionada en la imagen anterior, se genera el
siguiente
Código para insertar:
PROBLEMA: Este código no hace referencia al archivo Excel, ya que aparece un
interrogante como origen (source) del archivo: src="?
Si se quiere Ver en tamaño real, aparece el mensaje: Not Found
Este segundo problema tiene mucha relación con el primer problema detectado,
pues los dos problemas ocurren desde hace unos dos meses, y lo que ahora es
un interrogante (src="?) antes era un identificador del archivo
Excel, que ahora no deja descargar.
Como ejemplo usaré el mismo artículo del primer problema:
y la referencia a ese identificador ha desaparecido en el código generado
para personalizar la inserción del archivo Exel, con lo que no se puede
insertar de forma personalizada en mi blog...
Denunciado el problema al Soporte de OneDrive
Hace dos meses denuncié de forma privada este problema al Soporte de
Microsoft OneDrive, ¡y aún estoy esperando respuesta!, por lo que lo publico
aquí por si alguien del equipo de desarrollo de OneDrive se digna atender
este problema...
El viernes volví a comunicar el problema y ayer domingo me contactó un
miembro del
Soporte Técnico de Microsoft OneDrive, pidiendo más pantallazos y
una grabación de "mi problema", que comparto aquí:
Cuando me conteste prometo publicar un nuevo artículo sobre los problemas de
OneDrive.
Mientras tanto, intentaré crear un código personalizado con la fuente
(source - src) correcta, como workaround, como una solución alternativa para
poder seguir insertando archivos Excel en mi blog, que creo que pueden
seguir siendo útiles para mis lectores como herramienta didáctica.
También he escrito un comentario en la
Comunidad de MS OneDrive en inglés, por si lo quieres votar, a ver si
Microsoft revierte pronto el error en el código generado al personalizar un
archivo insertado:
🔝To translate this blog post to your language, select it in the top left
Google box.
Como este blog es didáctico, la manera que tengo de llegar a mas personas
es: insertando archivos Excel en los artículos del blog, con lo que
cualquiera puede ver e interactuar con el archivo desde un navegador, sin ni
siquiera tener instalado Excel en su equipo.
Algunos ejemplos de archivos insertados en mi blog los puedes probar aquí:
Hace unos meses existía la posibilidad de personalizar la forma de insertar
archivos Excel en un blog o en una página web directamente, con el código
HTML generado por Microsoft OneDrive.
Ahora mismo el código generado para insertar un archivo Excel:
No permite elegir lo que se mostrará.
No permite cambiar la apariencia.
No permite la interacción con el archivo.
No permite cambiar las dimensiones de la hoja activa.
Workaround:
Pero no va a ser un problema a partir de ahora, pues aquí voy a dar una
solución alternativa al problema de OneDrive, que impide interactuar y cambiar la apariencia de los archivos insertados
en un blog o en una página web.
Sigue leyendo y aprenderás a modificar el código generado, y podrás insertar
archivos Excel en tu blog o web, permitiendo la interacción y la apariencia,
tal y como se podía hacer el año pasado directamente con Microsoft OneDrive.
Cómo genera ahora el código para Insertar
Esta es la ventana que aparece actualmente en Microsoft OneDrive para
generar el código para Insertar, mostrando el ejemplo de
Mi bingo iterativo:
Los pasos para generar el código para Insertar son:
1) Iniciar OneDrive.
2) Ir a la carpeta donde se encuentra el archivo Excel que se quiere
insertar.
3) Seleccionar el archivo a insertar, haciendo clic en los 3 puntos a la
derecha del nombre del archivo: ...
4) En el menú de acciones desplegado, seleccionar:
</> Insertar
5) Aparece una vista previa del archivo Excel y el código para insertar.
6) Presionar el botón: Copiar código para insertar
Por lo que no existe actualmente ninguna opción para poder interactuar con
el archivo Excel.
¡Es una pena que Microsoft ya no permita personalizar el código para
Insertar!
¡Sigue leyendo y podrás modificar el código generado con las
explicaciones que daré más adelante!
¡Y podrás interactuar con el archivo insertado en tu blog o en tu
página web!
Cómo generaba antes el código para Insertar
Hasta el año pasado Microsoft OneDrive permitía personalizar el código
generado para insertar un archivo Excel en un blog o en una página web.
En la imagen de la izquierda había un enlace
¡que ha desaparecido! para:
Personalizar la forma en que este libro insertado se mostrará a otros
usuarios
Haciendo clic en ese enlace, se abría una ventana para personalizar la
inserción de un archivo en un blog o en una Web.
La imagen de abajo es un ejemplo de la ventana con la que se podía
personalizar la inserción del archivo, con la posibilidad de modificar lo
siguiente:
Qué se mostrará
Apariencia
Interacción
Dimensiones
Con la personalización seleccionada en la imagen anterior, se generaba
¡hasta el año pasado! el siguiente Código para insertar:
Este código ya no es posible generarlo en Microsoft OneDrive, como denuncié
aquí:
El código que genera mi OneDrive para insertar este archivo es el siguiente:
Como el código anterior no permite la interacción con el archivo insertado,
le he añadido algunos cambios para poder interactuar con el archivo y
modificar su apariencia.
El código resultante es el siguiente, que no se puede personalizar desde
Microsoft OneDrive, sino que hay que modificarlo manualmente antes de
insertarlo en un blog o en una página web:
Los cambios realizados en el código generado son los siguientes:
Interacción
Permitir que los usuarios escriban en las celdas: AllowTyping=True
Comenzar siempre con esta celda seleccionada: ActiveCell=BINGO!Q2
Apariencia
Ocultar líneas de cuadrícula: wdHideGridlines=True
Ocultar encabezados de fila y columna: wdHideHeaders=True
Incluir el vínculo de descarga: wdDownloadButton=True
Dimensiones
Ancho aumentado: width="640"
Alto aumentado: height="580"
Personalización
Sin borde: frameborder="0"
Sin desplazamiento vertical: scrolling="no"
Si estás acostumbrado a modificar código HTML, serás capaz de adaptarlo
modificando los parámetros comentados.
Si no usas habitualmente código HTML, es fácil copiar el código anterior y
cambiar el valor de los parámetros a True o a False, o a "yes" o "no".
Vídeo con los códigos para Insertar
Vídeo en el que explico cómo insertar archivos Excel en blogs o páginas Web.
Ejemplo de Excel insertado en mi blog
Un ejemplo notorio, por el número de visitas que recibe últimamente, es el
del Tablero Kanban que publiqué aquí:
Puedes probarlo a continuación, pues lo he insertado aquí:
Para ajustar el zoom en la nube:
En el móvil o celular usa dos dedos en la pantalla, como haces para
ampliar o reducir una foto.
En el PC sitúa el cursor dentro del buscador y presiona la tecla
<Control> girando la ruleta del ratón.
AVISO: No se guardan los cambios que hagas en mi nube. Para guardar tus cambios
tienes que hacer una copia en tu nube de OneDrive.
Conclusión
Con esta solución alternativa al problema de Microsoft OneDrive se puede
insertar un archivo Excel, en un blog o en una página web, permitiendo
cambiar su apariencia y hacerlo interactivo.
Solo me queda editar cada artículo del blog, en el que tengo un Excel
insertado, y aplicar esta solución alternativa... 😤
Creo que no me llevará tanto tiempo como le va a costar a Microsoft
hacer que OneDrive permita personalizar el código generado para insertar
archivos Excel, como lo hacía hasta el pasado año...
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