#ExcelPedroWave

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Hace un año publiqué un tablero KANBAN que está recibiendo muchas visitas últimamente, tanto en el canal de YouTube como en el blog:

• Tablero Kanban en Excel | #ExcelPedroWave

Si no conoces mi primera versión de un KANBAN, será mejor que leas el artículo del enlace anterior para familiarizarte con este tablero, pues no me gusta repetir las mismas explicaciones una y otra vez.

KANBAN mejorado

Esta imagen animada es del nuevo tablero KANBAN mejorado, en el que se aprecian los nuevos filtros de tareas:

• Tareas asignadas a un miembro del equipo, o a todos si se deja en blanco la celda J2.
• Tareas con una criticidad seleccionada, o todas si se deja en blanco la celda O2.
• Tareas con inicio de la tarea desde una fecha selecciona, o todas si se deja en blanco la celda T2.
• PLUS: Tareas con un texto hallado en el nombre o en la descripción de la tarea, o todas si se deja en blanco la celda Y2. Este filtro lo he añadido a última hora, por lo que no aparece en las imágenes ni en las explicaciones del videotutorial.

Tablero KANBAN en la nube

El nuevo tablero KANBAN lo he compartido en la nube de Microsoft OneDrive, para que sea fácil de probar aunque no se tenga Excel instalado en el equipo.

Cada vez que se accede a este KANBAN se ven los estados actualizados de mis propias tareas.

Para ajustar el zoom en la nube:

• En el móvil o celular usa dos dedos en la pantalla, como haces para ampliar o reducir una foto.
• En el PC sitúa el cursor dentro del buscador y presiona la tecla <Control> girando la ruleta del ratón.

AVISO: En la nube no se guardan los cambios que hagas.

Vídeo: Tablero KANBAN mejorado

En el vídeo explico las mejoras añadidas a esta segunda versión del tablero KANBAN en Excel.

Descarga el tablero KANBAN mejorado

Este tablero KANBAN es compatible con versiones desde Excel 2010 hasta Excel para Microsoft 365 y Excel para la Web.

Descarga la versión 2.0 desde uno de estos enlaces:

• Microsoft OneDrive: Tablero Kanban - PW2.xlsx

• Sites Google Drive: Tablero Kanban - PW2.xlsx

Abre el archivo y presiona el botón: Habilitar edición cuando aparezca el aviso de VISTA PROTEGIDA.

Las hojas están protegidas sin contraseña, por lo que puedes estudiar y analizar las fórmulas.

ATENCIÓN: Se puede modificar este libro de Excel respetando esta licencia:

Creative Commons — Atribución-NoComercial-CompartirIgual-No portada — CC BY-NC-SA 4.0

Primer uso del tablero KANBAN

Estos son los pasos a seguir para usar por primera vez el tablero KANBAN:

1) Borrar el rango Datos!A2:H101 para borrar los datos de todas mis tareas. Para ello seleccionar ese rango y presionar la tecla: Supr

2) Editar los nombres de los estados en el rango Configura!B7:B17

3) Elegir el estado final en la celda Configura!B19. Si se deja en blanco el último estado será el estado final.

4) Editar los nombres de las criticidades en el rango Configura!D8:D10

5) Editar los miembros del equipo a quienes se asignarán las tareas en el rango Configura!F8:F22

6) Si cambias el nombre del archivo tendrás que escribirlo en la celda Configura!B22

7) Crear la primera tarea en la hoja 'Datos'

8) Usar el tablero KANBAN...

Mejoras del tablero KANBAN

Con este tablero KANBAN hago el seguimiento de mis tareas desde hace más de un año, y ahora le he dado un repaso en esta nueva versión con los comentarios de quienes llevan probando y usando la primera versión desde hace un año, y lo conocen mejor que yo.

La nueva versión del tablero KANBAN contiene varias mejoras:

1️⃣ Hasta 100 tarjetas, una por cada tarea.

2️⃣ Hasta 10 estados o pasos de las tarjetas con posibilidad de renombrarlos.

3️⃣ Hasta 28 tarjetas en cada estado.

4️⃣ Hasta 3 criticidades con posibilidad de renombrarlas.

5️⃣ Hasta 15 miembros del equipo para asignarles tareas.

6️⃣ Filtrar tareas por miembros asignados del equipo.

7️⃣ Filtrar tareas por criticidad.

8️⃣ Filtrar tareas por fecha de inicio.

9️⃣ Filtrar tareas por texto en el nombre o la descripción de la tarea.

También contiene algunas mejoras de aspecto y con un poco de conocimiento de Excel se pueden ampliar los límites indicados.

Ya es hora de que dejes de usar notas adhesivas y de pasarte a este tablero virtual KANBAN, hecho totalmente con fórmulas de Excel, por lo que se puede compartir con el equipo de trabajo en la nube de Microsoft OneDrive.

El detalle de las mejoras es, sin orden de importancia:

• Crear una nueva hoja 'Formulas' con las fórmulas con las que se obtiene la lista de tareas aparecen en el tablero. En la primera versión estas fórmulas estaban en filas y columnas ocultas del propio tablero. En la segunda versión es mucho mas fácil añadir mas filas para nuevas tareas y mas columnas para añadir mas estados. Por defecto caben hasta 10 estados y 28 tareas en cada estado.

• Modificar la hoja 'Datos' para mostrar los errores de validación al introducir: Estado; Criticidad y fechas.

• Incluir formatos condicionales para resaltar con colores la criticidad de cada tarea en la hoja 'Datos'.

• Crear condiciones de filtrado ocultas en la hoja 'Datos'. Las tareas que en la columna I estén en rojo no se mostrarán en el tablero KANBAN pues están filtradas. El hipervínculo de las tareas ocultas por las condiciones del filtro lleva a la celda KANBAN!B2 por defecto.

• Poder ampliar en la hoja 'Datos' las 100 filas, una por cada tarea.

• Configurar hasta 10 estados en la hoja 'Configura', pudiendo modificar sus nombres antes de crear alguna tarea.

• Elegir el estado final en la celda B19 para que avise si no se ha introducido una fecha final en el estado final.

• Cambiar los nombres de las 3 criticidades en la hoja 'Configura', antes de crear alguna tarea.

• Añadir miembros al equipo asignado a las tareas en la hoja 'Configura'.

• Poder cambiar el nombre del archivo en Excel para la Web, para que sigan funcionando los hipervínculos en la nube.

• Filtrar las tareas de un miembro del equipo en la hoja con el tablero KANBAN.

• Filtrar las tareas por criticidad en la hoja 'KANBAN'.

• Filtrar las tareas por la fecha de inicio en la hoja 'KANBAN'.

• Filtrar las tareas con un texto hallado en el nombre o la descripción de la tarea.

ATENCIÓN: Este último filtro de texto lo he añadido a última hora, por lo que no está explicado en el vídeo.

En la siguiente imagen están algunos filtros aplicados como ejemplo:

En esta imagen filtro por las tareas con el texto: kanban

Ahora te toca a ti decirme qué le falta a este tablero KANBAN o si te gusta como ha quedado...