#ExcelPedroWave

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Esta es la tercera versión que publico de un tablero Kanban. Es la versión más completa, configurable y personalizable, y está programada en 6 idiomas fácilmente escalables. Es una versión didáctica, con fines educativos, por lo que no contiene toda la funcionalidad de las versiones comerciales.

Puedes ver todas las versiones de los tableros Kanban que he publicado aquí:

• Kanban en Excel | #ExcelPedroWave

Novedades del Tablero Kanban

El nuevo Tablero Kanban personalizable incorpora estas novedades:

1) Seleccionar de 1 a 8 líneas por tarjeta.

2) Configurar el orden de las líneas en las tarjetas.

3) Personalizar los Estados y la Criticidad.

4) Ver la duración y el retraso de cada tarjeta.

5) Filtrar tarjetas por duración y retraso en días. 

6) Seleccionar uno de los 6 idiomas del tablero, pudiendo añadir fácilmente más idiomas: Español; Inglés; Francés; Italiano; Alemán; Portugués.

El objetivo fundamental sigue siendo poder compartir el Tablero Kanban con el equipo de trabajo en la nube de Microsoft OneDrive, por lo que únicamente contiene fórmulas de Excel.

ATENCIÓN: Regístrate gratuitamente en este enlace para conseguir 5 GB de almacenamiento en la nube OneDrive y versiones gratuitas de Word, PowerPoint y Excel para la Web, donde podrás probar y compartir este Tablero Kanban personalizable.

Estas nuevas mejoras me las han sugerido mis lectores, a los que agradezco que compartan conmigo sus ideas, para ayudarme a diseñar un Tablero Kanban que se adapte a sus necesidades.

En la siguiente imagen animada muestro el Tablero Kanban con 8, 4 y 2 líneas por tarjeta:

Descarga el tablero Kanban personalizable

Este tablero Kanban es compatible con versiones desde Excel 2010 hasta Excel para Microsoft 365 y Excel para la Web.

Descarga la versión 3 desde uno de estos enlaces:

• Microsoft OneDrive: Tablero Kanban - PW3.xlsx

• Sites Google Drive: Tablero Kanban - PW3.xlsx

Abre el archivo y presiona el botón: Habilitar edición cuando aparezca el aviso de VISTA PROTEGIDA.

Las hojas y el libro están protegidos sin contraseña, por lo que puedes estudiar y analizar las fórmulas, y ver las hojas ocultas.

ATENCIÓN: Se puede modificar este libro de Excel respetando esta licencia:

Creative Commons — Atribución-NoComercial-CompartirIgual-No portada — CC BY-NC-SA 4.0

Primer uso del tablero Kanban personalizable

Estos son los pasos a seguir para usar por primera vez este tablero Kanban:

1) Borrar el rango Datos!A2:G101 y Datos!J2:J101 para borrar los datos de todas mis tareas. Para ello seleccionar esos rangos y presionar la tecla: Supr

2) Editar los nombres de los estados en el rango Configura!B9:B18

3) Elegir el estado final en la celda Configura!B20. Si se deja en blanco el último estado será el estado final.

4) Editar los nombres de las criticidades en el rango Configura!D9:D11

5) Editar los miembros del equipo a quienes se asignarán las tareas en el rango Configura!F9:F23

6) Escribir el nombre del archivo en la celda Configura!B23, solamente si cambia debido, por ejemplo, a crear una copia del archivo.

7) Modificar a tu gusto el orden de las líneas de cada tarjeta en el rango Configura!I10:I16

8) Crear la primera tarea en la hoja 'Datos'

9) Usar el tablero Kanban...

Tablero Kanban en la nube

La última versión del tablero Kanban la he compartido en la nube de Microsoft OneDrive, para que sea fácil de probar aunque no tengas Excel instalado en el equipo.

Cada vez que se accede a este Kanban se ven los estados actualizados de mis propias tareas.

Para ajustar el zoom en la nube:

• En el móvil o celular usa dos dedos en la pantalla, como haces para ampliar o reducir una foto.
• En el PC sitúa el cursor dentro del buscador y presiona la tecla <Control> girando la ruleta del ratón.

AVISO: No se guardan los cambios que hagas en mi nube. Para guardar tus cambios tienes que hacer una copia en tu nube de OneDrive.

Vídeo: Tablero Kanban personalizable

En el vídeo explico las mejoras añadidas a la versión 3 del tablero Kanban en Excel, para que sea personalizable.

Hojas del Tablero Kanban personalizable

El Tablero Kanban consta de 6 hojas, que es mejor verlas en una versión de escritorio de Excel.

Hay 3 hojas visibles: KANBAN; Datos; Configura, y 3 hojas ocultas: Tareas; Formulas; Idiomas. Sigue estos pasos para mostrar las hojas ocultas:

1) Seleccionar en la cinta de opciones la protección del libro con: Revisar > Proteger libro

2) Haz clic con el botón derecho en cualquier pestaña visible en la parte inferior del libro de Excel.

3) En el menú desplegable, selecciona: Mostrar... Aparecerá un cuadro de diálogo con las 3 hojas ocultas.

4) Presiona la tecla Control y haz clic en cada hoja, con lo que se mostrarán en color azul las 3 hojas ocultas: Tareas; Formulas; Idiomas.

5) Haz clic en el botón: Aceptar, y se verán toda las hojas.

Hoja 'Idiomas'

En la hoja 'Idiomas' están las traducciones a los 6 idiomas que incorpora por defecto este tablero Kanban.

La tabla con los 6 idiomas se extiende desde la columna B hasta la columna G, y es fácilmente ampliable, con una columna por cada idioma.

La lista con los nombres de los idiomas se obtiene con el nombre definido: misIdiomas, con esta fórmula:

=Idiomas!$B$1:INDICE(TablaIdiomas[#Encabezados];1;CONTARA(TablaIdiomas[#Encabezados]))

La celda Configura!C5, denominada: miIdioma, es una validación de datos con una lista desplegable con los nombres de los idiomas obtenidos con Origen: =misIdiomas

En la celda A1 se obtiene el número del idioma, con la fórmula:

=SI.ERROR(COINCIDIR(miIdioma;misIdiomas;0);1)

La celda A2 se arrastra hacia abajo, hasta el número de filas de la tabla de idiomas, con la fórmula:

=INDICE(TablaIdiomas[@];1;$A$1)&""

Con lo que todas las traducciones están en la columna A de la hoja 'Idiomas'.

Por ejemplo, para traducir "Tablero Kanban" a cualquier idioma, se elige ese idioma y la traducción está en la celda Idiomas!A2

Hoja 'Configura'

En la hoja 'Configura' están las configuraciones de este tablero Kanban.

ATENCIÓN: Se debe escribir el nombre del archivo en la celda B23, que por defecto es:

Tablero Kanban - PW3.xlsx

Así será detectado por Excel para la Web y abrirá los hipervínculos del Tablero Kanban. Hay que tenerlo en cuenta si se copia el archivo, pues automáticamente cambia su nombre.

Antes de introducir datos en la hoja 'Datos', se debe elegir el Idioma en el desplegable con los idiomas de la celda B5.

Los nombres de los Estados se escriben en el rango B9:B18 y el estado final se selecciona en la celda B20.

Los nombres de las 3 Criticidades se escriben en el rango D9:D11 por orden de urgencia.

Los Miembros del equipo se escriben en el rango F9:F23

Los datos de las tareas son las líneas de las tarjetas y, en el rango I10:I16, se define el Orden en tarjetas: del 2 al 8, sin duplicar los números de orden. El 1 con el nombre de la tarea es fijo y es la primera línea de la tarjeta que siempre se ve en cada una de las tarjetas.

Hoja 'Datos'

Los datos del tablero Kanban están en la hoja 'Datos'.

En esta hoja se introduce toda la información que aparecerá en el tablero Kanban:

1) Estados: Con un desplegable tal y como se han escrito en la hoja 'Config'.

2) Criticidad: Con un desplegable de las 3 criticidades: URGENTE; IMPORTANTE; NORMAL.

3) Tarea: Escribir los nombres de cada tarea.

4) Descripción: Escribir una breve descripción de cada tarea.

5) Inicio: Introducir la fecha de inicio de cada tarea.

6) Previsto: Introducir la fecha prevista de finalización de cada tarea.

7) Final: Introducir la fecha final de cada tarea.

8) Duración: Con una fórmula para calcular la duración en días de cada tarea.

9) Retraso: Con una fórmula para calcular el retraso en día de cada tarea.

10) Asignado: Con un desplegable se asigna a un miembro del equipo a cada tarea.

11) Kanban: Con un vínculo para ir a la tarjeta asociada a una tarea del tablero Kanban.

AVISO: No conviene cambiar de idioma después de introducir estos datos en cada tarea, pues algunos campos no se traducen.

Hoja 'Tareas'

La hoja 'Tareas' contiene las fórmulas que permiten filtrar las tareas, averiguar el número de estado y de criticidad, y poder saltar con un vínculo desde las tareas de la hoja 'Datos' a las tarjetas de la hoja 'Kanban'.

Esta hoja contiene los siguientes campos:

1) Tarea: Con el número automático de la tarea.

2) #Estados: Con el número del estado de cada tarea, para situarla en la columna correspondiente.

3) #Criticidad: Con el número de criticidad de cada tarea, para cambiar el color de su tarjeta con un formato condicional.

4) Filtro: Con la fórmula que marca un 1 si la tarea se muestra en el tablero y un 0 si la tarea es filtrada:

=SI(Y(Datos!$A2<>""; O(miCriticidad="";miCriticidad=$C2); O(miAsignado="";miAsignado=Datos!$J2); O(miFechaInicio="";Datos!$E2="";Datos!$E2>=miFechaInicio); O(miTexto="";SI.ERROR(HALLAR(miTexto;Datos!$C2);0)>0;SI.ERROR(HALLAR(miTexto;Datos!$D2);0)>0); O(miRetraso="";SI.ERROR(--IZQUIERDA(Datos!$I2;ENCONTRAR(" ";Datos!$I2)-1);0)>miRetraso); O(miDuración="";SI.ERROR(--IZQUIERDA(Datos!$H2;ENCONTRAR(" ";Datos!$H2)-1);0)>miDuración)); 1;0)

5) C - H - M - R - W - AB - AG - AL - AQ - AV: Son 10 columnas de la hoja 'Kanban' donde está el lado izquierdo de cada tarjeta.

6) Celda: Concatena los valores de las columnas anteriores, donde cada tarea está en una celda distinta.

7) Kanban: Rango de celdas del lado izquierdo de cada tarjeta. Quedará en blanco para las tarjetas que no aparezcan en el tablero.

Hoja 'Formulas'

En la hoja 'Formulas' están las fórmulas, valga la redundancia, que permiten "dibujar" las tarjetas en el tablero Kanban.

Con cada uno de los 10 estados o columnas del tablero se calculan las fórmulas para obtener los datos de cada tarjeta y su posición en el tablero Kanban.

Por ejemplo, en el estado "POR HACER", en la celda B2 está la fórmula matricial:

=SI((misEstados=B$1)*(misFiltros=1);FILA(misEstados)-1;"")

Con la que se obtiene los números de tarea en ese estado, una vez filtrados.

En la columna C se obtienen los números de tarjetas consecutivas en ese estado.

En la columna D se obtienen los números de tareas repetidos tantas veces como líneas se muestren en cada tarjeta.

En la columna E se obtienen los números de líneas de cada tarjeta.

En la columna F se obtiene la criticidad de cada tarea o tarjeta, un signo separador y el número de linea.

Estas fórmulas se repiten en las demás columnas para cada uno de los 10 estados posibles.

Hoja 'KANBAN'

El Tablero Kanban está en la hoja 'KANBAN'.

En el tablero se visualizan las tarjetas en cada estado y con un número de líneas elegido en la celda F2, de 1 a 8 líneas por tarjeta.

Los siguientes filtros son excluyentes:

1) Tareas asignadas a: En la celda J2 se selecciona con un desplegable a que miembro del equipo están asignadas las tareas, filtrando las tarjetas asignadas a ese miembro del equipo. Si con la tecla Supr se deja en blanco, no se aplica el filtro.

2) Con criticidad: Desplegable en la celda O2 para filtrar por una criticidad: URGENTE; IMPORTANTE; NORMAL, o todas si se deja en blanco con la tecla Supr.

3) Con inicio desde: Filtra las tarjetas a partir de una fecha de inicio.

4) Con el texto: Filtra cualquier dato dentro de las tareas, excepto si se deja en blanco con la tecla Supr.

5) Con un retraso >: Filtra las tareas con un retraso mayor que un número de días.

6) Con una duración >: Filtra las tareas con una duración mayor que un número de días.

NOTA: No hay que olvidar que si solamente se quiere filtrar por una condición, es necesario dejar en blanco el resto de condiciones...

Las fórmulas que hacen posible el tablero Kanban son las siguientes para el primer estado, y están repetidas para los demás estados:

La fórmula en la celda C6, arrastrada hacia abajo en el rango C6:C201, es:

=SI(O(Formulas!E3=0;Formulas!E3="";DERECHA(Formulas!F3)="0");""; HIPERVINCULO("["&Archivo_Nombre&"]Datos!"&IZQUIERDA(SUSTITUIR(DIRECCION(1;SI(Formulas!E3=1;1;DERECHA(Formulas!F3)+2));"$";""))&Formulas!D3+1; SI.ERROR(INDICE(Datos!$A$1:$K$1;1;DERECHA(Formulas!F3)+2)&SI(Formulas!E3=1;" "&Formulas!D3;"")&":";"")))

La fórmula en la celda D6, arrastrada hacia abajo en el rango D6:D201, es:

=SI(O(Formulas!E3=0;Formulas!E3="";DERECHA(Formulas!F3)="0");""; HIPERVINCULO("["&Archivo_Nombre&"]Datos!"&IZQUIERDA(SUSTITUIR(DIRECCION(1;DERECHA(Formulas!F3)+2);"$";""))&Formulas!D3+1; SI.ERROR(INDICE(Datos!$A$2:$K$101;Formulas!D3;DERECHA(Formulas!F3)+2);"")))

Estas fórmulas contienen los hipervínculos con los que ir a cualquier campo de la hoja 'Datos' para poder editarlo...

¡Es el truco principal de este Tablero Kanban!

Conclusiones

La gracia de este Tablero Kanban es poder compartirlo en la nube de Microsoft OneDrive, para lo que está hecho únicamente con fórmulas y no contiene macros VBA, pues no funcionan en Excel para la Web.

El truco principal es usar masivamente los hipervínculos, pues es imposible editar las tarjetas en el Tablero Kanban, por lo que se vincula cada línea de una tarjeta con la tarea asociada en la hoja 'Datos', en la que se edita cualquier campo de las tareas.

Excel para la Web ha cambiado drásticamente la forma de abrir un vínculo desde hace unas semanas, lo que ha generado muchas quejas entre los usuarios de Excel Online pues, si se selecciona una celda, ahora obliga a usar la tecla Control (Ctrl) y hacer clic en el enlace. Ver las quejas en estos enlaces:

• Desactivar Ctrl+clic Excel Online | El foro Excel de TodoExcel.com

• I cannot remove the 'ctrl and click option for hyperlink - I JUST want - Microsoft Community

En Excel de escritorio no hace falta presionar la tecla Control para abrir un vínculo, solamente con hacer clic en él, como ocurre en cualquier página Web.

En esta imagen animada muestro un workaround con el que no hace falta presionar la tecla Control para abrir un vínculo en Excel para la Web:

1) Pasar el ratón por encima del enlace.

2) En la ventana que se abre, hacer clic en el enlace.

Habrá que acostumbrarse a abrir los vínculos en Excel para la Web de esta manera, para no tener que usar la tecla Control, mientras Microsoft hace caso a los usuarios y actualiza Excel para la Web, para que los enlaces se abran con un solo clic, como siempre ha sido, o hasta que exista una opción para no usar la tecla Control, como ocurre en las opciones de las versiones de escritorio de Word y Outlook.

Escribe un comentario si tienes dudas o si se te ocurren ideas de mejora de este Tablero Kanban.