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Hace poco tiempo publiqué los primeros cambios en el Control Horario de un amigo funcionario para que "el copiar y pegar se va a acabar":
Los segundos cambios en el Control Horario servirán para no tener que copiar y pegar los meses anteriores para crear los siguientes meses, pues ya están creados los 12 meses del año 2025 en 4 minutos, ¡y sin errores!
A la velocidad de mi amigo, crear los 12 meses le hubiera costado: 4 minutos cada hoja x 12 hojas = 48 minutos, pues usa un método manual de copia/pega que induce a generar errores, ¡hasta para el que sabe cómo copiar y pegar!
Mi amigo funcionario quería enseñar a otra funcionaria cómo crear el siguiente mes en el Control Horario, partiendo del mes anterior. Estuve por grabarlo con el móvil, pero me contuve, pues estaba prohibido grabar dentro del edificio público en el que nos encontrábamos.
Lo peor es que ese archivo puede estar distribuido por muchos departamentos durante muchos años, y mi amigo no será el primero ni el último funcionario que, para crear un nuevo mes, ¡copia y pega las filas del mes anterior!
Y eso ocurre ciertamente desde hace muchos años, y seguirá a perpetuidad si no cambian ese archivo Excel, pero no es normal que los funcionarios cambien nada de lo que usan en su día a día. ¡Y este archivo lo usan cada día para registrar las entradas y salidas!
Mi amigo funcionario (¿seguirá siéndolo después de leer esto?) me dijo muy seriamente que a él le llevaba unos 4 minutos copiar y pegar un mes para crear el siguiente mes.
¡Multiplícalo por 100 funcionarios y tendrás 400 minutos improductivos al mes! ¡Unos 4.800 minutos al año! ¡O sea, 80 horas al año!
¡O más si no son muy diestros en copiar y pegar filas de 2 en 2, que es el método manual de mi amigo!
¡Y fácilmente se equivocarán al copiar y pegar, arrastrando los errores de mes en mes!
¡Con el agravante de que, si les cuesta memorizar como copiar y pegar, tendrán que preguntarle de nuevo dentro de un mes al funcionario que sabe cómo hacerlo!
¡Y para explicar cómo copiar y pegar se necesitan más de 4 minutos, como comprobé el otro día en directo!
¡Mi amigo necesitó más de 30 minutos para explicarle a la funcionaria cómo copiar y pegar la hoja del mes!
¡Como la funcionaria no se enteraba de nada, al final él mismo tuvo que crear el mes de marzo!
¡Hubiera sido más fácil pasarle una copia del mes de marzo a la funcionaria que no se enteraba de nada!
¡O mucho mejor! ¡Pasarle una copia de mi Control Horario con los cambios que explico si sigues leyendo!
Los primeros cambios del Control Horario los puede aprender a hacer un usuario principiante, con lo que conseguirá, poco a poco, avanzar en sus conocimientos de Excel, aprendiendo sobre las fórmulas y los formatos condicionales de Excel.
Los segundos cambios del Control Horario son más avanzados, y preparados para que un usuario principiante de Excel pueda comenzar a registrar desde el primer día su Control Horario, sin necesidad de copiar y pegar nada.
Eso sí, analizando este nuevo Control Horario, se puede alcanzar el nivel de experto en fórmulas de Excel y en la función HIPERVINCULO, aunque no daré explicaciones detalladas, pues me he propuesto diseñar más y documentar menos, por lo que solo responderé a las dudas y consultas que hagas en los comentarios de este blog sobre estos cambios.
Si me sigues, ya sabrás que soy partidario de hacer cambios a los controles antes que los controles nos controlen a nosotros. Si una plantilla en Excel se va a usar muchas veces, es mejor dedicarle unas horas a automatizarla, mejorarla y protegerla, para intentar que los usuarios no cometan errores, no borren datos accidentalmente, o no destrocen las fórmulas, los formatos condicionales o la funcionalidad del control.
Con estos segundos cambios he procurado también que mejore la usabilidad y la accesibilidad del control en Excel, siguiendo los procedimientos recomendados por Microsoft:
La segunda versión incluye principalmente los siguientes cambios:
1) Nueva hoja de 'INICIO', con un calendario anual con los 12 meses del año. Se puede editar el nombre del Empleado y los Motivos de ausencia. Todos los días contienen hipervínculos para ir al día de la hoja del mes correspondiente. También se puede ir fácilmente al día de hoy.
2) Ya están creadas las 12 hojas con los meses del año 2025, nombradas así: 2025mm, siendo mm el número del mes con 2 cifras.
3) Nueva hoja de 'FESTIVOS', con una tabla para definir los días festivos del año, que habrá que editar para adaptarla a las fiestas del usuario del Control Horario. Con hipervínculos para ir a cualquier día festivo en la hoja del mes correspondiente. Son las flechas de la columna C.
Observa que en la barra de estado de todas las hojas aparece el mensaje: Accesibilidad: todo correcto
En el vídeo explico cómo usar la segunda versión del Control Horario.
Descarga los segundos cambios del Control Horario y pruébalo, tanto en Excel para escritorio como en Excel para la Web.
Abre el archivo y presiona el botón: Habilitar edición cuando aparezca el aviso de VISTA PROTEGIDA.
Las hojas están protegidas sin contraseña para que sea fácil analizar las fórmulas y los formatos condicionales.
ATENCIÓN: Se puede modificar este libro de Excel respetando esta licencia:
Creative Commons — Atribución-NoComercial-CompartirIgual-No portada — CC BY-NC-SA 4.0
Prueba el Control Horario cambiando:
1) El nombre del Empleado en la celda INICIO!AA3, lo que cambiará el empleado en todas las hojas de meses, en la celda: 2025mm!O2, siendo mm el número de mes con dos cifras.
2) Actualiza los Motivos de ausencia en el rango INICIO!AA7:AA16, con lo que aparecerán en la lista desplegable de la hojas de meses, en el rango: 2025mm!M6:M36
3) Actualiza la tabla de la hoja de FESTIVOS con la fiestas de tu puesto de trabajo.
4) Cambia las horas de tu jornada diaria en la celda: 2025mm!K2
5) Cambia el Saldo en horas al comienzo del mes en la celda: 2025mm!M2
6) Añade Motivo de ausencia en cualquier día del rango: 2025mm!M6:M36
7) Escribe Comentarios en cualquier día del rango: 2025mm!N6:N36
8) Registra las horas de entrada y salida de hoy, en el rango: 2025mm!D6:I36
9) Imprime la hoja de un mes y Firma manualmente cada día trabajado, en el rango: 2025mm!O6:O36
Los próximos cambios aún están en el tintero, por lo que no voy a adelantar nada.
Comenta si necesitas más explicaciones de estos cambios, o las dudas que tengas, o si encuentras algún error en este Control Horario.
3 Response to "Segundos cambios en el Control Horario"
Hola, muchas gracias por su trabajo. Esto es justo lo que intentaba hacer y no es fácil.
Me gustaría si se pudiera añadir algún sitio donde poner el total de horas anuales según cada convenio y que se calculen si faltan o sobran horas y si sobran la empresa nos tiene que dar mas días libres para cumplir el convenio, bien de libre disponibilidad o asignándolos como libres la propia empresa. Y si al final del año hemos hecho mas horas por horas extras por cuánto nos pasamos de ese total anual exigido por convenio.
Hola anónimo/a, me agrada tu agradecimiento por mi trabajo, pues no es fácil si no se tienen suficientes conocimientos de Excel.
Estoy diseñando los terceros cambios que pronto publicaré, con un resumen estadístico de las horas mensuales y anuales.
La tercera entrega puede serte útil para comprobar si las horas anuales se ajustan al convenio, por lo que tendrás que ser paciente y esperar unos días.
Salu2,
Pedro Wave
Genial, muchísimas gracias por su respuesta.
Otra cosa que me gustaría proponerle es que al utilizarlo me he dado cuenta que pone un horario diario de 8 horas, pero en mi caso trabajo 8.30 horas de Lunes a jueves y 6 horas los viernes y no puedo variarlo, esto me afectaría por ejemplo si hay festivos o vacaciones en el cómputo total de horas. ¿Habría alguna manera de poder modificar el horario para poderlo personalizar?
Un saludo y muchas gracias.
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