Si alguien piensa que es fácil añadir una fila más a las rúbricas,
¡está muy equivocado!
Mi mejor regalo de Reyes Magos
Es como un
encaje de bolillos, similar al que hacíamos mi hermano, q. e. p. d., y yo de niños
construyendo maquetas de barcos con palillos, siguiendo muchos pasos
hasta alcanzar el resultado final.
El mejor regalo que nos traían los
Reyes Magos
eran cajas de palillos y pegamento con los que podíamos construir
cualquier cosa...
¡Es lo mismo que hago ahora con Excel, que puedo construir cualquier
cosa: hojas; libros; plantillas; prototipos o maquetas!
Cómo añadir una fila más a las rúbricas
El resultado de
añadir un fila más al cálculo de notas con rúbricas se
puede ver en esta imagen:
¡No es tan fácil como agregar una fila más en una tabla de Excel!
Para añadir la nueva fila 13 de la imagen, con un nuevo criterio, hace
falta:
Crear un nuevo criterio en la celda B13.
Cambiar los porcentajes de los criterios en la columna C.
Crear el Grupo 5 de botones de opción.
Crear 4 nuevos botones de opción.
Vincular los 4 botones a la misma celda oculta en O13.
Ampliar los formatos condicionales a la fila 13.
Calcular la nota del nuevo criterio en la celda M13.
Modificar las fórmulas de las celdas M2 y M3 para calcular la nota final.
Editar el texto de las celdas: E13, G13, I13 y K13.
Son suficientes cambios para que, hasta un usuario intermedio de Excel, no
logre conseguir llevar a cabo satisfactoriamente este
encaje de bolillos.
Cuando publiqué los pasos a seguir por primera vez, una lectora me contestó
lo siguiente:
En el paso de copiar botones ya me pierdo... pues no me aparece la opción...
sería posible facilitarte mi email por privado y que me facilites la
plantilla con una fila más? le estaría muy agradecida. Un saludo
Le contesté lo siguiente:
No es posible que envíe plantillas a correos privados, pues mi meta es
compartirlas con mis lectores anónimos. Tendrás que esperar a ver esta
plantilla en mi blog, pues pienso publicarla con una fila más, como
deseas...
Pasos para añadir más criterios
Pero antes de que descargues la plantilla, al final de este artículo, sería
interesante que aprendas a añadir una fila más a la rúbrica, por si algún
día quieres añadir más criterios.
Estos son los 31 pasos a seguir para añadir una fila más a la rúbrica de la
hoja 'Cuaderno':
1) Desproteger la hoja desde la cinta de opciones: Revisar > Desproteger
hoja
2) En la cinta de opciones: Inicio > Buscar y seleccionar > Panel de
selección...
3) Seleccionar: Grupo Botones
4) En la cinta de opciones: Formato de forma > Agrupar > Desagrupar
5) Presionar la tecla de escape: <Esc>
6) Seleccionar la fila 13.
7) Insertar 2 filas.
8) Seleccionar las filas 9 a 11.
9) En la cinta de opciones: Inicio > Portapapeles, seleccionar la brocha:
Copiar formato
10) Pegar el formato en las filas 11 a 13.
11) Mover hacia abajo la imagen: Copyright
12) Seleccionar en la cinta de opciones: Inicio > Buscar y seleccionar
> Panel de selección...
13) Copiar Grupo 4 y Opción Botón 44, 43, 42 y 41.
14) Pegarlos en la fila 13.
15) Cambiarles el nombre: Grupo 5 y Opción Botón 54, 53, 52 y 51.
16) Mover el grupo y los 4 botones pegados hacia el final en el Panel de
selección...
17) Presionar la tecla de escape: <Esc>
18) Ocultar: Grupo 1 a 5.
19) Copiar la celda M11 en la celda M13.
20) Cambiar el porcentaje al 20% en las celdas: C5, C7, C9, C11 y C13.
21) Editar la fórmula del formato condicional de la celda C13:
=O(REDONDEAR(SUMA($C$5:$C$13);2)<0,99;REDONDEAR(SUMA($C$5:$C$13);2)>1)
22) Seleccionar el Opción Botón 54
23) Hacer clic derecho en la selección y elegir: Formato de control...
24) Vincular con la celda: $O$13 y presionar el botón: Aceptar
25) En el Panel de selección, presionar el botón: Ocultar todo
26) Editar el texto en las celdas: B13, E13, G13, I13 y K13.
27) Ocultar: Grupo 1 a 5.
28) Modificar la fórmula de la celda M2:
=10*SUMA($M$5:$M$13)/($E$3*CONTAR.SI($C$5:$C$13;">0"))
29) Modificar la fórmula de la celda M3:
=SUMA($M$5:$M$13)&"/"&$E$3*CONTAR.SI($C$5:$C$13;">0")
30) Proteger la hoja.
31) Guardar el libro con otro nombre.
¡¡¡ Bien hecho si has llegado hasta aquí !!!
Descarga las rúbricas mas recientes
Descarga la versión 2, con una fila más en el cuaderno de rúbricas con un
nuevo criterio, desde este enlace:
Abre el archivo y presiona el botón: Habilitar edición cuando
aparezca el aviso de VISTA PROTEGIDA.
El archivo es compatible con versiones desde Excel 2010, tiene las hojas
protegidas sin contraseña para evitar que los usuarios alteren las fórmulas,
y no contiene macros.
ATENCIÓN:
Se puede modificar este libro de Excel respetando esta licencia:
🔝Select the language of this blog post in the Google box at the top
left.
🎄 Sirva este artículo para felicitar la Navidad a mis lectores 🎄
Actualización 2025-12-22:Nueva calculadora Excel para bajarse la
lista definitiva de premios de la Lotería Nacional de Navidad española del 22
de diciembre de 2025, y comprobar desde el día del sorteo si nos tocaron los
números que jugábamos.
Desde las 9:00 horas en España, una hora menos en las islas Canarias y hasta
que acabe el sorteo, puedes actualizar cada minuto o cada hora, según tu
ansiedad por hacerte rico, la Calculadora de Premios con el menú:
Datos | Actualizar todo (Control + Alt + F5)
NOTA: Este artículo lo publiqué por primera vez el 22 de diciembre de
2014 y cada año lo actualizo con el nuevo sorteo de Navidad. La próxima
actualización será el próximo 22 de diciembre de 2026.
Mi Lotería de Navidad Española
¿Y si nos ha tocado la lotería?
¡Cosa estadísticamente muy poco probable!
¿Y si nos toca pagar la lotería? ¡Cosa segura!
¿Acaso hay alguien tan holgado económicamente que pueda pagarla en
metálico? ¿O en "negro"?
Si lo normal es ¡tener que pedir un crédito! para poder
comprar los décimos de la lotería...
INSTRUCCIONES:
Introduce los números que juegas en el rango de celdas B8:B27 y los importes
que juegas en el rango C8:C27, y se calcularán automáticamente los premios
que te han tocado.
ATENCIÓN:
He ampliado a 20 los números a comprobar si están premiados.
Calculadora de visitas a este blog
Adelanto que a mí tampoco me ha tocado la lotería, pero voy a acabar el año
con
más de un millón cuatrocientas mil visitas a este blog, gracias a los más
de medio millón de lectores como tú, que se interesan por los artículos que voy escribiendo sobre Excel.
Mi lotería
No esperes que adivine los números premiados en la lotería, pues la lotería
es un asunto cuyo resultado depende de la suerte o la casualidad.
Para comprobar los números de la
Lotería de Navidad con Excel ¡como a mí me gusta! y ¡saber si aún
debemos pagar 21 € por un café!, si nos pasa como al del anuncio de hace
unos años, que no tenía ni metálico para comprarla, aquí va mi propuesta:
En lugar de bajar a la cafetería a que nos entreguen un sobre cerrado, que
no sabemos que contiene y darnos una sorpresa, podemos bajarnos la
Calculadora de Premios de la Lotería de Navidad en Excel (descárgala un poco más abajo).
Si sigues sin querer bajar a la cafetería, puedes consultar los números
premiados en Internet:
A mí, como a la mayoría, me toca pagar todos los años la lotería a los
afortunados a los que les ha tocado el Gordo de Navidad y a
¡Hacienda somos todos!
Comprando lotería realmente estás redistribuyendo la pobreza, pues la mayoría de pobres pierde el dinero que juega a la lotería.
Los premios "gordos" los ganan una minoría de nuevos ricos.
0) Hacer clic en "Habilitar edición" en respuesta a:
Este archivo procede de Internet y podría no ser seguro
1) Hacer clic en "Habilitar contenido" en respuesta a la
Advertencia de seguridad:
Se han deshabilitado las conexiones de datos externos
2) Actualizar la tabla de la hoja 'Alambres' con el menú:
Datos | Actualizar todo (Control + Alt + F5)
3) Actualizar la tabla dinámica de la hoja 'Números' con el menú:
Datos | Actualizar (Alt + F5)
Esta plantilla tiene la primera hoja protegida sin contraseña y no contiene
macros, únicamente tiene una conexión a las tablas de la Lotería de Navidad
española, y
¡todo el cálculo se realiza sólo con fórmulas y una tabla dinámica!
Videotutorial de la Calculadora de Premios
Problemas con la descarga de la lista oficial
Con este aporte se pueden descargar los números de la página oficial, pues
desde el archivo pdf, que publica Loterías y Apuestas del Estado, no se
permite la copia de los números premiados.
La descarga del archivo pdf se hace desde este enlace:
La imagen con los Permisos del archivo muestra las opciones de
seguridad del archivo pdf, descargado con la lista completa de los números
de la lotería, comprobando que no se permite nada excepto Imprimir
(en "Alta resolución"). No se permite la copia de contenido y ni
siquiera está activada la accesibilidad al contenido, por lo que no ayuda a
obtener la lista de números premiados en Excel.
Cómo funciona la Calculadora de Premios
Con mi plantilla se establece una conexión a la web de
Loterías y Apuestas del Estado:
En esta imagen animada muestro las propiedades de: Conexión Lotería
En la consulta web es importante hacer clic en cada uno de los 10 alambres
de la Tabla 1, para que queden marcados todos los alambres. Las 9 tablas
restantes se importan automáticamente.
Y se consigue un listado de hasta 20 números premiados en cada uno de los 10
alambres de cada una de las 10 tablas de extracciones, generando
automáticamente y pudiendo consultar todos los números premiados el 22 de
diciembre. Los reintegros de la última cifra del premio "GORDO" se
calculan con una fórmula adicional.
TRUCO:
Para poder marcar cada uno de los alambres, previamente se debe acceder a:
Opciones de consulta web
Y marcar:
Deshabilitar redireccionamiento de consultas web
Por supuesto que mi plantilla no contiene ninguno de los números de la
lotería pues, si así fuera, tendría que pagar al Estado "royalties"
(en la lengua española serían regalías) y cada cual es libre de
conectar y descargar los números premiados.
Cómo cobrar la Lotería de Navidad
Si te han caído menos de 2.000 euros, puedes cobrarlos en cualquier
Administración de Loterías de España.
Si te han caído 2.000 euros o más, los décimos debes cobrarlos en una
oficina de las entidades bancarias concertadas con Loterías y Apuestas del
Estado. Estas son BBVA y CaixaBank.
A fin de evitar colas innecesarias, se recomienda
concertar una cita con el director de la sucursal escogida,
especialmente para las cuantías de premios mayores, y personarse todos los
jugadores de los décimos premiados, para que Hacienda sepa cuánto has ganado
en premios de la lotería estatal, y para que te retenga automáticamente el
20% sobre los premios que superen los 40.000 €, pues los primeros 40.000 €
están exentos. Hacienda retiene 72.000 € por un décimo del premio "GORDO"
virtual de 400.000 €, con lo que el premio "gordo" real es de 328.000 €. Si
el décimo está compartido, cada participante tributa solo por su parte
proporcional, y también se aplica el mínimo exento a cada uno. Si un décimo
del gordo lo juegan entre 10, ninguno pagará impuestos y
¡cada participante cobrará 40.000 € de la décima parte del décimo "gordo"
premiado!
Puedes cobrar los premios desde la misma tarde del 22 de diciembre y
tienes de plazo tres meses desde el día siguiente al sorteo, es decir,
hasta el 24 de marzo de 2026.
Eso sí, siempre que no se hayan repartido más participaciones que décimos
cobrados: "Acabaremos en los juzgados, con uno que denuncie", como ha pasado aquí:
Comprueba si te han tocado los números que juegas sin necesidad de tener
Excel.
Para ajustar el zoom en la nube:
En el móvil o celular usa dos dedos en la pantalla, como haces para
ampliar o reducir una foto.
En el PC sitúa el cursor dentro del buscador y presiona la tecla
<Control> girando la ruleta del ratón.
INSTRUCCIONES:
1) Introducir los números e importes jugados.
2) Actualizar los números premiados pulsando el botón de abajo:
Actualizar todas las conexiones de datos, o presionando la combinación de teclas: Control + Alt + F5
AVISO:
Tus datos no se guardan en la nube. Para guardar tus datos, descarga el
archivo haciendo clic en el botón: Descargar
Todos esos cambios tienen una característica común:
Se pueden abrir en la nube de Microsoft OneDrive, y compartirlos con
tu empresa y con el
Ministerio de Trabajo español.
Con estos cuartos y últimos cambios he ajustado algunas de las 4.308
fórmulas del libro, y explicaré cómo funciona cualquiera de las 4 versiones
del
Control Horario en Excel para la Web, sin la necesidad de tener
instalado Excel, y con solo crear una cuenta gratuita en esta página:
Con dicha cuenta podrás acceder a las versiones web y móvil de aplicaciones
como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneDrive, con 5 GB de almacenamiento
en la nube. Excel para la Web no trabaja con macros VBA, pero incluye todas
las funciones más actualizadas de Microsoft 365, con lo que sirven para
aprender a usarlas en las fórmulas de Excel. Y ya sabes que la mejor manera
de aprender es practicando...
Cuartos cambios en el Control Horario
Al abrir el Control Horario en Excel para la Web, tenemos acceso a
toda la funcionalidad del registro de horas de cualquier tipo de jornada, y
se añade una funcionalidad muy importante, que luego explicaré. Este es el
resultado:
En las hojas de cada mes '2025mm' (siendo mm: mes en 2 cifras)
y en la hoja 'HORARIO' he insertado la hora actual, para que
no te despistes, aunque en Excel para la Web no se puede actualizar la hora
presionando la tecla <F9>, sino en la cinta de opciones seleccionando:
Fórmulas > Calcular libro
De todos modos, la hora actual se actualiza cuando se edita cualquier celda
de cualquier hoja, sin hacer nada más.
En la hoja 'HORARIO' la fecha y hora actuales están en el rango
B8:B11 y en la celda B13, respectivamente. Con la flecha de la celda B7 se
puede ir al día actual para registrar las horas de hoy mismo.
En las hojas de cada mes, la hora actual está en la celda Q2. Con la flecha
de la celda R2 se puede ir al día de hoy.
El valor de la celda Q2 se puede copiar y pegar en cualquiera de las 3 horas
de entrada y salida, para poder registrar fácilmente la hora actual del día
de hoy, en vivo y en directo, por ejemplo para iniciar, pausar, reiniciar o
finalizar inmediatamente una jornada de teletrabajo.
Control Horario en la nube
Hay grandes ventajas de tener el
Control Horario en la nube de Microsoft OneDrive:
1) Acceder con Excel para la Web desde un navegador o un móvil o celular.
2) Compartir los registros horarios con tu jefe o con tu empresa o con el
Ministerio de Trabajo español.
3) Auditar los cambios en los registros horarios, verificando la fecha y
hora de los cambios.
4) Intentar cumplir las leyes estatales sobre el registro de horas diarias
de cualquier empleado.
Por ejemplo en España se quiere implantar este año un nuevo
registro horario digital, a la vez que se reducirá la jornada semanal
a un máximo de 37,5 horas aunque, como mi amigo funcionario ya disfruta de
esas horas, seguro que exige jornadas reducidas de 35 horas a la semana.
Pero, si yo fuera él, pediría directamente 32 horas semanales, para ir a la
oficina 4 días de 8 horas. ¡Por pedir que no quede!
Con el registro horario digital se pretende erradicar el fraude en
las horas extra no remuneradas y garantizar que todos los trabajadores
tengan un control claro y accesible de su jornada laboral.
¿Por qué no comienzas usando mi Control Horario para saber cuántas
horas extras dejas de cobrar?
Control Horario compartido
Inserto aquí mi Control Horario para que lo pruebes, y puedas
registrar las horas.
Cópialo con el botón de abajo a la derecha y compártelo en
tu nube de OneDrive, desde donde podrás usarlo en tu día a día, y
estará totalmente operativo si lo abres en Excel para la Web.
Navega dentro de este Excel para la Web insertado en mi
blog.
Para ajustar el zoom en la nube:
En el móvil o celular usa dos dedos en la pantalla, como haces para
ampliar o reducir una foto.
En el PC sitúa dentro el cursor y presiona la tecla <Control>
mientras giras la ruleta del ratón.
Descarga el Control Horario
Descarga los cuartos cambios del Control Horario y pruébalo,
tanto en Excel de escritorio como en Excel para la Web desde este enlace:
He añadido la hora actual al Control Horario, lo que me sirve de
excusa para explicar las ventajas de usarlo en Excel para la Web.
Cómo funciona el Control Horario en Excel para la Web
Se define el mes en el nombre de la hoja, para poder ir a la hoja de un mes
determinado mediante hipervínculos. El nombre de las hojas de meses está
definido por: 2025mm, siendo mm: las 2 cifras del mes.
En Excel de escritorio se puede leer el nombre de las hojas para determinar
a que mes corresponde cada hoja, pero eso no es posible en Excel para la
Web, por lo que hay que editar los valores de Año y Mes en cada hoja de mes,
en las celdas C40 y E40, respectivamente, que solamente son visibles en
Excel para la Web.
En la imagen se ve la hoja '202504' del mes de abril de 2025.
AVISO:
Si se modifican el Año o el Mes, en las celdas C40 y E40, será erróneo si no
coinciden con el nombre de la hoja del mes.
Las dos celdas anteriores están ocultas en Excel de escritorio, gracias a
los nombres definidos en el Administrador de nombres, que se puede abrir
desde la cinta de opciones: Fórmulas > Administrador de nombres
La lectura del nombre de la hoja y del archivo se hace con la
función CELDA, que hay que llamarla con un nombre definido en el Administrador de
nombres. Esta función devuelve un valor en Excel de escritorio pero devuelve
un error en Excel para la Web.
A la derecha se muestra el aspecto del
Administrador de nombres en Excel para la Web.
Hacen falta los siguientes nombres definidos:
Nombre_Ruta: =CELDA("filename";!$A$1)
En Excel de escritorio devuelve la ruta completa del archivo y el nombre
de la hoja, llamada con el primer argumento en inglés "filename", que
sirve para cualquier idioma de Excel, y el segundo argumento con
referencia absoluta a la celda A1 de cualquier hoja, pues se ha añadido
antes un signo de admiración: !$A$1
Obtiene el nombre del archivo, tanto en Excel de escritorio como en Excel
para la Web.
Próximos cambios en el Control Horario
IMPORTANTE:
En España se deben conservar los registros diarios de la jornada y las horas
realizadas a través de cualquier medio que garantice su preservación,
fiabilidad e inalterabilidad. Deben ser conservados, como mínimo, durante un
periodo de cuatro años, lo que es posible guardándolos en Microsoft OneDrive
y abriéndolos en Excel para la Web, como he explicado en este artículo.
Estoy pensando en si habrá más cambios en mi Control Horario, pero lo
que sí tengo claro es que no lo decidiré yo, si no algún funcionario que se
aburra, o algún político de diferente signo, que quiera cambiar la ley delControl Horario Digital.
Desde hoy puedes comenzar a registrar las horas con mi
Control Horario. Eso sí, mi amigo funcionario no está obligado por
ley a usar ningún Control Horario Digital, por lo que no cambiarán
sus rutinas y seguirá usando su hoja de cálculo, que puedes ver
aquí.
ACTUALIZACIÓN:
Mi amigo funcionario me ha alegrado el día, pues me ha dicho que está
registrando sus horas de abril con los
Segundos cambios en el Control Horario, que a él le basta con poder meter una jornada de 7,5 horas de lunes a
viernes, sin tener que copiar y pegar los meses del año, pues ya están
creados.
Dichos cambios tienen limitaciones graves para registrar las horas de varios
colectivos, pues solamente se puede registrar aburridas jornadas iguales de
lunes a viernes. ¡Como las jornadas de muchos funcionarios!
Y también les falta información anual de los registros horarios,
¡lo que no les hace falta a muchos funcionarios que, por no tener, no
tienen ni
convenio colectivo!
Estas limitaciones se subsanarán con los siguientes cambios en el
Control Horario.
Terceros cambios en el Control Horario
Los terceros cambios en el Control Horario los he hecho para:
1) Generar un resumen anual de las horas y días de cada mes en la
nueva hoja 'HORARIO'.
2) Registrar 3 tipos de horarios diferentes en las hojas de cada
mes: jornadas iguales, jornadas según día de la semana o jornadas por día.
3) Cambiar el nombre de la hoja 'INICIO' por 'CONTROL', con el
calendario de un año.
4) Optimizar varias fórmulas y formatos condicionales.
Los dos últimos cambios no necesitan explicación, por lo que solamente
explicaré los dos primeros cambios.
Como no tengo feedback de mi amigo supongo que, como buen funcionario, no
será de los que cambian ninguna de sus rutinas, y ni siquiera habrá probado
los cambios anteriores, que le mandé antes de publicarlos, como deferencia a
la inspiración que me dio con su registro original de horas.
A primeros de abril le daré un toque para saber si va a seguir usando su
plantilla original, o si cambia de opinión y quiere usar mi
Control Horario, con todos los cambios que le he propuesto.
¡Conociéndolo, seguro que le abruman tantos cambios y se siente
agobiado!
Cambios para añadir un nuevo resumen anual
Esta es la imagen con los datos y los gráficos del nuevo resumen anual, en
la hoja 'HORARIO'.
Con el desplegable de la celda B3 se elige el año del resumen anual, entre
2025 y 2040. Por defecto es el año 2025, para el que ya creé las hojas de
los 12 meses.
La tabla muestra los 12 meses del año, con flechas en la columna F para ir a
cada mes.
Las horas totales registradas están en la columna G.
Las horas de cada jornada laboral están en la columna H.
Las horas de saldo están en la columna I.
Las horas totales anuales están en la fila 16.
Los saldos negativos están marcados con un signo menos, lo que indica que
faltan horas por registrar.
Los DÍAS DE AUSENCIA están en el rango R2:AA16, con hasta 9
Motivos de ausencia definidos en el rango AA7:AA15 de la hoja
'CONTROL', e introducidos las hojas de cada mes como
Motivo de ausencia, en el rango M6:M36
Los DÍAS DE DESCANSO están en el rango N2:Q16, con los sábados,
domingos y festivos que no coincidan con días de ausencia. Los días festivos
únicamente se contabilizan si se ha seleccionado:
Festivo automático en la celda O4 de la hoja del mes. No se cuentan
los sábados y domingos con algún tipo de ausencia.
Los días totales de cada mes están en la columna M. Los días de ausencia
totales están en la columna L. Los días de descanso totales están en la
columna K. Los días en los que hay que registrar las jornadas están en la
columna J.
Las horas y días de un año se representan en dos gráficos. Como ejemplo, en
esta imagen están mis horas registradas.
Se comprueba perfectamente que en agosto tengo que registrar muchas menos
horas, pues estaré de vacaciones unos cuantos días.
¡Y es que con la calor no se puede trabajar!
Cambios para registrar nuevos tipos de horarios
Seleccionando el desplegable de la celda Q4 se consigue registrar 3 tipos de
horarios diferentes en las hojas de cada mes:
b) Horas Semana: Las horas pueden ser diferentes cada día de
la semana, pudiendo trabajar incluso los sábados y los domingos, por
ejemplo en el
sector de restauración.
c) Horas Día: Cada día se registra como un número de horas
diferente. Por ejemplo si eres autónomo.
Ejemplos de Horas Jornada
Se introducen las horas de cada jornada en la celda K2.
Este ejemplo es para una jornada de 8 horas de lunes a viernes, excepto días
de descanso y festivos.
Se introducen las horas de cada día de la semana en el rango Q6:Q12
Este ejemplo es para viernes con jornada reducida, compensando las horas de
menos entre el lunes y el jueves. Es el tipo de jornadas que hacía yo antes
de la autojubilación. Es la más normal para poder escapar los viernes cuanto
antes y disfrutar más los findes de los atascos en las grandes ciudades.
Se introducen las horas de cada día de la semana en el rango Q6:Q12
Este ejemplo es para una camareros y cocineros en el sector restauración,
que descansan entre semana y curran los sábados y domingos, cuando los demás
estamos disfrutando del fin de semana. Con el agravante de que no cobran
ningún plus de nocturnidad, ni por trabajar los sábados y domingos.
La oposición se prepara durante unos cuatro años y pico de media, en
riguroso aislamiento (“en casa sin salir más que a misa los domingos y
demás fiestas de guardar”, se lee en las memorias del magistrado Ríos
Sarmiento).
Este ejemplo es para un autónomo que siempre hace más horas que las que
tenía previstas.
¿Echas de menos algún tipo de registro horario que no se pueda hacer con
estos cambios en el Control Horario? Dímelo en un comentario.
Vídeo con los terceros cambios
En el vídeo explico cómo usar la tercera versión del
Control Horario, comenzando por mis reflexiones sobre los diferentes
tipos de jornada.
Rebobina el vídeo para verlo completo.
Descarga el Control Horario
Descarga los terceros cambios del Control Horario y pruébalo,
tanto en Excel para escritorio como en Excel para la Web.
Los segundos cambios en el Control Horario servirán para
no tener que copiar y pegar los meses anteriores para crear los
siguientes meses, pues ya están creados los 12 meses del año 2025 en 4 minutos, ¡y sin
errores!
A la velocidad de mi amigo, crear los 12 meses le hubiera costado: 4 minutos
cada hoja x 12 hojas = 48 minutos, pues usa un método manual de copia/pega
que induce a generar errores, ¡hasta para el que sabe cómo copiar y pegar!
Mis motivos para diseñar la segunda versión
Mi amigo funcionario quería enseñar a otra funcionaria cómo crear el
siguiente mes en el Control Horario, partiendo del mes anterior.
Estuve por grabarlo con el móvil, pero me contuve, pues estaba prohibido
grabar dentro del edificio público en el que nos encontrábamos.
Lo peor es que ese archivo puede estar distribuido por muchos departamentos
durante muchos años, y mi amigo no será el primero ni el último funcionario
que, para crear un nuevo mes, ¡copia y pega las filas del mes anterior!
Y eso ocurre ciertamente desde hace muchos años, y seguirá a perpetuidad si
no cambian ese archivo Excel, pero no es normal que los funcionarios cambien
nada de lo que usan en su día a día.
¡Y este archivo lo usan cada día para registrar las entradas y salidas!
Mi amigo funcionario (¿seguirá siéndolo después de leer esto?) me
dijo muy seriamente que a él le llevaba unos 4 minutos copiar y pegar un mes
para crear el siguiente mes.
¡Multiplícalo por 100 funcionarios y tendrás 400 minutos improductivos al
mes! ¡Unos 4.800 minutos al año! ¡O sea, 80 horas al año!
¡O más si no son muy diestros en copiar y pegar filas de 2 en 2, que es el
método manual de mi amigo!
¡Y fácilmente se equivocarán al copiar y pegar, arrastrando los errores de
mes en mes!
¡Con el agravante de que, si les cuesta memorizar como copiar y pegar,
tendrán que preguntarle de nuevo dentro de un mes al funcionario que sabe
cómo hacerlo!
¡Y para explicar cómo copiar y pegar se necesitan más de 4 minutos, como
comprobé el otro día en directo!
¡Mi amigo necesitó más de 30 minutos para explicarle a la funcionaria cómo
copiar y pegar la hoja del mes!
¡Como la funcionaria no se enteraba de nada, al final él
mismo tuvo que crear el mes de marzo!
¡Hubiera sido más fácil pasarle una copia del mes de marzo a la funcionaria
que no se enteraba de nada!
¡O mucho mejor! ¡Pasarle una copia de mi Control Horario con los
cambios que explico si sigues leyendo!
Cambios en el Control Horario del año 2025
Los primeros cambios del Control Horario los puede aprender a hacer
un usuario principiante, con lo que conseguirá, poco a poco, avanzar en sus
conocimientos de Excel, aprendiendo sobre las fórmulas y los formatos
condicionales de Excel.
Los segundos cambios del Control Horario son más avanzados, y
preparados para que un usuario principiante de Excel pueda comenzar a
registrar desde el primer día su Control Horario, sin necesidad de
copiar y pegar nada.
Eso sí, analizando este nuevo Control Horario, se puede alcanzar el
nivel de experto en fórmulas de Excel y en la función
HIPERVINCULO, aunque no daré explicaciones detalladas, pues me he propuesto diseñar más
y documentar menos,
por lo que solo responderé a las dudas y consultas que hagas en los
comentarios de este blog sobre estos cambios.
Si me sigues, ya sabrás que soy partidario de hacer cambios a los controles
antes que los controles nos controlen a nosotros. Si una plantilla en Excel
se va a usar muchas veces, es mejor dedicarle unas horas a automatizarla,
mejorarla y protegerla, para intentar que los usuarios no cometan errores,
no borren datos accidentalmente, o no destrocen las fórmulas, los formatos
condicionales o la funcionalidad del control.
Con estos segundos cambios he procurado también que mejore
la usabilidad y la accesibilidad del control en Excel, siguiendo los
procedimientos recomendados por Microsoft:
La segunda versión incluye principalmente los siguientes cambios:
1) Nueva hoja de 'INICIO', con un calendario anual con los 12 meses
del año. Se puede editar el nombre del Empleado y los
Motivos de ausencia. Todos los días contienen hipervínculos para ir
al día de la hoja del mes correspondiente. También se puede ir fácilmente al
día de hoy.
2) Ya están creadas las 12 hojas con los meses del año 2025, nombradas así:
2025mm, siendo mm el número del mes con 2 cifras.
3) Nueva hoja de 'FESTIVOS', con una tabla para definir los días
festivos del año, que habrá que editar para adaptarla a las fiestas del
usuario del Control Horario. Con hipervínculos para ir a cualquier
día festivo en la hoja del mes correspondiente. Son las flechas de la
columna C.
Observa que en la barra de estado de todas las hojas aparece el mensaje:
Accesibilidad: todo correcto
Vídeo con los segundos cambios en el Control Horario
En el vídeo explico cómo usar la segunda versión del Control Horario.
Descarga el Control Horario
Descarga los segundos cambios del Control Horario y pruébalo,
tanto en Excel para escritorio como en Excel para la Web.
1) El nombre del Empleado en la celda INICIO!AA3, lo que
cambiará el empleado en todas las hojas de meses, en la celda:
2025mm!O2, siendo mm el número de mes con dos cifras.
2) Actualiza los Motivos de ausencia en el rango
INICIO!AA7:AA16, con lo que aparecerán en la lista desplegable de la
hojas de meses, en el rango: 2025mm!M6:M36
3) Actualiza la tabla de la hoja de FESTIVOS con la fiestas de
tu puesto de trabajo.
4) Cambia las horas de tu jornada diaria en la celda:
2025mm!K2
5) Cambia el Saldo en horas al comienzo del mes en la celda:
2025mm!M2
6) Añade Motivo de ausencia en cualquier día del rango:
2025mm!M6:M36
7) Escribe Comentarios en cualquier día del rango:
2025mm!N6:N36
8) Registra las horas de entrada y salida de hoy, en el rango:
2025mm!D6:I36
9) Imprime la hoja de un mes y Firma manualmente cada día
trabajado, en el rango: 2025mm!O6:O36
Los próximos cambios aún están en el tintero, por lo que no voy a adelantar
nada.
Comenta si necesitas más explicaciones de estos cambios, o las dudas
que tengas, o si encuentras algún error en este Control Horario.
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El copiar y pegar se va a acabar
"El copiar y pegar se va a acabar", le dije hace poco a un amigo funcionario, al verle usar Excel como un
principiante.
Copiaba la hoja de febrero y creaba la de marzo, y editaba manualmente las
filas de marzo copiando y pegando filas de dos en dos. Lo hacía en un
archivo que le servía para revisar su Control Horario de los días de
un mes. Según me decía, le costaba menos de 5 minutos copiar y pegar un
nuevo mes.
Hace unos días le mandé un Control Horario con el que crear un nuevo
mes en segundos, sin copiar ni pegar nada. ¡Y sin equivocarse!
¡Lo automaticé usando únicamente fórmulas de Excel!
¡Sin necesidad de programar nada de código VBA!
En esta imagen animada se ven las hojas de febrero de mi amigo, con su
versión
"con la que hay que copiar y pegar", y con mi versión "con la que el copiar y pegar se va a acabar".
ATENCIÓN:Este Control Horario no lo he hecho en plan profesional sino
didáctico, pues con cada uno de los cambios podrás aprender varias técnicas
con las que dominar las hojas de cálculo,
¡como un usuario avanzado!
¡¡¡ Sigue leyendo si quieres dejar de ser un usuario principiante en
Excel !!!
Control Horario Digitalizado
Algunos funcionarios españoles ya hacen la jornada reducida de 7:30 horas
pero, de todos modos, al indiferente se le aplicará la legislación vigente
de 8 horas de jornada diaria, mientras no entre en vigor la jornada reducida
en España.
La empresa será la responsable del Control Horario, y será la que
pagará las multas si se cometen irregularidades en su registro:
Todas las empresas, sin importar su tamaño, estarán obligadas a adoptar un
sistema de registro horario digitalizado. La
Inspección de Trabajo y la Seguridad Social
podrá acceder en remoto y en tiempo real, a cualquier hora del día o de la
noche, para intentar detectar irregularidades en el
Control Horario de los trabajadores por cuenta ajena de cualquier
empresa en España, con lo que
"el copiar y pegar se va a acabar"
Aunque creo que, de momento, los funcionarios se libran de este nuevo
control,
¡aunque ya hagan la jornada reducida!
Por lo que todo lo que diré a continuación solamente vale como registro
auxiliar y personal. Y como hace mi amigo funcionario, servirá para comparar
las horas reales con las registradas en el torno de acceso a la oficina.
¡Por si se le olvida fichar alguna entrada y/o salida! ¿O por si se lo
salta?
Descarga el Control Horario
Descarga los cambios en mi Control Horario y pruébalo, tanto en
Excel para escritorio como en Excel para la Web.
En este vídeo explico los cambios más importantes entre una hoja de cálculo
con muy pocas fórmulas, que no calcula casi nada, y una hoja de cálculo con
bastantes fórmulas, para calcular casi todo, por lo que, si usas este
Control Horario,"el copiar y pegar se va a acabar".
Aunque será mucho mejor si aprendes las técnicas para hacerlo por ti mismo.
Cambios en el Control Horario
Partiendo de la hoja de la izquierda he creado la hoja de la derecha con
unos cuantos cambios funcionales y de apariencia que enumeraré a
continuación, usando únicamente fórmulas de Excel.
Lo que no voy a cambiar es la costumbre de los funcionarios de no anotar las
salidas de media hora para tomar el café mañanero.
¡Que no se entere nadie! 🤫
Cambio 1: Días con formato de fecha
TRUCO 1: El cambio en el formato de fechas permite automatizar el resto de la
hoja, por lo que es el cambio principal para diseñar cualquier calendario u
hoja con fechas.
¡Nunca escribas fechas en Excel con números sin formato de fecha!
En la hoja original de mi amigo, que se ve a la izquierda, en el rango
A3:A30 están los 28 días del mes de febrero, escritos como números del 1 al
28.
Siempre he propuesto, en los ejemplos que he subido a mi blog, que los
números de los días sean definidos con un formato de fecha.
En la hoja de la derecha se muestra el cambio 1 en el rango B6:B33. El
cambio de formato se hace seleccionando en la cinta de opciones: Inicio >
Número > Categoría Personalizada > Tipo: d
Con la letra d se ve únicamente el día de la fecha, aunque el contenido de
las celdas es la fecha completa. Por ejemplo, en B6 está el 1 de febrero de
2025.
La celda B6 contiene el primer día del mes, con la fórmula: =miDía1
La celda B7 contiene el segundo día del mes, con la fórmula: =B6+1,
arrastrada a las celdas B8:B36 para obtener hasta 31 días de un mes.
Cambio 2: Mostrar el día de la semana
En la hoja de la izquierda no se sabe qué día de la semana son los días de
la columna A.
La celda C6 contiene la fórmula: =B6, arrastrada en el rango C7:C36,
mostrando el día de la semana de forma abreviada, con el formato de número
personalizado: ddd
Este cambio ayuda a rellenar los registros de entrada y salida de un día
concreto de la semana pues, por ejemplo, se sabe que el 1 de febrero es
sábado.
Cambio 3: Automatizar el título de la hoja
TRUCO 2: Automatiza el título de la hoja para que sea dinámico e incluso
informe de posibles errores.
Si se escriben el mes y el año como textos estáticos, ¡hay que editarlos de nuevo en cada hoja!
En la hoja original, mi amigo ha escrito en A1: FEBRERO y en B1: 2025, por
lo que cuando cree una hoja distinta tendrá que cambiar manualmente el mes
y/o el año.
En la hoja de la derecha se define el título de la hoja en la celda D2 con
la fórmula:
Más adelante explicaré como está definido el Nombre_Hoja.
NOTA:
He elegido arbitrariamente el 1 de enero de 2000, pues supongo que nadie
querrá registrar las horas de hace 25 años.
Con este título dinámico se puede saber:
Si el nombre de la hoja es erróneo, pues debe estar escrito en un formato
especial: con las 4 cifras del año y con las 2 cifras del mes, por
ejemplo: 202502, para febrero de 2025. Avisa del error con este mensaje:
TRUCO 3:
Este es mejor truco de todos los cambios hechos en este
Control Horario,
¡que el nombre de la hoja indique claramente el año y el mes!
Si hay que filtrar el mes para mostrar solamente los días con el mensaje:
Por ejemplo, filtrar febrero para ocultar las 3 filas del rango 34:36.
Si el mes y año son los de la hoja, por ejemplo:
Con lo que al cambiar el nombre de la hoja, cambiará automáticamente el
mes y año.
TRUCO 4: Para obtener el título correcto del mes, la celda D2 contiene el día
primero del mes con un formato de número personalizado con texto entre
comillas: "Control Horario de "mmmm aaaa
ATENCIÓN:
No recomiendo usar celdas combinadas. Siempre que se pueda, hay que evitar
combinar un rango de celdas.
TRUCO 5: No se ha combinado el rango de celdas D2:J2, sino que se ha alineado
horizontalmente, centrado en la selección. Para ello, seleccionar el rango y
seleccionar en la cinta de opciones: Inicio > Alineación > Alineación
del texto > Horizontal:
Centrar en la selección
Cambio 4: Registro de dos descansos
En la hoja de mi amigo solo se podían registrar 2 horas de entrada y 2 horas
de salida, con lo que solamente se podía registrar el descanso de la comida
pues, como hemos dicho, los funcionarios no registran las pausas para
tomarse el café. 🤫
Con la hoja de la derecha se pueden registrar dos descansos: uno para tomar
café y otro para comer, para lo que hacen falta 3 horas de entrada y 3 horas
de salida, en el rango D6:I36.
El formato de estas celdas es personalizado, con horas y minutos:
h:mm
Cambio 5: Registrar horas en días de ausencia
En la hoja de la izquierda se pueden escribir horas en sábados, domingos,
etc., excepto en la celda B3, que oculta las horas con el color de la fuente
de la celda igual al color amarillo del fondo de la celda. Igual es el
efecto que se quiso conseguir para los fines de semana, pero alguien se
olvidó copiar esta fila en el resto de filas del finde.
Eso sí, si hacemos alguna hora en días festivos o de ausencia, no se sumarán
en las columnas F ni G, con las horas reales y el saldo respectivamente, ya
que no existe ninguna fórmula en esas columnas.
En algunos casos hay que trabajar en días festivos, en fines de semana o aún
teniendo permiso, bien teletrabajando o haciendo horas extraordinarias por
causa de fuerza mayor. Eso nunca lo ha contemplado mi amigo funcionario, ni
durante la pandemia...
¡Que se lo digan a los valencianos! ¡Que 4 meses después de la DANA,
aún siguen haciendo horas sin conocimiento para intentar recuperar la
normalidad!
En la hoja de la derecha se pueden introducir horas extras en días en los
que no hay obligación de hacer ninguna hora, pues son cero las horas de la
jornada. O sea, se pueden registrar horas cualquier día que, en principio,
no hay que trabajar.
Como ejemplo se han añadido 3 horas a los 4 sábados, a los 4 domingos y al
día con permiso, lo que suma 9x3 = 27 horas más al saldo de horas.
Cambio 6: Sumar correctamente las horas
En la hoja de la izquierda hay errores en la suma de las horas reales y en
el saldo, pues alguna fórmulas no contemplan nada más que la primera hora de
entrada y de salida.
Seguramente se deberá a haber creado las hojas copiando y pegando filas sin
excesivo cuidado.
En la hoja de la derecha, las fórmulas de totales suman las 3 horas de
entrad y salida.
Cambio 7: Horas como números en lugar de textos
En la hoja de la izquierda el SALDO de la columna G es un texto imposible de
sumar.
En la hoja de la derecha, el rango L6:L36 se ha arrastrado la fórmula:
=REDONDEAR((J6>0)*(MAX(J6;K6)-MIN(J6;K6));5)
Obteniendo la diferencia de horas como valor positivo, con un formato de
celdas como número personalizado: h:mm;;;
Para conseguir el signo negativo delante de las horas de saldo diario, se ha
empleado un formato condicional.
Se compara si el valor del saldo es negativo con la fórmula:
Y en ese caso se la aplica el siguiente formato de número
personalizado: "-"[h]:mm
Lo mismo se hace con el saldo total de horas en la celda L38, con lo que se
consigue que aparezcan y se sumen las horas negativas.
Cambio 8: Sumar las horas sin una columna auxiliar
En la hoja de la izquierda el SALDO de la columna G es un texto imposible de
sumar, con horas positivas y negativas, por lo que el saldo de horas se suma
en la columna I auxiliar.
En la columna I las horas negativas se muestran como un error con el símbolo
de almohadilla (#).
El saldo total de la celda I31 también será erróneo si las horas son
negativas.
En la hoja de la derecha no hace falta una columna auxiliar para obtener el
saldo de horas diarias y mensuales.
Cambio 9: Usar formatos condicionales
En la hoja de la izquierda se marcan en color amarillo los sábados y
domingos, y en fondo verde las ausencias,
copiando y pegando manualmente las filas según los días del
mes.
En la hoja de la derecha los fines de semana se marcan automáticamente en
fondo de color rojo, y los días de ausencia se marcan en fondo de color
verde, usando formatos condicionales, con lo que se consigue automatizar los
días sin ninguna hora en la jornada.
La fórmula para los fines de semana es:
=Y($B6>0;O(DIASEM($B6)=1;DIASEM($B6)=7))
La fórmula para los días de ausencia por cualquier motivo es:
=SI.ERROR(COINCIDIR($M6;$P$6:$P$9;0);0)>0
Con esta fórmula se comprueba si el valor de una celda de la columna M es
uno de los motivos de ausencia en la lista del rango P6:P9
Para ver los formatos condicionales aplicados a la hoja, seleccionar en la
cinta de opciones: Inicio > Formato condicional > Administrar reglas y
en la ventana que aparece, seleccionar en el desplegable de Mostrar reglas
de formato para: Esta hoja
Cambio 10: Filtro para ver los días del mes
En la hoja de la izquierda febrero tiene 28 días, pero marzo tiene 3 días
más, por lo que habrá que añadir 3 filas más manualmente, lo que puede
generar errores. Es lo que ocurre si se te olvida añadirlos o si te
equivocas al copiar y pegar los días 29, 30 y 31 de marzo...
En la hoja de la derecha he añadido un filtro en la celda C4 para filtrar
automáticamente los días del mes de la hoja, pues siempre hay 31 días para
cada mes.
Por ejemplo, hay 28 días de febrero y 3 días de marzo que no aparecen, por
estar desmarcado el mes de marzo. Si se marca marzo en la hoja de febrero,
el título avisa en color de fondo rojo que hay que:
TRUCO 6:
Usar filtros para mostrar u ocultar filas en una hoja.
RESUMEN de los 10 primeros cambios
Y si has llegado a leer hasta aquí te hago un resumen:
Habrás podido descargar el archivo con todos los cambios.
Habrás podido visualizar el vídeo explicando los cambios.
Habrás leído las explicaciones detalladas de los 10 primeros cambios
que he hecho.
Te enterarás que le mandé a mi amigo el archivo para que lo probara, y aún
estoy esperando respuesta desde hace una semana.
¿Será porque febrero es muy corto y no le ha dado tiempo de probarlo?
¡Aunque las semanas de cualquier mes son de 7 días! ¿no?
Si mi amigo me pasa algún día sus registros de horas de marzo, comprobaré
que sigue usando nada más que una hora de entrada y una hora de salida
pues, como buen funcionario, no descuenta nunca las horas de las pausas:
ni para tomar el desayuno, ni el almuerzo, ni la comida. 🤫
Solamente registra la primera hora de entrada a la oficina y la última
hora de salida, con lo que seguro que me pide una versión reducida,
¡que no le voy a hacer en la vida! ¡Que borre columnas manualmente y
revise si se rompe alguna fórmula en las celdas y/o en los formatos
condicionales! ¡Y, si le sigue funcionando el Control Horario, habrá
aprendido algo de estos cambios!
Como este artículo ya es demasiado largo, escribiré un par de artículos más
explicando el resto de los cambios.
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