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Diagrama de Gantt con escenarios de riesgo

En esta imagen animada se visualiza mi nuevo Diagrama de Gantt con escenarios de riesgo: Optimista, Realista y Pesimista.

Hace unos días mi amigo Rubén Dario Stricker publicó un Diagrama de Gantt en su grupo de Facebook que, si te haces miembro del grupo, puedes descargar desde el siguiente enlace:

Diagrama de Gantt Sin DTPicker - Excel & VBA, Aplicaciones Para Todos | Facebook

Como no conseguía que el Date and Time Picker (DTPicker) funcionara en Excel de 64 bits, modifiqué su archivo para añadir un DTPicker a partir del código VBA de un complemento de Excel, y lo publiqué aquí:

Diagrama de Gantt Con DTPicker Riddle - Excel & VBA, Aplicaciones Para Todos | Facebook 

Y se me ocurrió revisar el Diagrama de Gantt que hice hace 12 años, pues está entre las páginas más visitadas de mi blog ya que, sumando las dos referidas a la Planificación de Proyectos y al Diagrama de Gantt, entre las dos acumulan más de 25.000 visitas, ocupando el quinto puesto en el TOP 5 de entradas más vistas de este blog desde siempre, como puedes comprobar en esta imagen:

Puedes leer los dos artículos en los siguientes enlaces:

Diagrama de Gantt con escenarios de riesgo | #ExcelPedroWave

Planificación Gráfica de Proyectos | #ExcelPedroWave

Nuevo Diagrama de Gantt

Por lo que me he propuesto publicar un nuevo Diagrama de Gantt con escenarios de riesgo, revisado y actualizado, para eliminar algunos errores y para ampliar a 30 el máximo número de tareas de un proyecto.

Eso sí, mantendrá la misma estructura del Diagrama de Gantt publicado hace 12 años, por lo que es conveniente leer los dos artículos sobre este tema, enlazados más arriba .

AVISO: Se pueden modificar las celdas con fondo de color amarillo claro.

Este Diagrama de Gantt está traducido al español y al inglés. Para seleccionar el idioma hay un desplegable en la celda B1.

Con el desplegable de la celda O2 se cambia a:

• GANTT: Para ver el gráfico del Diagrama de Gantt.
• ESCENARIOS: Para ver el gráfico de los ESCENARIOS de RIESGO, con los tiempos desglosados según el RIESGO.

Con el desplegable de la celda O7 se cambia el tipo de RIESGO del proyecto:

• OPTIMISTA (mejor caso): con el tiempo óptimo de menor duración histórica de las tareas.
• REALISTA (caso planificado): con el tiempo modal de duración de mayor frecuencia histórica de las tareas.
• PESIMISTA (peor caso): con el peor tiempo, o sea la mayor duración histórica de las tareas.

En el rango C4:C6 se cambia el porcentaje de la duración de las tareas, según el RIESGO del proyecto.

La fecha actual está en la celda W2.

Cómo usar el Diagrama de Gantt

Este Diagrama de Gantt admite un único proyecto con un máximo de 30 tareas. Si necesitas gestionar más proyectos, hará falta crearlos en distintos archivos, con una plantilla por cada proyecto.

Una vez elegido el idioma (Español o English), el tipo de gráfico (GANTT o ESCENARIOS) y el riesgo (OPTIMISTA o REALISTA o PESIMISTA) se deben introducir los datos del proyecto:

• Nombre del proyecto: se escribe en la celda B8.
• Tareas: las 30 tareas posibles del proyecto se introducen en el rango B9:B38, comenzando por la primera tarea y sin dejar tareas en blanco.
• Predecesores: las tareas predecesoras se editan en el rango D10:D38, pudiendo escribir más de una tarea predecesora, separadas por comas. Por ejemplo: 7,8 indica que las tareas 7 y 8 deben finalizar antes de comenzar la nueva tarea, por lo que la fecha inicial dependerá de la fecha final de esas dos tareas.
• Responsables: del proyecto en la celda E8 y de cada una de las tareas en el rango E9:E38.
• Duración en días laborables: de cada tarea en el rango F9:F38. Este es el dato previsto más importante del Diagrama de Gantt, pues condiciona todas las fechas del proyecto, dependiendo del riesgo asumido.
• Fecha Inicial Prevista: en la celda O8. Esta fecha inicial se puede modificar si hay retrasos en el inicio del proyecto.
• Fecha Final: la fecha final de cada tarea se escribe en el rango W9:W38.
• Días de espera tarea: son días adicionales de espera cuando finalizan las tareas predecesoras, antes de iniciar la tarea dependiente. Normalmente se escribe un uno (1) para indicar que las tareas comienzan al día siguiente de finalizar sus tareas predecesoras.

En la hoja 'Holidays' se deben añadir los días festivos, en los que no se trabajará en el proyecto.

NOTA: Para rellenar las fechas iniciales y finales y los festivos, en versiones de Excel de 64 bits, escribiré próximamente otro artículo explicando cómo insertar un Date and Time Picker (DTPicker) en Excel para Microsoft 365.

ATENCIÓN: En este Diagrama de Gantt los fines de semana tampoco se dedican a ninguna tarea, ni se hacen horas extra de ninguna clase. La jornada laboral es de 8 horas de lunes a viernes, excepto los días festivos en los que no se trabaja.

Videotutorial del Diagrama de Gantt

En este videotutorial explico cómo usar y analizar el Diagrama de Gantt:

Descarga del Diagrama de Gantt

El archivo tiene todas las hojas protegidas sin contraseña, para que los usuarios no destrocen las fórmulas ni el gráfico.

Descarga la versión 2.1 desde uno de estos enlaces:

• Microsoft OneDrive: Gantt Chart - PW2.xlsx

• Sites Google Drive: Gantt Chart - PW2.xlsx

Abre el archivo y habilita la edición.

Esta plantilla no contiene macros, pues todos los cálculos se realizan ¡únicamente con fórmulas!

Para usar este Diagrama con tus propios datos, tendrás que borrar el contenido de las celdas con fondo de color amarillo claro desde la fila 8 a la fila 20, y escribir tu propio proyecto y tus tareas.

ATENCIÓN: Si el gráfico no se actualiza, presionar la tecla F9

AVISO: Cada archivo guarda el Diagrama de Gantt de un proyecto.

TRUCO: Cada vez que se cambia la Fecha Inicial del proyecto, en la celda O8, se debe cambiar la fecha de comienzo en el gráfico del Diagrama de Gantt. Para ello hay que seguir estos pasos:

1. Desproteger la hoja 'GANTT'.
2. Hacer clic con el botón derecho del ratón en las fechas del eje horizontal del gráfico, para mostrar el menú contextual.
3. Seleccionar: Dar formato al eje...
4. En Opciones del eje, cambiar el Límite Mínimo con el número que representa a la fecha de comienzo del gráfico. Mejor que sea lunes si la semana comienza por lunes. Por ejemplo, al día 2 de enero de 2023 le corresponde el valor 44928.
5. Proteger la hoja 'GANTT'.

Prueba el Diagrama de Gantt en la nube

Si no quieres descargarlo siempre puedes probarlo en mi nube de Microsoft OneDrive:

Para ajustar el zoom:

• En el móvil o celular usa dos dedos en la pantalla, como haces para ampliar o reducir una foto.
• En el PC sitúa el cursor dentro del visor y presiona la tecla <Control> girando la ruleta del ratón.

AVISO: En mi nube de OneDrive no se guardan los cambios que hagas. Para guardar los cambios tendrás que usar tu propia nube o descargar el Diagrama de Gantt.

Diagramas de Gantt profesionales

Mi Diagrama de Gantt en Excel se puede usar para pequeños proyectos personales y educativos.

Para proyectos empresariales tendrás que comprar licencias de aplicaciones comerciales como Microsoft Project, con soluciones de escritorio o en la nube:

Comparar soluciones de administración de proyectos y costes | Microsoft Project

O descargar aplicaciones profesionales gratuitas como GanttProject:

GanttProject - Free Project Management Application

Prueba el archivo, descargado o en la nube, y me cuentas sus fortalezas y sus debilidades.

De paso, vamos a ver si tienen tantas visitas como el que hice hace 12 años.