#ExcelPedroWave

Fases de un Proyecto

Voy a aprovechar una solicitud de ayuda en un foro de Excel para explicar en varios capítulos cómo hacer un proyecto completo en Excel, desde la comunicación de la necesidad de resolver un problema, hasta su resolución y el resultado final.

Por si alguien no lo sabe, las 5 fases habituales de la gestión de un proyecto son:

Fase 1: Inicio

Se identifican las necesidades del proyecto y si:

Hay que responder a estas preguntas antes de seguir invirtiendo tiempo en este nuevo proyecto. Si se contesta que sí a todas esas cuestiones, podemos iniciar el proyecto.

El objetivo de esta fase es saber lo antes posible si es aconsejable la realización del proyecto y si estamos preparados y si es el momento de abordarlo. Esta fase debe ser la más corta y nos debemos guiar por la experiencia de anteriores proyectos para tomar la decisión de seguir o no seguir con el nuevo proyecto.

Fase 1 del Proyecto Turnos Urgencias Hospital

Buscando en foros de Excel ideas para este blog, encontré un mensaje solicitando ayuda, que resumiendo decía:

Hola a todos.

Soy nueva por aquí y os agradecería vuestra ayuda.

Trabajo en el servicio de Urgencias de un hospital. Somos 61 personas fijas (aunque va variando por bajas, vacaciones, permisos, ...que hace que se tengan que añadir otras personas para sustituciones)...

Lo que necesito es crear una rotación semanal, o mensual, de los puestos de trabajo, con muchas condiciones:

- Respiratorio (COVID): hay determinadas personas (pocas), que por problemas médicos, no pueden trabajar allí (en éste caso, tampoco en reanimación)...

Y además de todo éso, salvo en el caso del personal fijo de observación (aunque éstos tienen que ir rotando entre los 3 puestos que hay), el resto debe rotar entre los diferentes puestos en los que pueden trabajar (al menos, semanalmente; no repetir a menudo de puesto)...

Sé que es súper complicado. Al menos para mí. Pero quizás hay suerte y alguno sois capaces de hacerme el favor de ayudarme. Porque nos están volviendo locos y cada día tenemos que estar cambiando de puesto de forma personal.

Gracias a todos.

Toyce

Puedes leer el mensaje completo de Toyce en este enlace:

Urgencias hospital-Rotación puestos trabajo a turnos y con limitaciones

Para descargar la plantilla Excel que adjuntó Toyce a su mensaje, deberás registrarte en el foro: https://foro.todoexcel.com/ ya que ese archivo no es de mi propiedad.

Esas tres frases del mensaje, que he marcado en negrita, me impactaron:

Una trabajadora esencial del Servicio de Urgencias de un Hospital pedía ayuda porque se está volviendo loca ya que cada día cambian de puesto de trabajo de forma personal con un montón de condiciones que nadie sabe como organizar manualmente, y menos de forma automática. Una de las condiciones es la asignación de los puestos en la ubicación de las Urgencias de Respiratorio para enfermos por la Covid-19.

Enseguida comencé la Fase 1 de INICIO este nuevo proyecto, contestando a estas tres preguntas:

• ¿Merece la pena?

Sí, porque solicita ayuda un trabajador esencial de un servicio sanitario y, en tiempos de pandemia, hay que abordar en primer lugar los asuntos de salud pública, ayudando en todo lo que se pueda.

• ¿Estamos preparados?

Sí, como soy el autor de este blog, y el proyecto se debe hacer en Excel, tengo interés personal en asumir este nuevo reto, que me servirá para mejorar mi nivel de formulación en Excel y de programación de macros en VBA.

• ¿Es mejor que hacer otros proyectos?

Sí, ya que cuando leí esta solicitud de ayuda estaba redactando un manual de un proyecto anterior y, como no es prioritario, puede esperar en construcción hasta que acabe este nuevo proyecto más interesante y esencial para mejorar la atención sanitaria en los Servicios de Urgencias.

Como las tres respuestas fueron positivas, pude iniciar este nuevo proyecto que he denominado: Turnos Urgencias Hospital

Este es el vídeo de introducción a este proyecto que tendrá varios capítulos para explicar cada una de sus fases:

¿Te planteas estas preguntas cuando vas a iniciar un nuevo proyecto? Dímelo en un comentario.

En el siguiente artículo explico la Fase 2 de este proyecto, en el siguiente enlace: