#ExcelPedroWave

En el anterior artículo de este blog se trató la fase 1 de este nuevo proyecto en el siguiente enlace:

Si no lo has leído, es conveniente comenzar por leerlo antes de continuar.

En esta imagen se muestra la hoja de Capacidades según puesto enviada por Toyce, la solicitante de ayuda:

La primera columna de esta tabla es un número que representa los nombres ficticios de cada empleado y cada una de las otras columnas son las capacidades reconocidas para cada empleado, para poder ubicarlo en los turnos según sus capacidades, marcadas con una letra x.

Parece ser que con una hoja de turnos de mañana, tarde y noche por día y mes, en cada cambio de turno de los empleados, a los que se incorporan en el nuevo turno se le asigna manualmente una ubicación según sus capacidades personales, hasta cubrir todas las ubicaciones de ese turno en el Servicio de Urgencias, lo que nadie sabe como organizar...

Fase 2 del Proyecto Turnos Urgencias Hospital

Al haber tomado la decisión de iniciar el proyecto en la Fase 1, estamos en la

Fase 2: Planificación

En esta fase se hace un análisis más detallado del proyecto iniciado con el fin de:

1. Determinar los objetivos del proyecto.
2. Definir el alcance esperado del proyecto.
3. Calcular los recursos que se dedicarán al proyecto: tiempo, personal, presupuesto… 
4. Redactar el plan del proyecto.

A estas dos primeras fases suelen dedicarse pocos recursos, y aún se está decidiendo si el proyecto será viable o no. Sólo se pasará a la fase 3 si durante la planificación se estima oporturno, en caso contrario se puede abandonar el proyecto en esta fase, sin grandes pérdidas, únicamente el tiempo dedicado al inicio y la planificación del proyecto.

A mí me gusta planificar en sentido inverso, comenzando por el plan del proyecto.

Plan del proyecto Turnos Urgencias Hospital

Un buen plan de proyecto comienza por responder lo más verazmente a estas cuestiones:

¿Qué se quiere obtener?

Se quieren determinar automáticamente las rotaciones en las ubicaciones del Servicio de Urgencias de un hopital de los Técnicos en Cuidados Auxiliares de Enfermería - TCAE para cada turno, de mañana, tarde y noche.

¿Por qué?

Porque cada día cambian de puesto de trabajo de forma personal con un montón de condiciones que nadie sabe como organizar manualmente, y menos de forma automática si no se conoce Excel a nivel experto.

¿Qué necesidades hay?

La necesidad de automatizar el proceso de rotación de las ubicaciones en cada turno, con macros VBA o con el complemento de Excel: Solver.

¿Qué dudas hay antes de empezar?

Asegurar que las limitaciones iniciales no cambian más adelante, consultando a Toyce, la solicitante de ayuda, que debe responder a las siguientes dudas:

¿Por qué las personas fijas de observación tienen capacidades para las que no deben pasar?

¿Qué diferencia hay entre lss capacidades: Observación y Opción Obs?

¿Qué jornada tienen?

¿Cómo se distribuyen los turnos de mañana, tarde y noche?

¿Quién hace fines de semana?

Todas estas preguntas las hice en dos mensajes en el foro donde se planteó el problema:

Urgencias hospital-Rotación puestos trabajo a turnos - Mensaje #2

Urgencias hospital-Rotación puestos trabajo a turnos - Mensaje #3

Objetivos del proyecto Turnos Urgencias Hospital

Los objetivos principales son:

1. Automatizar la plantilla enviada por la solicitante de ayuda.
2. Generar automáticamente las rotaciones semanales de las ubicaciones en cada turno.

Las tareas del proyecto serán la programación de fórmulas en Excel, de macros en VBA y del complemento de Excel Solver, para obtener varios prototipos que serán probados por el usuario final hasta su aceptación como solución al problema encargado.

Cada prototipo entregado será un hito del desarrollo del proyecto, planificado con metodología ágil, lo que permitirá ajustar las soluciones propuestas en cada prototipo a los requisitos y necesidades planteados en cada entrega. Después de cada fase se decidirá si es la solución final o si se continua con el proyecto. No se pasará a la siguiente fase hasta que el usuario final haga pruebas del prototipo y mandé un informe de los aciertos, fallos y mejoras propuestas para la siguiente fase.

Alcance esperado del proyecto Turnos Urgencias Hospital

1. Entregar un prototipo funcional en la fase final con la rotación de ubicaciones automatizada para cada turno en un período semanal.
2. Obtener información de primera mano de cómo se organiza el Servicio de Urgencias de un hospital para poder desarrollar futuros proyectos.

Recursos invertidos en el proyecto Turnos Urgencias Hospital

Esta aspecto es el que menos me preocupa por lo siguiente:

• Personal: Soy el único que se va a dedicar a este proyecto y únicamente tengo que coordinarme con la solicitante de la ayuda. Tengo experiencia demostrada en ponerme grandes retos resueltos en Excel, como se puede apreciar si lees mi blog.

• Tiempo: Estoy autojubilado y asumo este proyecto con la principal intención de ayudar con mis conocimientos de Excel y VBA. La intención secundaria es que me sirva de inspiración para escribir estos artículos en mi blog. El tiempo dedicado no es ningún problema, ya que lo invierto en mi entretenimiento preferido: las hojas de cálculo... ¿Quién puede decir lo mismo en un proyecto profesional?

• Presupuesto: La parte económica se puede valorar en el desgaste de material informático, la electricidad consumida, los consumos de datos de la fibra compartida con la familia y la parte proporcional de inversión en la suscripción anual a MS Office 365. Todos esos gastos son perfectamente asumibles ya que, si no me dedicara a este proyecto, me dedicaría  de manera altruista a cualquier otro que tuviera que ver con Excel.

Conclusiones

La comunicación con el cliente, en este caso la solicitante de ayuda, será a través del foro en el siguiente enlace:

Urgencias hospital-Rotación puestos trabajo a turnos y con limitaciones