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ATENCIÓN: Descarga la mejor versión de mi Tablero Kanban aquí:

• Tablero Kanban personalizable en Excel | #ExcelPedroWave

Este no es el primer tablero Kanban que diseño pues, durante mi carrera como ingeniero de datos, diseñé uno con macros del que no he guardado copia.

Hacerlo con macros es más versátil y se puede controlar mucho más, pero tiene sus desventajas, siendo la principal no poder compartirlo en la nube con el equipo de trabajo.

Por eso me he propuesto hacer un tablero Kanban sin macros, con fórmulas y funciones compatibles con Excel para la Web, con lo que el equipo de trabajo puede visualizarlo y actualizarlo en la nube, accediendo al archivo compartido en Microsoft OneDrive, quedando constancia de quien ha hecho los cambios.

Si quieres analizar otros tableros Kanban, puedes hacerlo en estos enlaces:

• Learn How To Create Your Own Drag & Drop Kanban Board Today – Excel For Freelancers
• Diseña un Reporte KANBAN con la función FILTRAR Y BUSCARV en Excel - YouTube
• Tablero Kanban en Excel – Herramienta de Monitoreo (kpi9.com)

Tablero Kanban

Esta es la imagen del tablero Kanban con los estados de las tareas, con una tarea en cada tarjeta de 6 filas de altura:

Cada tarjeta incluye datos de:

• Número de la tarea.
• Nombre y descripción de la tarea.
• Fecha de inicio, previsto y final de la tarea.
• Asignado a un miembro del equipo de trabajo.

La hoja con el tablero Kanban solamente es de visualización, con 5 estados o columnas de tareas:

• POR HACER
• EN PROGRESO
• EN ESPERA
• COMPLETADO
• ARCHIVADO

La criticidad de cada tarea hace que las tarjetas sean de diferente color:

• URGENTE: en color rojo.
• IMPORTANTE: en color azul.
• NORMAL: en color verde.

En cada celda de una tarjeta hay un hipervínculo a la hoja de Datos, para poder cambiar los datos Kanban y actualizar el tablero Kanban.

La fecha prevista se marca en color de fondo amarillo cuando está prevista para hoy o mañana. Se marca en color de fondo naranja si se ha sobrepasado la fecha prevista de finalización de una tarea. Si una tarea está "POR HACER", se marca en color de fondo amarillo si su fecha de inicio es hoy o mañana, y se marca en color de fondo naranja si ya se ha sobrepasado la fecha de inicio. Si una tarea pasa a estado "COMPLETADO" pero no se escribe la fecha final, ésta se marca en color de fondo naranja.

Datos del tablero Kanban

Los datos del tablero Kanban se actualizan siempre editando la tabla de la hoja 'Datos':

El cambio de columna de la tarjeta en el tablero Kanban se hace en la columna A, modificando su estado con un desplegable.

El cambio de criticidad se hace seleccionando un valor con el desplegable de la columna B.

El nombre de la tarea se edita en la columna C y su descripción en la columna D.

Las fechas se modifican en las columnas E, F y G, con las fechas de inicio, previsto y final.

El nombre del miembro asignado del equipo de trabajo se asigna con la lista desplegable de la columna H, siempre que esté creada la tabla con los miembros del Equipo en la hoja 'Configura'.

La columna I es un hipervínculo directo para ir a una de las tarjetas de la hoja con el tablero Kanban.

Configuración del tablero Kanban

En la hoja 'Configura' hay 3 tablas auxiliares:

• Una tabla de estados, no modificable.
• Una tabla de criticidad, no modificable.
• Una tabla de equipo, que hay que editar con la lista de miembros del equipo de trabajo.

En la celda B17 se debe escribir el nombre del archivo, para que lo conozca Excel para la Web y funcionen los hipervínculos entre el tablero Kanban y la tabla de datos Kanban.

Tablero Kanban compartido

La última versión del tablero Kanban la he compartido en la nube de Microsoft OneDrive. Cada vez que accedas a este Kanban verás el estado de mis propias tareas actualizadas.

ACTUALIZACIÓN del 2023-10-13: Posibilidad de ordenar cada tarea del tablero por separado, con un desplegable distinto a la derecha de cada nombre de tarea: en orden descendente (v) o ascendente (^), y así poder encontrar tareas fácilmente.

Para ajustar el zoom del tablero:

• En el móvil o celular usa dos dedos en la pantalla, como haces para ampliar o reducir una foto.
• En el PC sitúa el cursor dentro del tablero y presiona la tecla <Control> girando la ruleta del ratón.

ATENCIÓN: No se guardan los cambios que hagas en mi nube, tienes que hacer una copia en tu nube de OneDrive.

Descarga el Tablero Kanban

Descarga el archivo desde estos enlaces:

• Microsoft OneDrive: Tablero Kanban - PW1.xlsx

• Sites Google Drive: Tablero Kanban - PW1.xlsx

Abre la plantilla y presiona el botón: Habilitar edición

Para usarlo en tu oficina con tus propios datos descárgalo o mejor cópialo a tu propia nube de Microsoft OneDrive. Así tu equipo podrá actualizar sus tareas y cualquiera del equipo podrá ver las tareas sin asignar y asignárselas, así como ver el estado real de cada una de las tareas y las que son más críticas o generan cuellos de botella...

AVISO: Lo primero que tendrás que hacer es borrar mis datos de la tabla de la hoja 'Datos' en el rango A2:H101, o hasta la última fila ocupada, con lo que tendrás un Kanban vacío, sin ninguna tarjeta, y tendrás que crear la primera fila de la tabla de la hoja 'Datos' con tu primera tarea a asignar a tu equipo de trabajo, o a ti mismo si eres el único que curra en tus proyectos, ¡como me pasa a mí!

Videotutorial del Tablero Kanban

En este vídeo explico cómo usar el tablero Kanban.

Si este artículo tiene muchas visitas y comentarios, igual añado más adelante algunas Métricas Kanban o explico detenidamente las fórmulas y funciones de Excel que he usado para diseñar este tablero Kanban.

Trucos para estudiar el Tablero Kanban

Para analizar las fórmulas del tablero Kanban sigue estos pasos:

1. Descarga el archivo.
2. Abre el archivo en Excel para escritorio, en alguna versión de Excel 2010 a Excel para Microsoft 365.
3. Habilitar edición.
4. Desprotege la hoja 'KANBAN' sin contraseña.
5. Presiona simultáneamente las teclas: Control + 8 para mostrar el esquema de las columnas, que está en la cinta de opciones: Datos > Esquema.
6. Hacer clic en el número 2 para mostrar todas las columnas ocultas. Por ejemplo, en el estado POR HACER aparecen las columnas ocultas en el rango C:F y en los demás estados se muestran todas las columnas ocultas.

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8. Mostrar las filas ocultas a partir de la fila 100, haciendo clic en esa fila y arrastrando el ratón hacia abajo.
9. Hacer clic con el botón derecho del ratón para mostrar el menú contextual.
10. Seleccionar: Mostrar
11. Analizar las fórmulas de las celdas: C102, K102, S102, AA102, AI102.
12. Analizar el resto de fórmulas de la hoja 'KANBAN'.
13. Desprotege la hoja 'Datos' sin contraseña.
14. Analizar las fórmulas de la columna I con hipervínculos al tablero Kanban.
15. Mostrar las columnas ocultas en el rango J:Q con fórmulas auxiliares que sirven para construir los hipervínculos de la columna I.

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17. Así ya puedes analizar todas las fórmulas de la hoja 'Datos'.

Si escribes algún comentario con preguntas sobre alguna fórmula concreta, dime la celda donde está la fórmula para poder contestar tus dudas.