#ExcelPedroWave

Relleno rápido (Flash Fill en inglés) es una curiosa característica de Excel, que permite rellenar datos automáticamente en una columna siguiendo unos patrones de ejemplo que hay que introducir previamente.

Enlaces para conocer cómo:

• Habilitar Relleno rápido en Excel
• Usar Relleno rápido en Excel

Por ejemplo, con Relleno rápido se pueden separar fácilmente el nombre y los dos apellidos de una persona. Pero hay algunas limitaciones, como cuando se intenta separar un nombre compuesto dentro de una lista de nombres simples y compuestos.

Ver vídeo de Relleno Rápido

He realizado este vídeo, de Cómo separar nombres compuestos con el Relleno rápido en Excel, para comentar esta limitación y para explicar una solución alternativa (workaround) a este problema tan común:

Si nunca has usado el Relleno rápido puedes ver este vídeo, en el que explico cómo separar nombres y apellidos en varias columnas, pudiendo ser los nombres simples, como Pedro, o compuestos, como José Manuel.

Si alguna vez has usado el Relleno rápido puedes ver el vídeo para aprender un truco para separar texto, sin usar fórmulas escritas en Excel ni usar la función Split en las macros VBA, únicamente mediante las utilidades de Relleno rápido y de Texto en columnas.

Descargar ejemplo de Relleno rápido

El archivo de ejemplo para seguir el vídeo de Relleno rápido se puede descargar desde cualquiera de estos enlaces:

• Microsoft OneDrive: Relleno Rápido PW1.xlsx 

• Sites Google Drive: Relleno Rápido PW1.xlsx

En la hoja denominada 'Sin rellenar' están los datos iniciales con los dos ejemplos para enseñar patrones al Relleno rápido que se ejecutará en las columnas B, D y E.

En la hoja denominada 'Relleno rápido' está el resultado de la solución alternativa propuesta, ejecutando el Relleno rápido en las columnas B, D y E y dividiendo la columna B, gracias al asistente de Texto en columnas, en las columnas B y C, obteniendo el resultado deseado en 4 columnas separadas, 2 columnas para los nombres simples y compuestos y 2 columnas para los apellidos.

Ejemplo de Relleno rápido

En el vídeo comento una limitación en la detección de patrones para el caso de primeros nombres compuestos.

Como ejemplos de patrones para obtener el resto de resultados, se han introducido los nombres y apellidos separados en las columnas B a E. Con un nombre simple, Pedro, en la 2ª fila y con un nombre compuesto, José Manuel, en la 6ª fila.

Una vez ejecutado Datos > Relleno rápido en cada una de las columnas B a E, se observa que la columna C mezcla datos del primer apellido con datos del segundo nombre compuesto. El valor de la columna C es correcto en la 6ª fila (Manuel) y en la 9ª fila (Jesús) pero es incorrecto en el resto de filas, como se puede comprobar con las columnas de chequeo F y G.

Esto se puede ver en el minuto 1:39 del vídeo, cuando se hace el Relleno rápido de la columna C, obteniendo el primer apellido para los nombres simples que no tienen segundo nombre, cuando deberían estar vacíos y solamente ser rellenada la columna C con la segunda parte del nombre compuesto.

La limitación que he detectado es que el Relleno rápido (Flash Fill en inglés) no ayuda a separar los nombres compuestos.

Solución alternativa al Relleno rápido

En el minuto 2:32 del vídeo explico una solución alternativa (workaround) para separar los dos nombres, usando únicamente el Relleno rápido en la columna B y separando el nombre compuesto con la ayuda de Texto en columnas (Convert Text to Columns Wizard).

La solución alternativa pasa por usar únicamente el Relleno rápido en las columnas B, D y E, usando como ejemplo de patrones del nombre en la columna B un caso de nombre simple (Pedro en la 2ª fila) y un caso de nombre compuesto (José Manuel en la 6ª fila) con lo que el resultado es correcto:

Ahora solamente falta separar los nombres compuestos de la columna B en 2 columnas: B y C, con el asistente de Texto en columnas. Para ello se selecciona la columna B y se ejecuta Datos > Texto en columnas:

Con lo que se abre el asistente para convertir texto en columnas. En el primer paso se elige "Delimitados" y en el segundo paso se elige como separador: Espacio

Al presionar el botón: Finalizar, aparece un mensaje de aviso: Aquí ya hay datos. ¿Desea reemplazarlos?

Al presionar el botón: Aceptar, se dividen los nombres compuestos entre las columnas B y C.

Con lo que se ha conseguido obtener la primera parte del nombre compuesto y los nombres simples en la columna B, y la segunda parte del nombre compuesto en la columna C, como era el propósito de este ejemplo.

Aunque quedan flecos, como con algunos apellidos compuestos, por ejemplo si el segundo apellido es: San Sebastián, confundiendo el primer apellido con la segunda parte de un nombre compuesto (columna C), y el primer apellido como: San (columna D) y el segundo apellido como: Sebastián (columna E).

En naranja la solución incorrecta obtenida y en amarillo la solución correcta deseada. Pero este caso será necesario explicarlo en otro artículo...

La historia del Relleno rápido en Excel

La tecnología de Inteligencia Artificial (IA), que hay detrás de la función de Relleno rápido en Excel, se basa en la comprensión de intenciones, la programación siguiendo ejemplos y la programación por lenguaje natural.

Con esta IA, los usuarios de Excel que no son programadores, pueden automatizar tareas repetitivas y crear patrones de Relleno rápido, sin saber de fórmulas y funciones avanzadas de Excel, sin conocer las macros VBA y sin tener que aprender Power Query.

Este artículo me lo ha inspirado la lectura de una bonita historia en inglés de cómo convertir una idea en realidad, escrita por su principal artífice Sumit Gulwani, inventor del Relleno rápido y jefe de dicho proyecto en Microsoft:

The Story of the Flash Fill Feature in Excel

Sumit dijo lo siguiente: En mi blog describo la historia de la característica #FlashFill en #Excel. Todo comenzó con un encuentro casual en un avión. Me sensibilizó el contacto personal con un cliente y me iluminó sobre cómo los requisitos prácticos pueden inspirar ideas y direcciones fundamentales en la investigación en Inteligencia Artificial #IA. Y sobre todo, esta tecnología me ha llevado a conseguir una conexión más dichosa con mis seres queridos.

En este enlace hay más información sobre cómo funciona el Relleno rápido mediante ejemplos de patrones a seguir:

Automating String Processing in Spreadsheets using Input-Output Examples

En este enlace a LinkedIn puedes leer los comentarios que Sumit y yo nos hemos cruzado sobre este asunto:

https://www.linkedin.com/posts/pedro-gonzalvo-escribano-74493862_separar-nombres-compuestos-con-el-relleno-activity-6845685110713397248-Lfm_

El futuro del Relleno rápido en Excel

Voy a exponer mis ideas sobre el Relleno rápido a Sumit Gulwani, que trabaja en el equipo de desarrollo de Microsoft Excel, por lo que será de gran ayuda que contestes a estas preguntas:

¿Qué se puede mejorar en el Relleno rápido para que sea más útil?

¿Qué te gustaría hacer con el Relleno rápido y no puedes o no sabes cómo?

Enlaces a todos los artículos sobre el Relleno Rápido:

1. Separar nombres compuestos con Relleno rápido
2. Cómo separar nombres y apellidos con Relleno rápido
3. Separar nombres y apellidos con 3 trucos + Relleno rápido
4. Caja negra del Relleno rápido simulado con fórmulas
5. 5º truco: Separar nombres y apellidos con fórmulas