#ExcelPedroWave

Este va a ser el quinto y penúltimo (a la espera de que una actualización de la IA del Relleno rápido lo haga posible) truco para separar nombres y apellidos compuestos, que es la continuación de este otro artículo con 4 trucos, siendo uno el de relleno:

Separar nombres y apellidos con 3 trucos + Relleno rápido

Como un amigo mío dice: una solución debe ser clara de entender y sencilla de aprender, para que sea comprendida y asimilada por la inmensa mayoría de la gente.

Y eso me propongo, dejar de lado los 4 trucos mostrados en el artículo anterior:

1. Las macros VBA, que únicamente las comprenden los usuarios expertos en Excel.
2. Power Query, que sigue sin ser usado por la mayoría de usuarios de Excel.
3. Las nuevas fórmulas y funciones avanzadas, como LET y LAMBDA, que únicamente existen en las últimas versiones de Excel.
4. La Inteligencia Artificial (IA) de Excel, como la incorporada en el Relleno rápido, que es como una gran caja negra de la que no se sabe nada de su funcionamiento interno, además de ser un método estático que debe ser ejecutado cada vez que se requiera, dándole varios ejemplos diferentes que sirvan de semilla a la IA, hasta conseguir el resultado deseado.

Os presento el 5º truco que únicamente se basará en fórmulas y funciones corrientes, de las que existen en cualquier versión de Excel, para que sea fácil de entender por todo el mundo cómo separar nombres y apellidos compuestos, como en el ejemplo de la imagen:

5º truco para separar nombres y apellidos

Este truco de magia lo he sacado de la chistera con la varita mágica de unas fórmulas con funciones comunes de Excel que he dejado ocultas, para mostrar sólo la patita del conejo, como hace la IA - Inteligencia Artificial de Excel con el Relleno rápido, ocultando los cálculos dentro de una caja negra, que es la chistera del mago, y mostrando sólo el resultado, que es el conejo sacado de la chistera.

Ojalá algún día este 5º truco se pueda hacer totalmente con la funcionalidad del Relleno rápido, y no haga falta hacerlo con fórmulas o con los 4 trucos anteriores.

En esta plantilla en la nube de OneDrive puedes probar lo que digo y ver el 5º truco en acción:

En esta plantilla puedes editar los nombres compuestos de la columna A, obteniendo automáticamente los nombres y apellidos separados en las columnas E, F y G, sin saber cómo se ha conseguido hacer la separación, pues las columnas B, C y D están ocultas y también están ocultas sus fórmulas. Es lo que hace una caja negra: con datos de entrada obtener un resultado de salida, sin dar pistas de cómo lo hace internamente.

Para chequear si son correctos los resultados obtenidos por la caja negra, con las fórmulas ocultas, he añadido las columnas I y J. En la columna I se concatenan los nombres y apellidos. En la columna J se comprueba si los valores de las columnas A e I son iguales, comparando las entradas con las salidas de la caja negra.

Carencias del Relleno rápido

Usando el Relleno rápido (Flash Fill en inglés) he detectado algunas carencias que quiero hacer públicas para que, si llegan a oídos del mago que está al mando de la Inteligencia Artificial de Excel, pueda mejorar esta extraordinaria funcionalidad en próximas versiones de Excel.

Como tengo contacto en LinkedIn con José Cambronero, que forma parte del equipo investigador de esta funcionalidad de Excel, sirva este artículo para comunicarle algunas carencias detectadas al usar el Relleno rápido:

• 1º) Mejorar la separación de nombres y apellidos compuestos, sobre todo si son nombres en español, lo que ya deben saber por mis anteriores artículos. Por ejemplo:

• 2º) Ayudar a entender lo que hace internamente la caja negra del Relleno rápido, cuando rellena automáticamente una columna. El mensaje de advertencia, que indica que no se ha observado ningún patrón para rellenar valores, es demasiado críptico. Sería mejor indicar cuál de los ejemplos introducidos ha causado la falta de un patrón de relleno, poniendo la celda activa en ese ejemplo para que sea fácil de detectar. En el ejemplo de la imagen debería avisar que ha sido el ejemplo de la celda B3 el que ha causado el mensaje de aviso pues considera que, en lugar de haber escrito Carolina, el ejemplo debería haber sido: Carolina Darias, aunque no sea lo que pretendíamos pues Darias es su primer apellido.

• 3º) En el menú desplegado informar qué patrón ha usado el Relleno rápido o sino, al menos, incluir otra entrada más para: Seleccionar las xx celdas de ejemplo

• 4º) Posibilidad de enviar a Microsoft información si no encuentra un patrón, con los datos que han impedido el relleno automático, para su posterior análisis por el equipo de investigación del Relleno rápido. Un extra sería la posibilidad de añadir algún comentario por parte del usuario antes de enviarlo. Esos ejemplos podrían servir para mejorar el algoritmo de cálculo interno del Relleno rápido. Es lo que los datos de información geográfica permiten hacer: después de Mostrar la tarjeta, abajo a la derecha aparece una bandera que, al pulsarla, abre una ventana para informar de Problemas con datos del informe. ¿Por qué no podemos informar de la misma manera de Problemas con datos del Relleno rápido?

• 5º) Conseguir que el Relleno rápido sea dinámico no es posible con la tecnología actual. Ahora mismo es estático y hay que ejecutarlo de nuevo cuando cambian lo ejemplos de cálculo de los patrones o los datos de partida con los que se hará el Relleno rápido. Lo asumo como una carencia debida a la Inteligencia Artificial de Excel, ¡que no gestiona bien los cambios! ;-)

• 6º) IMPORTANTE: La versión Web de Excel no recalcula automáticamente las fórmulas dependientes de las celdas rellenadas automáticamente por el Relleno rápido.

Vamos a reproducir con un ejemplo esta importante carencia del Relleno rápido en la versión de Excel en la Web.

En la columna D se escriben los ejemplos que ayudarán al Relleno rápido a encontrar un patrón de relleno. En la columna F hay una fórmula para sustituir preposiciones y artículos de nombres y apellidos compuestos, fórmula dependiente de los datos de la columna D.

En la celda D2 se ha escrito el primer ejemplo y en F2 aparece automáticamente el resultado de la fórmula con las sustituciones.

En G2, H2 e I2 se han escrito los ejemplos para lanzar más tarde 3 veces el Relleno rápido, pero estas columnas no aportan nada a la falta de recálculo de la columna F.

Al escribir el segundo y tercer ejemplo en las celdas D4 y D6, se recalculan automáticamente las fórmulas en F4 y F6, ¡como debe ser!:

Seleccionando una celda cualquiera de la columna D y ejecutando desde la cinta de opciones: Datos > Relleno rápido, se rellenan automáticamente las celdas de la columna D, como se esperaba:

ATENCIÓN:

Si observas bien la imagen anterior, las fórmulas de la columna F, dependientes de la columna D, no han sido recalculadas automáticamente, como lo fueron las 3 celdas dependientes cuando se escribieron los 3 casos de ejemplo.

AVISO: Este efecto indeseado no se reproduce en la versión de escritorio de Excel, únicamente lo he detectado en la versión Web de Excel, con las Opciones para el cálculo de fórmulas en modo Automático. Tampoco se recalculan las fórmulas de la columna F presionando los botones: Calcular libro o Calcular hoja

WORKAROUND:

¿Cuál es la solución alternativa (workaround en inglés) a este problema de recálculo?

Pues seleccionar la celda F2, colocarse en la esquina inferior derecha de esa celda, y hacer doble clic en el símbolo de cruceta para arrastrar la fórmula de F2 hacia abajo, con lo que se recalculan correctamente las fórmulas de la columna F.

Ahora sí se han recalculado las fórmulas de las celdas de la columna F, con fórmulas dependientes de la columna D, que había sido rellenada automáticamente con el Relleno rápido.

La cuestión es por qué ha hecho falta hacer el recálculo de las fórmulas con un workaround cuando deberían haber sido recalculadas automáticamente.

Descarga este archivo de ejemplo para poder reproducir el problema de recálculo comentado:

• Microsoft OneDrive: Relleno Rápido PW3.xlsx 

Una vez descargado el archivo lo subes a tu nube en Microsoft OneDrive y lo abres en Excel en la Web, para reproducir el problema de recálculo con los pasos explicados más arriba.

Próximos pasos con el Relleno rápido

Si detecto más carencias o se me ocurren más mejoras las añadiré a partir de aquí en este mismo artículo.

Si se te ocurren otras carencias o mejoras del Relleno rápido, que te gustaría que fueran incluidas en una versión futura de Excel, te animo a hacer un comentario más abajo, y puede que incluso le interese conocerlas al inventor de esta excelente funcionalidad, que parece pura magia: Sumit Gulwani

Un buen artículo en inglés sobre el Relleno rápido:

Everything You Need To Know About Flash Fill In Microsoft Excel

En el próximo artículo enseñaré las fórmulas del 5º truco, para separar los nombres y apellidos compuestos, y podrás descargar un archivo de ejemplo.

Enlaces a todos los artículos sobre el Relleno Rápido:

1. Separar nombres compuestos con Relleno rápido
2. Cómo separar nombres y apellidos con Relleno rápido
3. Separar nombres y apellidos con 3 trucos + Relleno rápido
4. Caja negra del Relleno rápido simulado con fórmulas
5. 5º truco: Separar nombres y apellidos con fórmulas