Como hacer un calendario en Excel

Posted on jueves, mayo 13, 2010 by Pedro Wave

Para que sea fácil, he preparado un vídeo indicando cómo hacer un calendario en Excel. He usado la última versión de Microsoft Office Excel 2010 Beta porque es gratuita hasta octubre y es la que tengo instalada en mi ordenador, pero se puede hacer con alguna versión anterior.

Se debe advertir que no es un calendario sencillo como los que se encuentran en muchas páginas de trucos para Excel sino que usa la lógica de las funciones de fechas para representar los días del mes de una forma óptima y fácilmente reproducible una vez generada la plantilla de un mes concreto. Se trata de hacer el calendario de un mes cualquiera con las funciones suministradas en Excel para que, cambiando el número del año y del mes, se pueda construir el mes gregoriano deseado de cualquier año.

IMPORTANTE: La característica más destacada que me he planteado al hacer este calendario es que cada uno de los días del mes sea representado como un número interno del formato de fechas de Excel, lo que permite jugar con los días de muchas maneras posibles, compararlas con otras fechas del calendario y representarlas gráficamente como días del mes (1, 2, .. 28, 29, 30, 31), días de la semana (lunes, martes, ..), mes del año (enero, febrero, ..) apareciendo en el idioma de la configuración regional del sistema operativo de nuestro ordenador.

NOTA: La representación de las fechas en Excel va desde el número 1, para el 1 de enero de 1900, hasta el número 2.958.465 para el 31 de diciembre de 9999 (Prueba a introducir 9999 como año y 12 como mes para ver qué pasa con los siguientes meses)

Una de las mejoras de las versiones 2007 y 2010 de Excel son las características de formato condicional, seleccionando los colores del calendario, como se puede ver en los últimos minutos del vídeo:




Excepto el formato condicional, el resto del vídeo se puede seguir con otros programas de cálculo, como OpenOffice Calc que es gratuito.
Recomiendo descargarse la hoja creada al hacer el calendario y abrirlo con el programa de Office 2007 o 2010 para poder ver las fórmulas en tu idioma. Bájatelo con el enlace de la izquierda.

Si abres el calendario con Excel 2003 o anterior o con OpenOffice Calc, no lo verás en color porque estas versiones no soportan el formato condicional usado, pero es fácil añadirle los colores que se deseen fácilmente.

En OpenOffice se produce un error 504 en el cálculo de los números de semana, lo que dejo para que lo cambies teniendo en cuenta que emplea la función WEEKNUM_ADD(Date; ReturnType) diseñada para calcularlos exactamente como lo hace Microsoft Excel, y no como se calculan en ISO 8601, para lo que emplea la función WEEKNUM(Number; Mode).

ATENCIÓN: Escribe el valor de Mode y ReturnType a 1 (valor por defecto en Excel) o 2, según la semana de tu calendario comience en domingo o en lunes, respectivamente.

La siguiente tabla muestra las funciones de fecha de Excel empleadas para hacer el calendario:

InglésEspañolDescripción
DATE()FECHA()Calcula el valor interno de una fecha.
EDATE()FECHA.MES()Calcula el valor interno de una fecha antes o despues de un número de meses.
MONTH()MES()Número de mes de una fecha.
WEEKNUM()NUM.DE.SEMANA()Número de semana de una fecha.
WEEKDAY()DIASEM()Número de día de una fecha.
EOMONTH()FIN.MES()Devuelve el último día del mes.


¿Que no tienes o no quieres instalar Excel ni OpenOffice en tu ordenador?
Pues no hay problema. Si tu PC no tiene memoria, disco o potencia puedes practicar gratis con las hojas de cálculo.

¿Dónde puedo ver y editar el calendario sin bajármelo a mi PC?
La respuesta está en las nubes.

¿De qué nubes hablas?
Del servicio Google Docs y sus hojas de cálculo como ésta:



Pulsa en el siguiente enlace para verla a pantalla completa:
Como hacer un calendario en Excel


Con lo que ya no hace falta que salgas de este blog para ver las fórmulas y funciones de este calendario, aunque adolece de los mismos errores comentados para OpenOffice Calc y que puedes subsanar si quieres.

¿Por qué no creas ahora una copia del calendario?
Pulsa en el menú: Archivo y Crear una copia...

Ahora ya puedes modificar tu propio calendario en la nube ¡y compartirlo con todo el mundo!

Este ha sido un anticipo del proyecto de Calendario Perpetuo, que podrás leer en próximos artículos. Si te ha gustado dímelo escribiéndome un comentario.
English translation of this post here.

11 Response to "Como hacer un calendario en Excel"

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Rosalba Salcedo Says....

ME GUSTO MUCHISIMO, GRACIAS A TI AHORA TENGO UN CALENDARIO AUTOMATICO CON EL CUAL ME VOY A APOYAR MUCHO EN LA ORGANIZACION DE MIS TRABAJOS. FELICIDADES MUY BUENA TU EXPLICACION PASO A PASO.

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Pedro Wave Says....

Rosalba, me alegra que te sirva la manera de hacer calendarios que tengo pero, por favor, no escribas en mayúsculas que es como si gritas.

Si buscas en mi blog verás que tengo muchos mas calendarios publicados que espero que te gusten también.

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Anónimo Says....

Genial !! Me sirve de punto de partida para una automatización con VBA.

- Gracias-

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Anónimo Says....

Hola, no consigo poner el lunes como primer día de la semana... ¿Podrías explicármelo mejor?

Gracias!

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Pedro Wave Says....

Hola Anónimo, he modificado las fórmulas en el rango B7:H7 para que la semana comience en lunes.
Por ejemplo el 2 representa el lunes en la siguiente fórmula:
=IF(WEEKDAY(C5)=2,C5,"")
=SI(DIASEM(C5)=2;C5;"")
Si no lo entiendes, descarga la hoja en Excel y te será más fácil estudiar la función DIASEM(fecha) resultando un número del 1 (domingo) al 7 (sábado).

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MLU Says....

Pedro está realmente muy bien, me has dejado alucinada, no sabía que se podía hacer esto con excel.

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MLU Says....

Pedro me has maravillado, es alucinante tu trabajo, gracias por compartirlo.

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Sandra López Says....

No puedo ver el video, ¿lo tienes en algún otro sitio?
Gracias

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Anónimo Says....

Gracias moreno,
estoy recien aprendiendo las funciones de cada formula, y esta buena
Gracias
un 10

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Pedro Wave Says....

He subido de nuevo el vídeo en español al haber borrado YouTube el anterior en inglés.

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