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Inteligencia Artificial errónea

Ahora que está tan de moda la Inteligencia Artificial (IA) con minúsculas, no hay que olvidar que su origen está en la INTELIGENCIA NATURAL (IN), con mayúsculas...

En Excel hay un problema para crear hipervínculos inteligentes, que no generen error al hacer clic en el enlace generado por el hipervínculo si no existe el enlace a un archivo...

Le he preguntado a la IA si se puede saber si un archivo existe usando solamente fórmulas, ¿¡y me ha dicho que sí!?

Pregunta a la IA:

Cómo usar la función HIPERVINCULO en Excel para detectar si un archivo existe, pero solamente con fórmulas, sin código VBA.

Respuesta de la IA:

Entiendo. Aunque es un poco más complicado sin VBA, puedes usar una combinación de fórmulas y el manejo de errores en Excel para lograr algo similar. Aquí te dejo una solución basada en fórmulas que podría ayudarte:

1. Primero, necesitas definir una ruta de archivo en una celda. Por ejemplo, en `A1` coloca la ruta del archivo, como `C:\Ejemplo\archivo.txt`.

2. Después, usa una combinación de funciones para verificar si el archivo existe y crear el hipervínculo. Desafortunadamente, Excel no tiene una función nativa para verificar la existencia de un archivo, pero puedes usar una fórmula que intenta abrir el archivo y maneja el error si no se puede abrir.

=SI.ERROR(HIPERVINCULO(A1; "Abrir archivo"); "Archivo no encontrado")

Esta fórmula intenta crear un hipervínculo basado en la ruta en `A1`. Si no puede hacerlo (porque el archivo no existe), muestra "Archivo no encontrado".

Es importante tener en cuenta que esta fórmula funciona solo si el archivo existe y es accesible desde la ruta proporcionada. Si necesitas una verificación más robusta, VBA sería la mejor opción, pero esta fórmula puede ayudarte en muchos casos.

¿Hay algo más en lo que pueda asistirte? 😊

Esta fórmula no es válida, pues la fórmula no dispara ningún error, sin importar que el archivo realmente no esté disponible en esa ruta. Solo se sabe si existe o no existe el archivo a posteriori, después de hacer clic en el enlace generado por el hipervínculo.

Think Deeper (Pensamiento Profundo) de Microsoft Copilot

Desde hace 2 meses se le puede pedir a la IA de Microsoft Copilot que piense más profundamente (Think Deeper). Su respuesta está en este enlace:

• Cómo usar la función HIPERVINCULO en Excel para detectar si un archivo existe, pero solamente con fórmulas, sin código VBA | Microsoft Copilot con Think Deeper

La respuesta de la IA es clara, solo cuando intentas usar el enlace generado con fórmulas (haciendo clic en él) es cuando Excel podría mostrar un error en caso de que el archivo no esté disponible.

Lo que quiere decir es que no nos podemos quedar con la primera respuesta dada por la IA, sino ser críticos y probar la respuesta antes de darla por buena. Y mejor, preguntarle a una IA más evolucionada la misma pregunta, pues difieren totalmente las respuestas.

En la respuesta con pensamiento profundo del enlace anterior, indica una alternativa usando la función INDIRECTO dentro de la fórmula:

=SI(ESERROR(INDIRECTO("'C:\Ruta\Archivo.xlsx'!Hoja1!A1")); "No existe o está cerrado"; "Existe y está abierto")

Este método tiene dos limitaciones importantes:

1. El archivo referenciado debe ser un archivo Excel y estar abierto. Si está cerrado, INDIRECTO no puede obtener la referencia y devolverá un error, aunque el archivo exista.
2. No se está usando la función HIPERVINCULO. Es una estrategia diferente para tratar de "comprobar" el archivo mediante la obtención de datos de él.

La solución para detectar la existencia de archivos, tanto si son Excel como si no, pasa por usar:

• Macros en VBA: Permiten un acceso directo al sistema de archivos y una verificación precisa.

• Power Query: Permite listar archivos de una carpeta para luego usar fórmulas y determinar si un archivo está presente, aunque implica configurar una consulta externa, que no vamos a implementar, pues se sale de los límites planteados en este artículo.

• Macros de Excel 4.0: Esta otra alternativa no la da la IA. No son macros VBA, sino unas macros más antiguas que se programan como fórmulas, por lo que a efectos prácticos sería la solución buscada inicialmente con fórmulas.

¿Cómo crear hipervínculos inteligentes en Excel?

Para crear hipervínculos inteligentes hace falta ser inteligente y/o consultar un foro de Excel:

• Comprobación de Hipervínculos | Foro Excel - TodoExcel.com

No se pueden usar las respuestas de la IA sin haberlas probado concienzudamente.

Tampoco se puede aceptar sin probar la documentación de Soporte de Microsoft Excel, que suele incluir errores u omisiones, como explicamos en el enlace anterior al foro de Excel.

Lo más inteligente es probar las respuestas que entrega la IA para ver, en este caso, si son la solución al problema de crear hipervínculos inteligentes en Excel.

En la columna A está el nombre y el tipo de archivo.

En esta imagen hay 5 alternativas dadas por la IA y solamente dos de ellas son correctas para detectar si existe el archivo con la función HIPERVÍNCULO:

• Columna B: Fórmula normal, que genera el enlace aunque no exista el archivo:

  =HIPERVINCULO(miRuta&[@Archivo];"Enlace "&[@Archivo])

• Columna C: Fórmula con la función SI.ERROR, que no detecta si existe el archivo y siempre genera el enlace al archivo:

  =SI.ERROR(HIPERVINCULO(miRuta&[@Archivo]; "Enlace "&[@Archivo]); "No existe "&[@Archivo])

• Columna D: Fórmula con la función SERVICIOWEB, que siempre indica que no existe el archivo:

  =SI(ESERROR(SERVICIOWEB(URLCODIF("file:///" & miRuta&[@Archivo])));"No existe "&[@Archivo];"Enlace a "&[@Archivo])

• Columna E: Fórmula que llama a una UDF con macros VBA, que detecta la existencia del archivo:

  =HIPERVINCULO(miRuta&[@Archivo];SI(DetectarArchivo(miRuta&[@Archivo]);"Enlace a "&[@Archivo];"No existe "&[@Archivo]))

• Columna F: Fórmula con una macro de Excel 4.0, que detecta la existencia del archivo:

  =HIPERVINCULO(miRuta&[@Archivo];SI(SI.ERROR(COINCIDIR([@Archivo];misArchivos;0);0)>0;"Enlace a "&[@Archivo];"No existe "&[@Archivo]))

Las únicas fórmulas correctas son las de las columnas E y F.

Detección de archivos con macros VBA

En la columna E se llama a una función UDF de macro VBA:

Detección de archivos con macros de Excel 4.0

En la columna F se usa el nombre definido misArchivos para buscar si existe un determinado archivo entre todos los archivos de una carpeta definida por el nombre definido miRuta.

misArchivos: =TRANSPONER(ARCHIVOS(miRuta&"\*")) 

Siendo la función ARCHIVOS una macro de Excel 4.0, que fue anterior a las macros VBA, pero que aún funcionan en todas las versiones de Excel.

Lee más información creada por la IA de esta función en el siguiente enlace:

• función ARCHIVOS una macro de Excel 4.0 | Microsoft Copilot con Think Deeper

Por lo que las fórmulas que llaman a las funciones con macros de Excel 4.0 son las que detectan la existencia de los archivos antes de hacer clic en el enlace generado por el hipervínculo

Con esta solución alternativa no es necesario programar en VBA, ¡y se usan solamente fórmulas!, que fue la premisa de la consulta que se le hizo inicialmente a la IA y para la que la IA no dio una respuesta acertada.

Descarga los hipervínculos inteligentes

Descarga los hipervínculos inteligentes desde este enlace:

• Sites Google Drive: Hipervínculos inteligentes - PW1.xlsm

Las macros del archivo descargado están bloqueadas por defecto. Para desbloquear las macros debes modificar las Propiedades del archivo siguiendo estas instrucciones:

Las macros de Internet están bloqueadas de forma predeterminada en Office - Deploy Office | Microsoft Learn

Abre el archivo y presiona el botón: Habilitar edición cuando aparezca el aviso de VISTA PROTEGIDA.

Presiona el botón: Habilitar contenido cuando aparezca la ADVERTENCIA DE SEGURIDAD Las macros se han deshabilitado o se deshabilitó parte del contenido activo.

Las macros VBA no están protegidas, por lo que puedes analizarlas. La hoja no está protegida con contraseña.

ATENCIÓN: Se puede modificar este libro de Excel respetando esta licencia:

Creative Commons — Atribución-NoComercial-CompartirIgual-No portada — CC BY-NC-SA 4.0

Video para crear hipervínculos inteligentes

En este vídeo explico cómo crear hipervínculos inteligentes.

Puede que algún día la IA indexe este artículo y sepa responder, ¡con conocimiento de causa!, cómo crear hipervínculos inteligentes con fórmulas de Excel, ¡aunque sean fórmulas antiguas!...